BAB IIURAIAN TEORITIS
A. Arsip
1. Pengertian Asip
Secara bahasa Arsip mengalami kemajuan Dalam bahasa Belanda disebut archief.Dalambahasa inggris disebut archive berasal dari bahasa yunani,adalah Arche yang berarti awal lalu dari
Kata Arche menjelma kata ‘taarchia’ yang berarti catatan. Selanjutnya kata ‘ta archia’ berubah lagi menjadi kata ‘archeon’ yang memiliki arti’ gedung pemerintah’
Menurut Istilah terdapat banyak pengertian perihal arsip .Berikut yaitu beberapa pemahaman ihwal arsip.
Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia,Arsip yakni dokumen tertulis [surat,akta,dsb] lisan [pidato,ceramah,dsb] atau bergambar[foto,film,dsb] dari waktu lampau,disimpan dalam media tulis[kertas] elektronik [pita kaset, pita pidio, disket computer,dsb] biasanya ci keluarkan oleh instansi resmi,cisimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk reperensi.
Dalam Oxford Dictionary, kata Archive berarti public record; place in which these are kept[dokumen biasa , dokumen yang dijaga].
Dr.Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya ‘Manajemen kearsipan ‘ bahwa arsip yaitu setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun skema yang memuat keterangan –keterangan mengenai sesuatu subyek[pokok masalah] ataupun peristiwa yang dibentuk orang untuk menolong daya ingatan orang itu pula.
The Liang Gie dalam kamus Administrasi Perkantoran mengartikan arsip selaku kumpulan warkat yang disimpan secara relatur , berencana , alasannya adalah memiliki suatu kegunaan biar setiap kali dibutuhkan dapat cepat ditemukan kembali.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 perihal Ketentuan-Ketentuan pokok Kearsipan , pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah;
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh forum-forum Negara dan Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun , baik dalam kondisi tunggal maupun kelompok,dalam rangka relaksanaan acara Pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibentuk diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau individual, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiataan kebangsaan.
Dari beberapa pemahaman arsip di atas, dapat ditarik garis besar bahwa arsip ialah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, aturan, dan kegunaan yang disimpan secara berniat dan terorganisir (supaya bias pribadi digunakan ketika-waktu).
Arsip sering disamakan dengan dokumen.Namun keduanya berlainan. The International Standart Organization mendefenisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan diatur sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau individual dipakai untuk menyanggupi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefenisikan oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau aturan sehingga disimpan secara permanen.
Kennedy dan Schauder (1998), menerangkan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari isi, struktur dan konteks.
1. Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai “ pusat kenangan”, selaku “sumber berita” dan selaku “alat pengawasan” yang sangat diharapkan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiataan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan dan perumusan budi, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggung tanggapan, evaluasi dan pengendalian setepat-tepatnya.
Setiap aktivitas tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip memiliki peranan penting dalam proses penghidangan informasi bagi pimpinan untuk menciptakan keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh alasannya adalah itu untuk dapat menyuguhkan info yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada system dan mekanisme kerja yang baik di bidang kearsipan.
Selain itu kearsipan juga ialah salah satu materi untuk observasi ilmiah. Usaha-usaha observasi untuk mempelajari duduk perkara tertentu akan lebih mudah jikalau mana bahan-materi kearsipan terkumpul, tersimpan dan terstruktur.
2. Jenis Arsip
Jenis arsip menurut Undang-Undang Nomor 7/1971 menurut fungsinya dibedakan menjadi :
a. Arsip Dinamis ( Dokumen )
Arsip dinamis ialah arsip yang masih diharapkan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan Penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang dipakai secara pribadi dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.
Arsip Dinamis ( Dokumen ) dibagi menjadi beberapa kategori :
- Dokumen Administrasif meliputi Dokumen Prosedur, formulir dan korespodensi misalnya, buku log yang menyangkut tugas pembukuan dan pemeliharaan perjalanan.
- Dokumen Akutansi mencakup Yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait contohnya yaitu tagihan.
- Dokumen proyek Yaitu yang berhubungan dengan proyek tertentu.
- Berkas perkara Yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi,perjanjian ,dan lainnya.
Sedangkan berdasarkan penggunaannya ,arsip dinamis dibagi meniadi;
1) Dokumen Aktif, yakni dokumen yang digunakan secara kontinyu sekurang-kurangnya12 kali dalam setahun.
2) Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan semi aktif disebut semi aktif kalau hanya digunakan sekurang-kurangnya5 kali dalamsetahun contohnya berkas pegawai yang sudah pensiun.
b. ArsipStatis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara eksklusif untuk penyusunan rencana pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan kebanyakan maupun untuk penyelengaraan manajemen sehari-hari.Arsip Statis ini berada di arsip Nasional Republik Indonesia atau di arsip nasional kawasan.
3. Penggolongan Arsip
Berdasarkan subjek atau isinya, arsip dibedakan menjadi beberapa macam antara lain;
a. Arsip keuangan, ialah arsip yang berhubungan dengan problem keuangan misalnya;
1) Laporan keuangan
2) Surat Perintah Membayar (SPM) Tunai
3) Surat Perintah Membayar (SPM) Giral
4) Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Surat Penagihan (SPn)
5) Daftar Gaji
6) Surat Pertanggungjawaban (SPj).
b. Arsip kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan dilema kepegawaian misalnya;
1) Daftar riwayat hidup pegawai
2) Surat lamaran
3) Surat-surat pengangkatan pegawai
4) Absensi pegawai
5) Kartu tik pegawai
6) Kartu pegawai (Karpeg)
c. Arsip Pemasaran, Yaitu arsip yang berhubungan dengan dilema-masalah pemasaran misalnya;
1) Surat penawaran
2) Surat pesanan
3) Surat undangan kebutuhan barang
4) Surat perjanjian/kesepakatan pemasaran/pembelian
5) Daftar nama-nama nasabah,korelasi .biro,biro
6) Daftar harga barang
7) Daftar tempat pemasaran
d. Arsip Pendidikan, segala arsip yang bekerjasama dengan problem-persoalan pendidikan mirip :
1) Garis-garis besar acara pengajaran (GBPP)
2) Satuan Pelajaran(SP)
3) Program Pengajaran
4) Rekapitulasi pelaksanaan Proses Belajar Mengajar
5) Daftar afsensi siswa dan guru.
4. Manajenen Kearsipan
Manajemen kearsipan yakni proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Ada dua model dalam mengorganisir arsip yaitu life cycle model (model siklus hidup) yang lebih sempurna untuk mengelola dokumen kertas secara manual dan Records Continum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih sempurna guna Mengelola arsip elektronis.
1) Life Cycle Model (Model Siklus Hidup), Siklus hidup arsip ialah desain penting dalam Records Management ini ialah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan dipakai.suatu siklus kehidupan adalahKumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Lamanya siklus Hidup bervariasi, selaku pola, suatu siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari,atau siklus Hidup tidak boleh memiliki final yg di tetapkan.masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menawarkan suatu aktivitas pengelolaan Catatan khusus bahwa eksekutif arsip kinerja di awal atau di selesai fase.tolong-menolong, meliputi tahapan durasi siklus hidup. Setelah arsip dibuat,itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan,sketsa logis ke dalam repositori yang diatur di mana akan tersedia untuk pengambilan keputusan atau Kebijakan oleh pengguna yang berwenang.ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi mempunyai nilai pribadi,catatan data yang hendak dihapus dari aksebilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsiptersebut,dengan demikian hasil selesai dari suatu arsip yaitu baik dipertahankan,ditransfer,diarsipkan atau dihancurkan.
Secara lebih rinci,menurut sedarmayanti (1992) bundar hidup kearsipan ( Life Span Of Records ) atau lazimjuga disebut dengan tahapan kehidupan arsip,mampu dibagi menjadi empat yakni :
1) Tahap Pencipta Arsip
Tahap ini merupakan tahap permulaan dari proses kehidupan arsip, ialah yang bentuknya berupa desain, daftar, formulir dan sebagainya. Tahap ini juga disebut tahap dari korespondesi management, jadi sebetulnya tidak terdapat record management, tetapi karna kaitannya dengan dilema kearsipan bersahabat sekali maka perlu juga di ketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan.
Tahap penciptaan ini merupakan dasar guna mengontrol pertumbuhan dokumen dan menetapkan hukum main bagaimana suatu dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai keuntungannya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini yaitu pengembangan dan penyusunan form gres bagi organisasi, mirip form buat pengaduan konsumen pastinya berlawanan dengan form pemesanan barang.Apabila dilihat lebih lanjut, ukuran dokumen juga relatif berlawanan dengan dokumen yang di pakai untuk berkorespondensi dengan partner organisasi.
