Ada beberapa pembagian (pembagian terstruktur mengenai) administrasi, adalah:
1. Manajemen Bawah,
Tugas Manajemen bawah atau sering juga dikenal dengan penyelia. Kelompok administrasi ini bertindak sebagai pelaksana; planning dan arahan administrasi menegah dan manajemen puncak kedalam operasi sehari-hari termasuk dalam melakukan aliran yang konsepsional atau dan setengah kemanusiaan dan juga konseptual. Peranan administrasi bawah lebih ditekankan pada banyak sekali keterampilan teknis seperti; melakasanakan pengawasan, keorganisasian /mengkoordinasi dan sebagian kecil dari pengarahan.
2. Manajemen Menengah
Merupakan golongan yang mendukung manajemen pada kebijakan, mekanisme, budget serta mengalokasikan sumberdaya untuk organisasi secara keseluruhan, periode waktu yang dialokasikan besifat jangka menengah. Begitu juga berkaitan dengan tugas yakni menafsirkan aba-aba yang ditentukan administrasi puncak kedalam sebuah planning dan pemikiran.. Manajemen menengah bertanggung jawab sarat tetapi wewenangnya terbatas, tetapi bertindak sarat untuk bab personalia bawah, alasannya adalah banyak hal-hal yang penting mirip koordinasi serta koordinasi. Manajemen pada tingkatan ini perlu memiliki keahlian yang konseptual, sebagian lagi ketrampilan teknis, untuk menyelenggarakan fungsi manajemen semoga lebih berperan maka pembekalan kekerabatan antar eksklusif, informasional untuk pencapaian produktifitas.
3. Manajemen Puncak
Manajemen penggagas untuk kesuksesan tujuan perusahaan tentu saja dengan dukungan/ koordinasi dengan lini tengah dan bawah. Manajemen puncak memilih strategi, alokasi sumberdaya bagi organisasi secara keseluruhan dalam jangka waktu panjang dan lebih banyak melakukan ajaran konseptual dan sedikit sekali teknis. Peran administrasi ini mencakup korelasi antar langsung, informasional dan pengambilan keputusan. Peranan ini dikerjakan administrasi dalam rangka melaksanakan fungsi manajemen (penyusunan rencana, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan)
Kewewenang manajemen puncak, terdapat hierarki yang akan menunjukkan posisi, siapa yang bertanggung jawab, di dalamnya ada acara tertentu serta laporan untuk rancang bangun hierarki mencakup : rantai komando, satuan komando dan rentang manajemen. Rentang komando yakni serangkaian hubungan pelaporan yang terjalin dan dan tak terputuskan dari tingkat atas organisasi sampai ketingkat bawah. Setiap tingkat pada struktur dari bawah hingga keatas bertanggung jawab hanya pada satu orang atasan saja.
Pada umumnya kemampuan manajemen terdiri atas: keahlian teknis, kemanuiawian dan konseptual. Kemampuan teknis mencakup penggunaan alat, teknik dan wawasan khusus. Keterampilan kemanusiawian yakni kemampuan melakukan pekerjaan efektif dalam korelasi antar pribadi. Sedangkan keahlian konseptual berhubungan dengan menghayati organisasi secara keseluruhan dan menyelesaikan problem demi tata cara sebagai
keseluruhan. Adapun peranan ini dikerjakan untuk membina korelasi antarpribadi, memberikan berita dan mengambil keputusan dengan peringkatnya masing-masing. Hubungan antar pribadi mampu selaku panutan, pimpinan, dan penghubung; pemberi informasi dapat sebagai pemantau, penyebar dan pembicara; dan juga selaku pengambil keputusan selaku wiraswastawan, pendamai, mengalokasikan sumberdaya dan sekaligus bertindak sebaga pemusyawarah. Tingkatan manajemen dan manajer
Dilihat dari tingkatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan ialah:
Dilihat dari tingkatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan ialah:
1. Manajemen Puncak (Top Management)
Manajer bertaggungjawab atas efek yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan administrasi keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil administrator, eksekutif utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya kemampuan untuk membuat dan mmerumuskan desain untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya.
