Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam sebuah organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau forum tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1. Fungsi informatif
Organisasi mampu dipandang sebagai suatu metode pemrosesan berita (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam sebuah organisasi berharap mampu mendapatkan gosip yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melakukan pekerjaannya secara lebih niscaya info pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang memiliki perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan isu untuk menciptakan sebuah kebijakan organisasi ataupun guna menanggulangi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) memerlukan isu perihal jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berhubungan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh kepada fungsi regulatif ini, yakni:
- Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran administrasi yakni mereka yang mempunyai kewenangan untuk mengontrol semua info yang disampaikan. Disamping itu mereka juga memiliki kewenangan untuk menawarkan arahan atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka diposisikan pada lapis atas (position of authority) semoga perintah-perintahnya dijalankan sebagaimana sebaiknya. Namun demikian, perilaku bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
- Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
- Kekuatan pimpinan dalam memberi hukuman.
- Kepercayaan bawahan kepada atasan selaku seorang pemimpin sekaligus selaku eksklusif.
- Tingkat dapat dipercaya pesan yang diterima bawahan.
- Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan memerlukan kepastian peraturan-peraturan ihwal pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
.jpg)
3. Fungsi Persuasif
Dalam menertibkan suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu menjinjing hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih senang untuk mempersuasi bawahannya ketimbang memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dijalankan secara sukarela oleh karyawan akan menciptakan kepedulian yang lebih besar dibanding bila pimpinan sering menunjukkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berupaya menyediakan terusan yang memungkinkan karyawan dapat dikerjakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua akses komunikasi formal mirip penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan pertumbuhan oraganisasi; juga terusan komunikasi informal mirip perbincangan antarpribadi selama kala istirahat kerja, pertarungan olahraga ataupun aktivitas darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan harapan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan kepada organisasi.
Memahami Komunikasi dalam Organisasi
Gaya komunikasi atau communication style akan menunjukkan wawasan terhadap kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi dikala mereka melakukan tindak membuatkan isu dan pemikiran . Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran administrasi sewaktu mereka menjajal menghipnotis kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk mempertimbangkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan peran dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih akses yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya Komunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat sikap antarpribadi yang terspesialisasi yang dipakai dalam sebuah situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).
Masing-masing gaya komunikasi berisikan sekumpulan perilaku komunikasi yang digunakan untuk mendapatkan respon atau jawaban tertentu dalam suasana yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang dipakai, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan impian dari peserta (receiver).
Gaya Komunikasi yang hendak kita pelajari yakni sbb:
1. The Controlling style
Gaya komunikasi yang bersifat menertibkan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk menghalangi, memaksa dan menertibkan sikap, anggapan dan balasan orang lain. Orang-orang yang memakai gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak-pihak yang menggunakan controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian terhadap pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak memiliki rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak memiliki rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali kalau umpan balik atau feedback tersebut dipakai untuk kepentingan langsung mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak cemas dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berupaya menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘memasarkan’ pemikiran semoga dibicarakan bareng tetapi lebih pada perjuangan menerangkan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering digunakan untuk mempersuasi orang lain semoga bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengontrol ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menimbulkan orang lain memberi respons atau jawaban yang negatif pula.
2. The Equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan lisan secara ekspresi maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan pemikiran ataupun usulan dalam suasana yang rileks, kalem dan informal. Dalam situasi yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pemahaman bareng .
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang mempunyai arti kesamaan ini, yaitu orang-orang yang mempunyai perilaku kepedulian yang tinggi serta kesanggupan membina relasi yang baik dengan orang lain baik dalam konteks langsung maupun dalam lingkup kekerabatan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, karena gaya ini efektif dalam memelihara tenggang rasa dan kolaborasi, utamanya dalam suasana untuk mengambil keputusan terhadap sebuah permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/mengembangkan informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. The Structuring style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, mempergunakan pesan-pesan mulut secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang mesti dikerjakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada impian untuk mensugesti orang lain dengan jalan menyebarkan isu ihwal tujuan organisasi, agenda kerja, aturan dan mekanisme yang berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, mendapatkan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menerangkan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien ialah orang-orang yang bisa menyiapkan pesan-pesan mulut guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memperlihatkan tanggapan atas pertanyaan-pertanyaan yang timbul.
4. The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan bernafsu, karena pengirim pesan atau sender mengerti bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada langkah-langkah (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang bernafsu ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan patokan bahwa karyawan atau bawahan memiliki kesanggupan yang cukup untuk menangani dilema yang kritis tersebut.
5. The Relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk mendapatkan anjuran , usulan ataupun ide orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, walaupun pengirim pesan (sender) memiliki hak untuk memberi perintah dan menertibkan orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif dikala pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua peran atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The Withdrawal style
Akibat yang muncul bila gaya ini dipakai yaitu melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada cita-cita dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa duduk perkara ataupun kesusahan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit ialah dikala seseorang menyampaikan: “Saya tidak mau dilibatkan dalam problem ini”. Pernyataan ini berarti bahwa beliau mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, namun juga mengindikasikan sebuah harapan untuk menyingkir dari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh sebab itu, gaya ini tidak layak digunakan dalam konteks komunikasi organisasi.
Gambaran lazim yang diperoleh dari uraian di atas yakni bahwa the equalitarian style of communication ialah gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat dipakai secara strategis untuk menghasilkan imbas yang berfaedah bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan membatasi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat
Referensi :
Mulyana, Teori Komunikasi-modul 10, 2008
Miftah Thoha, Perilaku Organisasi, 1996
Onong Uchyana Effendi, Dimensi-Dimensi Komunikasi, 2001
Ronald Adler dan George Rodman, Understanding Human Communication, 1997
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss, Human Communication, 1994