2) Tahap Pengurusan dan Pengendalian
Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau ke luar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang sudah diputuskan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang mau membicarakan atau memproses surat-surat tersebut. Biasanya sistem kartu kontrol atau buku acara.Pemanfaatan teknologi terbaru dalam mengurus arsip di aneka macam Negara maju sudah dimulai semenjak usang. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya yaitu dengan sistem document imaging.
Berikut ini dikemukakan beberapa alasan, mengapa document imaging perlu dikerjakan dalam pengelolaan arsip secara modern .pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat meminimalkan budget yang cukup besar jika daripada pengelolaan arsip dengan tata cara filing yang tradisional (traditional paper filing system). Di antara sebab jika di perhitungkan dari sisi biaya, maka ongkos eksklusif terbesar yang dibutuhkan pada pengelolaan arsip secara konvesional yakni ongkos pekerja/petugas arsip yang mesti mengatasi pencarian/penelusuran,pengantaran dan penempatan kembali arsip di tempat penyimpana semula. Paling tidak kegitan tersebut juga membutuhkan waktu yang tak sedikit.Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, bermakna akan dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk melaksanakan aktivitas pengelolaan arsip berikutnya (mengantarkan, menggandakan,menempatkan kembali, dst). Pendeknya biasa dibayangkan jikalau seorang petugas arsip mesti mengelola jumlah arsip yang lumayan banyak maka ,ereka tentu akan menghabiskan ongkos,waktu dan tenaga yang tidak sedikit.
Biaya untuk mengindeks dokumen dikala pertama kali dokumen tersebut ditangani selaku arsip yang mau disimpan masih lebih kecil jika dibanding dengan biaya untuk mengeluarkan uang aktipitas penyimpanan (mem-file) arsip secara fisik pada tempat penyimpanan yang memadai dan mendistribusikannya.
Cukup besar ongkos yang dapat dihemat karena siapa pun yang bertugas dalam unit kearsipan mampu menempatkan dokumen tanpa bantuan atau santunan wawasan perorangan yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan,biaya seseorang dianggap penting atau bernilai (valuable) alasannya yang bersangkutan mengetahui segala sesuatu wacana arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja lagi disitu, maka perusahaan akan kerepotan mencari penggantinya atau mesti melatih orang baru yang akan mengatasi arsip tersebut. Terkadang waktu yang diharapkan (Sebagai kurun transisi) untuk itu tidak sebentar, ialah mampu berbulan-bulan. Dengan tata cara document imaging memungkinkan seseorang bisa menangani arsip secara cepat meskipun beliau baru mencoba dalam kesempatan yang pertama kalinya.
Sistem document imaging memiliki kemampuan pengendalian akseas yang lebih kondusif dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. Seseorang tidak mampu mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak kanal ke pangkalan data atau tercantum pada derektori yang ada didalamnya . Sistem penyimpanan dokumen (the repositora) dalam prokram tersebut dapat menertibkan setiap pencarian dan temu kembali yang dijalankan oleh user address dan nama tertentu.
Dengan sistem documen imaging memungkinkan banyak orang mengakses sebuah dokumen yang serupa secara cepat dalam waktu yang berbarengan .Hal ini mampu untuk mendukung kegiatan konfrensi pada suatu ruangan yang sama ataupun mampu digunakan banyak pihak yang sedang ikut serta dalam konferensi tingkat dunia sekaligus
3) Tahap Refrensi
Pada tahap ini,surat-surat tersebut dipakai dalam kegiatan manajemen sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan,diindeks (bila perlu digunakan tunjuk silang), akhirdigunakan defiling (penataan berkas)dan jikalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.
Dengan dipakai sistem filing (penataan berkas) dapat membuat lebih mudah dalam tahap ini intinya terdapat lima macam metode penyimpanan arsip (filing system), ialah Sistem abjad,sistem subjek,sistem kronologis (tanggal),metode nomor,dan tata cara wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem aksara,pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad.isyarat abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau tubuh lain yang sejenis. Sistem subjek mempunyai arti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat.dalam penerapan metode ini perlu ditentukan apalagi dahulu pokok problem yang dihadapi sehari-hari.persoalan tersebut kemudian diklasifikasikan menjadi persoalan utama (main subject), sub dilema (sub subject) dan sub-sub dilema (sub-sub subject).untuk memperlancar penerapan tata cara subjek ini perlu dibentuk indeks subjek.