2. Manajemen Menengah (Middle Management)
Manajemen menengah mesti memeiliki keterampilan interpersonal/manusiawi, artinya keterampilan untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan memutuskan tercapainya sebuah tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi, eksekutif produk.
3. Manajemen Bawah/Lini (Low Management)
Manager bertanggung jawab menyelesaikan planning-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keterampilan yakni keahlian teknis, atrinya keterampilan yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan kemampuan dalam bidang khusus. Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor.
Berikut adalah skema administrasi berdasarkan tingkatanya:
Dilihart dari aktivitas yang dijalankan :
– Manajer Fungsional, bertanggung jawab pada suatu acara unit organisasi (buatan, penjualan, keuangan, personalia, dll
– Manajer Umum, bertanggung jawab atas semua acara unit.
Didalam melakukan peran, setiap tingkatan manajer memiliki ungsi utama atau keterampilan yang berlawanan adalah:
1. Keahlian Teknik (Technical Skill) adalah keterampilan wacana bagaimana cara mengaerjakan dan menghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan dengan motivasi, supervisi, dan kemunikasi .
2. Keahlian Manajerial (Managerial Skill) ialah kemampuan yang terkait dengan hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan.
Keterampilan Manajer
Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:
1. Keterampilan konseptual
Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan aktivitas organisasi.
2. Keterampilan Kemanusiaan
Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan mengerti dan memotivasi orang lain.
3. Keterampilan Administrasi
Kemampuan yang ada keterkaitannya dengan fungsi administrasi yang dijalankan.
4. Keterampilan Teknik
Kemampuan untuk menggunakan perlengkapan-perlengkapan, mekanisme, dan metode dari suatu bidang tertentu.
Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:
1. Keterampilan konseptual
Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan aktivitas organisasi.
2. Keterampilan Kemanusiaan
Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan mengerti dan memotivasi orang lain.
3. Keterampilan Administrasi
Kemampuan yang ada keterkaitannya dengan fungsi administrasi yang dijalankan.
4. Keterampilan Teknik
Kemampuan untuk menggunakan perlengkapan-perlengkapan, mekanisme, dan metode dari suatu bidang tertentu.
Robert L. Katz mengemukakan bahwa setiap manajer memerlukan sekurang-kurangnyatiga keteram–pilan dasar. Ketiga keahlian tersebut yakni:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus mempunyai keahlian untuk menciptakan rancangan, wangsit, dan ide demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ilham serta rancangan tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi sebuah rencana kegiatan untuk mewujudkan ide atau konsepnya itu. Proses klasifikasi wangsit menjadi sebuah planning kerja yang realistis itu lazimnya disebut sebagai proses penyusunan rencana atau rencana. Oleh sebab itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk menciptakan planning kerja.
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus mempunyai keahlian untuk menciptakan rancangan, wangsit, dan ide demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ilham serta rancangan tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi sebuah rencana kegiatan untuk mewujudkan ide atau konsepnya itu. Proses klasifikasi wangsit menjadi sebuah planning kerja yang realistis itu lazimnya disebut sebagai proses penyusunan rencana atau rencana. Oleh sebab itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk menciptakan planning kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau kemampuan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga kemampuan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus senantiasa diciptakan oleh manajer kepada bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, dekat, dan kebapakan akan menciptakan karyawan merasa dihargai dan lalu mereka akan bersikap terbuka terhadap atasan. Keterampilan berkomunikasi diharapkan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya ialah bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini ialah kesanggupan untuk mengerjakan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan acara komputer, memperbaiki mesin, membuat bangku, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga kemampuan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keahlian dasar yang perlu dimiliki manajer, ialah:
1. Keterampilan manajemen waktu
Merupakan kemampuan yang merujuk pada kesanggupan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan acuan kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa beliau bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 ahad, maka honor Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana mampu kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, pastinya, mempunyai honor yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berguna, dan menyianyiakannya bermakna mencampakkan-buang duit dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan problem dan memilih cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan ialah yang paling utama bagi seorang manajer, khususnya bagi golongan manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan dilema dan mencari banyak sekali alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus memeriksa setiap alternatif yang ada dan memilih suatu alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta memantau dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar. (DARJIANTO)