Penyimpanan arsip dengan metode kronologis yakni penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.untuk surat masuk,penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat, tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.penyimpanan arsip dengan sistem nomor mempunyai arti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau arahan yang berbentukangka-angka.pada system nomor ini dikenal tata cara terminal digit dan tata cara klasifikasi desimal.
Adapun tata cara penyimpanan arsip dengan sistem daerah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan menurut atas wilayah-daerah tertentu,contohnya pulau, Provinsi, Kota, dan sebagainya.dalam kaitan ini,
Kriteria sistem kearsipan yang bagus menurut Wursanto (1991) di antaranya adalah
a) Mudah dilaksanakan,
b) Mudah dikenali,
c) Murah/irit,
d) Tidak mengkonsumsi tempat,
e) Mudah dicapai,
f) Cocok bagi organisasi atau forum,
g) Fleksibel atau luwes (sesuai kemajuan),
h) Dapat menangkal kerusakan dan kehilangan arsip,
i) Mempermudah pengawasan.
4) Tahap Penyusutan
Tahap ini yakni kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan forum-lembaga Negara atau Badan-tubuh pemerintah masing-masing.
Pelaksanaan penyusutan arsip pada forum-forum Negara/badan-badan Pemerintah dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara ialah berpedoman pada agenda retens Arsip (JRA) dan SE/01/1981. Bagi forum yang sudah mempunyai jadwal retensi Arsip (JRA), melakukan penyusutan arsip dengan berpedoman pada JRA tersebut.Hal ini berlaku bagi arsip-arsip yang tercipta setelah Jadwal Retansi (JRA) ditetapkan.Sedangkan arsip-arsip yang tercipta sebelum Jadwal Retansi (JRA) ditetapkan, pelaksanaan penyusutan di dasarkan pada SE/01/1981.
Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembaga Negara/ Badan Pemerintah dapat dilaksanakan melalui tahap-tahap sebagai berikut yakni : pendataan arsip,pemberkasan/pengelompokkan arsip sehingga mampu diputuskan nilai guna,jangka simpan dan nasib akhir arsip yang bersangkutan untuk disimpan sementara,disimpan lestari di arsip nasional republik Indonesia (ANRI)/Badan/kantor kearsipan tempat otonom atau dimusnahkan.
Prosedur penyusutan arsip meliputi : pemindahan arsip inaktif dari unit pengola ke unit pengarsipan, penyerahan arsip bernilai guna sekunder ke arsip Nasional Republik Indonesia ( ANRI ) / Badan / Kantor Kearsipan Daerah Otonom dan pemusnahan arsip yang sudah habis jangka simpan nilai gunanya.
Dari hasil kegiatan ini akan terdapat tiga jenis arsip, yaitu arsip yang masih aktif yang digunakan dalam aktivitas sehari – hari namun disimpan di Unit Pengola, jenis ke dua yaitu arsip yang tidak penting atau non arsip misalnya formulir kosong, tembusan yang rangkap ( double ), arsip yang penting tetapi sudah menurun penggunanya pribadi dipindahkan ke Unit Kearsipan, menjadi arsip inakfit. Perlu dikenali pula, bahwa aktivitas penyusutan ini mampu pula terjadi ke Unit Kearsipan, yakni penyusutan arsip inaktif. Kegiatan ini lazimnya dijalankan oleh suatu panitia penyusutan atau pemusnahan arsip yang dibuat oleh suatu Lembaga – lembaga Negara atau Badan Pemerintah masing – masing dan dibarengi oleh serta pula Arsip Nasional, serta BANK atau Bepeka sesuai dengan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut, apakah problem kepegawaian atau persoalan keuangan.
Arsip inaktif yang masih digunkan dalam aktivitas Lembaga – lembaga Negara atau Badan Pemerintah yang bersangkutan akan tetap disimpan di tempatnya ( Unit Kearsipan ), sadangkan arsip yang telah turun nilai manfaatnya dan tidak atau jarang diguanakan dalam kegiatan sehari – hari, maka dibentuk pertelaan dan lalu diserahkan ke Arsip Nasional untuk disimpan selanjutnya sebagai arsip statis.
Jelasnya bahwa Arsip Nasional ialah tahap pemerintah atau swasta untuk kepentingan penelitian ilmiyah dalam segala bidang atau menjamin keamanan atau memelihara materi pertanggung jawaban Nasional tersebut tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sesuai dengan Peraturan Pemerinta Nomor: 34 / tahun 1979 penyusutan berati:
a) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga – lembaga Negara atau Badan – badan Pemerintah masing – masing.
b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan – ketentuan yang berlaku.
c) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Dalam kenyataannya selama ini duduk perkara penyesutan atau pemusnahan arsip belum diselenggarakan begaimana mestinya. Memang zaman Hindia Belanda dulu sudah menertibkan utamanya selaki tentang pemusnahan arsip, adalah semenjak tahun 1881 sampai dengan tahun 1938 sudah dikeluarkan “Bijblad of the Staatsblad” ( Tambahan Lembaga Negara ) berturut – turut nomor: 7108; 7109; 7131 dan 14117. Samapai hari ini peraturan tersebut masih tetap berlaku berdasarkan ketentuan Pasal II Aturan Pralihan Undang – Undang Dasar 1945.
Dengan keluarnya peraturan Pemerintah Nomor 34/1979, maka masalah penyusutan Arsip, adalah daftar yang berisi rentang waktu penyimpanan arsip yang digunakan selaku pedoman sebagai penyusutan arsip. Untuk lebih terpirinci dilema penyusutan ini akan dijelskan dalam Bab tersendiri, memngigat pula luasnya problem ini dalam kearsipan.
Dasar Hukum Penyusutan Arsip, yakni selaku berikut :
1. Undang – Undang Nomor: 7 Tahun 1971, perihal Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor: 34 Tahun 1979 wacana Penyusutan Arsip
3. Surat Edaran Kepada ANRI Nomor: 01/SE/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif
4. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor: 02/SE/1983 wacana Nilai Guna Arsip
5. Keputusan Pinpiman Instansi Pemerintah / Lembaga Negara / Badan Pemerintah masing – masing.
2. Records Continuum Model
Pola administrasi arsip yang selanjutnya adalah pola manajemen arsip kontinyu yang bias dipraktekkan pada arsip elektronis. Yang dimaksud kontinyu disini ialah bersambung atau menghubungkan antra kala lalu dengan periode sekarang, dan kini dengan periode yang akan tiba.
Manajemen arsip elektrinis diperlukan karna dokumen suatu perusahaan atau Negara tidak cuma berupa data fisik tetapi juga berbentuksalektronik.
Menejemen arsip elektronis meliputi 3 bagian:
1. Kerangka kerja terintregasi, yaitu namajenem pengarsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang mampu mengembangkan nilai organisasi bagi stakeholder-nya. Yang berisikan:
a) Budaya bersama
b) Standar bareng
c) Pembagain informasi
d) Koordinasi
e) Kolaborasi
2. Pendekatan terintregrasi
3. Control terintegrasi, dengan megolola donasi seluruh anggota organisasi dalam pendistribusian arsip serta mengembangkan kontribusi antara pencipta, pengguna maupun admi8nistator arsip.
Kegiatan pengarsipan arsip elektronis yakni sebagai berikut ( berdasarkan penyeleksian system ), adalah selaku berikut ini :
- Memindahkan dokumen ( fisik atau file ) ked lam system computer. Dalam memindahkan dokumen ini kedalam computer memerlukan alat pindai yang memungkinkan sejumlah kertas tertandai dalam sekali waktu, yang sesuai dengan aneka macam ukuran kertas, dan yang mempunyai kecepatan tolok ukur pemindayaian dokumen ( 10-200 halaman/menit ).
- Setelah data dipindai, kemu7dian dta dikonvensi, yakni data berbentukspreadsheet diubah menjadi data berupa gambar permanen.
- Proses selanjutnya yaitu importing ke dalam system software pengarsipan.
5. Tahap Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan merusak secara fisik arsip yang sudah rampung fungsinya serta tidak mempunyai nilai guna, penghancuran tersebut mesti dilakukan secara total yakni dengan cara memperabukan habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentunknya.
Sesuai dengan pasal 7 peraturan pemerintah Nomor 34/1979 pemusnahan arsip dapat dikerjakan oleh Lemnaga – forum Negara atau Badan pemerintahaan kepada arsip yang tidak memiliki nilai kegunaan dan telah melampaui rentang waktu penyimpanan sebagaimana tercantum selaku agenda retensi arsip pada instansi masing – masing.
Pelaksanaan pemusnahan arsip yang memiliki jangka retensi 10 tahun atau lrbih dari ditetapkan oleh pimpinan Lenbaga – forum Negara atau Badan – badan pemerintah sehabis mendengar pertinbagan Panitia Peneliti arsip yang telah dibentu7k olehnya dengan apalagi dulu mengamati pertimbangan dari ketua Badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala bidang admidtrasi kepengaweian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian. Pimpinan forum atau tubuh pemerintah menetapkan keputusan selaku mana dimaksud diatas sesudah menerima persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.
Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi bail isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh dua pejabat dari bidang aturan atau perundang – seruan dan bidang pengawasan dari Lembaga – lembaga Negara atau tubuh pemerintah yang bersangkutan.
Pemusnahan yang dijalankan dalam satuan kerja ( unit pembuatan ) dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip – arsip yang tidak penting bagi kegunaan pengelola, kususnya yang menyangkut surat – surat rutin biasa seperti usul dan sejenisnya harus melakukan ketentuan sebagai berikut :
(a) Pemusnahan dilakukan dengan menciptakan daftar arsip – arsip yang mau di musnahkan.
(b) Diketahiu oleh pejabat – pejabat berwenang.
(c) Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.
Menurut Basuki ( 2003 ), ada empat metode pemusnahan dokumen Inaktif ialah:
a. Pencacahan, tata cara ini biasa digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacahan yang dinamakan shredden. Alat ini memakai aneka macam sistem untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan – belahan di mana hasil potongannya akan bervarisi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2.5 cm.
b. Pembakaran, sistem ini sangat popular di periode lalu karna dianggap paling kondusif, walaupun sering kali dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen rahsia mampu diketahui oleh pesaing.
c. Pemusnahan kimiawi, sistem ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan tubuh kimiawi yang mampu melunakkan kertas dan melenyapkan goresan pena. Bahan kimiawi yang dipakai ada berbagai macam, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan walaupun motede ini lebih efesien dibandingkan sistem pencacahan, namun tidak mampu dilakukuan sewaktu – waktu.
d. Pembuburan, tata cara ini merupakan sistem yang ekonomis, aman, higienis, nyaman, dan tak terulang, Waupun kurang begitu popular di Indonesia. Dokumen yang hendak dimusnahkan, dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, lalu dicacah dan dialirkan melalui saringa. Besar kecilnya saringan tergantung pada permintaan keselamatan dokumen.
6. Tahap Penyimpanan dan Penjagaan Arsip
Ada tiga system penyimpanan dokumen yang dapat diperhitungkan oleh sebuah organisasi adalah penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), penyimpanan desentralisasi, dan variasi kedua system. Pemilihan system tersebut mesti memikirkan kantor yang mesti dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, sepeti seberapa dekat letak kantor sentra dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi, berapa kantor cabang yang dimiliki, dan sejenisnya.
a) Pada system sentralisasi semua dokumen disimpan di sentra penyimpanan unit dawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai denga kebutuhan yang di maksutd. Ada beberapamanfaat penggunaan sistenm sentralisasi, antara lain; menghalangi duplikasi,layana yang lebih baik, adanya keseragaman meminimalkan waktu. Sedangkan kerugin system sentralisasi antara lain; kesulitan fisik,kebocoran berita,banyak sekali bab mungkin memiliki keperluan yang berbeda.
b) System desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen dimasing-masing unit.Keuntungan dari system ini antara lain;erat bersahabat dengan pemakai,system ini sangat cocok bila imformasi rahasia yang berhubungan dengan suatu bagian di system dibagian yang bersangkutan,system ini juga akan menghemat waktu. Sedangkan keruginnya antara lain;pengawasan relatif sukar untuk dilaksanakan, alasannya adalah banyak duplikasi atas santunan yang serupa
c) Sistem variasi
Pada system variasi masing-masing bab menyimpan dokumen nya sendiri dibawah control system sentra.Keuntunggannya antara lain: adanya system penyimpanan dan temu balik yang seragam, menekan duplikasi dokemen, memudakan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahaan. Kerugian antara lain: kerena dokemen yang bertautan tidak ditempatkan pada kawasan yang serupa akan menjadikan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud. Kurang luwes karna keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.
Di area terbaru ini arsip sudah beraneka ragam misalnya arsip flim, rekaman, foto, gambar sehingga penyimpanannya pun tidak sama dengan arsip yang berupa kertas. Suhu penyimpanan arsip yang berbentuk kertas berlainan dengan arsip yang berbentuk selain kertas, oleh karna itu penyimpanan arsip tersebut berbeda.
Arsip tidak hanya ialah warisan periode lampau akan namun arsip juga member gosip ihwal era lampau tersendiri oleh karna itu ialah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip tersebut darisegala kerusakan dan kemusnahan, baik yang hadirnya dari arsip itu sendiri maupun dari luar arsip tersebut. Kerusakan yang berasal dari dalamantara lain: kertas, tinta,dan perekat lem. Sedangkan kerusakan dari luar yaitu: kelembapan, udara yang terlalu kering, sinar matahari, debu, kotoran udara, jamur dan sejenisnya. Supaya penyimpanan arsip efektif maka setiap kearsipan semestinya diberikan pengetahaun mengenai hal tersebut sebeb dengan demikian mereka dapat menjaga dan menyipan arsip dari kehancuran.
Untuk mempertahankan kearsipan dengan baik ada beberapa syarat yang mesti dilakukuan antara lain yakni:
a. Ruang Arsip
- Lokasi gudang atau ruang arsip harus bebas dari esibukan industry dan member filter untuk menyaring udara
- Ruang arsip harus terpisah dari kantor unit kerja yang lain kerna arsip ialah hal yang rahasia
- Pembagian ruang kerja mesti efektif sehingga efesiensi akan timbul, ruang penyimpanan tetap rapi
- Ruangan simpan arsip tidak memakai jendela akan tetapi memerlukan ventilasi yang cukup dan cahaya listrik yang cukup
b. Rak Arsip
Ada dua macam rak arsip yaitu statis ( tidak bergerak ) dan rak yang bergerak ( system contact storage ), akan tetapi penggunaanrak yang bergerak akan lebih menghemet tata letak ruang penyimpanan arsip tersebut.
Rak akan lebih efesien jakia menggunakan materi dari baja sehingga hindari pemekaian rak yang terbuet dari kayu karena rak kayu tidak cocok untuk iklim tropis dan tidak tahan lama kepada serangan serangga mirip rayap.
c. Map
Map yang dipakai dalam penatan berkas terdapat berbagai macam model dan bentuk, dalam system kartu kendali bayak memakai folder yang memiliki tab sebelah kanan biasa map moel lain juga mampu dipakai seperti map gantung, map folder over, map back spring file, map snelhecther, dan map folio.
7. Tahap Penyerahan Ke Arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Wilayah
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkungan hidup arsip, arsipinaktif yang telah menjadi statis diserahkan oleh setiap lembaga Negara Badan – tubuh pemerintah di sentra ke Arsip Nasional daerah yang hendak menampung arsip inaktif pemerintah yang sudah menjadi statis.
Arsip – arsip yang dipindakan ke Arsip Nasional dibuatkan daftar yang berisi antara lain:
- Nama departemen atau instansi yang hendak mengantarkan
- Kode dan pokok dilema
- Kode dan dilema
- Jenis fisik arsif ( photo, mikro flim, dan lain – lain )
- Tahun, bulan, tanggal berkas
- System penyimpanan
- Jumlah berkas
Daftar arsip ini sungguh diperlukan oleh pihak yang mengirimkan maupun arsip nasioal RI untuk mengetahui arsip apa yang mau disimpan di Arsip Nasional. Di sampig daftar penyerahan arsip juga disertai dengan isu program penyerahan arsip yang dibuat oleh masing – masing organisasi.
B. Pengertian Pelayanan Prima
Pelayanan yakni suatu acara atau suatu urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung dengan insan atau mesin secara fisik untuk menawarkan kepuasan konsumen.
Menurut (Lehtinen 1983 p. 21).Pelayanan yakni sesuatu yang mampu diperjualbelikan dan bahkan tidak mampu dihilangkan.
Menurut (Gumehsoson Th. 1987 p. 22)Pelayanan Prima, sebagaimana tuntutan pelayanan yang membuat puas konsumen / penduduk , maka dibutuhkan standar agar dapat dirasakan oleh setiap pramusaji untuk mempunyai kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu faktor penting dan masuk akal dalam setiap transaksi.
Apapun pelayanan kepada masyarakat tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, mekanisme dan kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai makna mutu pelayanan yang :
- Memenuhi patokan waktu, tempat, biaya, kualitas dan prosedur yang ditetapkan untuk solusi setiap tugas dalam perlindungan pelayanan.
- Memuaskan konsumen artinya bahwa setiap cita-cita orang yang mendapatkan pelayanan merasa puas, bermutu dan sempurna waktu dan biaya terjangkau.
Unsur-unsur mutu pelayanan :
- Penampilan. Personal dan fisik sebagaimana layanan kantor depan (resepsionis) memerlukan standar seperti : muka mesti menawan, tubuh mesti tegap / tidak cacat, tutur bahasa menawan, familiar dalam sikap, penampilan penuh yakin diri, pakaian harus menawan
- Tepat Waktu & Janji. Secara utuh dan prima petugas pelayanan dalam menyampaikan perlu diperhitungkan akad yang disampaikan kepada pelanggan bukan sebaliknya senantiasa ingkar komitmen. Demikian juga waktu kalau mengutarakan 2 hari simpulan harus betul-betul dapat memenuhinya.
- Kesediaan Melayani. Sebagaimana fungsi dan wewenang mesti melayani kepada para konsumen, konsekuensi logis petugas mesti sungguh-sungguh bersedia melayani terhadap para pelanggan.
- Pengetahuan Dan Keahlian. Sebagai syarat untuk melayani dengan baik, petugas harus memiliki pengetahuan dan keahlian. Disini petugas pelayanan mesti memiliki tingkat pendidikan tertentu dan pembinaan tertentu yang disyaratkan dalam jabatan serta mempunyai pengalaman yang luas dibidangnya.
- Kesopanan & Ramah Tamah. Masyarakat pengguna jasa pelayanan itu sendiri dan lapisan masyarakat baik tingkat status ekonomi dan sosial rendah maupun tinggi terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan penduduk dituntut adanya keramahtamahan yang kriteria dalam melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam bertutur kepada pelanggan.
- Kejujuran Dan Kepercayaan. Pelayanan ini oleh pengguna jasa mampu dipergunakan banyak sekali aspek, maka dalam penyelenggaraannya mesti transparan dari aspek kejujuran, jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam pembiayaan dan jujur dalam solusi waktunya. Dari aspek kejujuran ini petugas pelayanan tersebut dapat dikategorikan sebaga pelayanan yang diandalkan dari segi sikapnya, dapat mengemban amanah dari tutur katanya, dapat diandalkan dalam menuntaskan selesai pelayanan sehingga otomatis pelanggan merasa puas. Unsur pelayanan prima mampu ditambah komponen yang lain.
- Kepastian Hukum. Secara sadar bahwa hasil pelayanan kepada masyarakat yang berbentuksurat keputusan, mesti mempunyai legitimasi atau memiliki kepastian aturan. Bila setiap hasil yang tidak memiliki kepastian aturan jelas akan menghipnotis perilaku penduduk , misalnya pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat aturan akan mempengaruhi kredibilitas instansi yang mengeluarkan surat legitimasi tersebut.
- Keterbukaan. Secara pasti bahwa setiap permasalahan / kegiatan yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mempengaruhi unsur-unsur kesederhanaan, kejelasan informasi kepada masyarakat.
- Efisien. Dari setiap pelayanan dalam berbagai problem, tuntutan masyarakat yakni efisiensi dan efektifitas dari aneka macam aspek sumber daya sehingga menciptakan ongkos yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta hasil mutu yang tinggi. Dengan demikian efisiensi dan efektifitas ialah tuntutan yang harus diwujudkan dan perlu diamati secara serius.
- Biaya. Pemantapan pengurusan dalam pelayanan diharapkan kewajaran dalam penentuan pembiayaan, pembiayaan harus diadaptasi dengan daya beli masyarakat dan pengeluaran ongkos mesti transparan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-ajakan.
- Tidak Rasial. Pengurusan pelayanan dilarang membeda-bedakan kesukuan, agama, pemikiran dan politik dengan demikian segala problem harus memenuhi jangkauan yang luas dan merata.
- Kesederhanaan. Prosedur dan tata cara pelayanan kepada masyarakat untuk diperhatikan akomodasi, tidak berbelit-belit dalam pelaksanaan.