BAB III
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
A. Gambaran Umum Kantor Arsip Kota Medan
Kantor Arsip yaitu ialah salah satu forum teknis kawasan yang terbentuk berdasarkan perda Kotamadya Taman Kanak-kanak. II Medan No. 34 Tahun 1997 perihal pembentukan dan susunan organisasi dan tata kerja Kntor Arsip Daerah Kotamadya Daerah Taman Kanak-kanak II Medan, yang selanjutnya berubah menjadi peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2001 tentang Pembentukan organisasidan tata kerja pernagkat kawasan Kota Medan dan Peraturan Daerah No. 50 Tahun 2010 wacana rincian peran poko dan fungsi Kantor Arsip Kota Medan.
Setiap laporan akuntabilitas instansi pemerintah (LAKIP) dibentuk dalam rangka mempertanggungjawabkam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta pengelolaan sumber daya dan pelaksanaan kebijakan yang dibebankan terhadap terhadap setiap SKPD dengan sebuah tata cara yang diatur secara jelas guna mendorong terciptanya keterbukaan kepada masyarakat luas dengan harapan akan mampu meningkatkan partisipasi masyarakat secara berkelanjutan.
Sebagai wujd konkrit dalam mengembangkan patisipasi dalam mengimplementasikan peraturan daerah kota medan nomor 16 tahun 2011 wacana planning pembangunan jangka menengah tempat .Dan dengan sudah dibentuknya susunan organisasi perangkat kota Medan melalui penetapan peraturan tempat nomor 3 tahun 2009., yang ditindaklanjuti dengan diterbitkannya peraturan walikota medan nomor 50 tahun 2010tentang kedudukan , tugas pokok,fungsi dan tata kerja yang dijadikan landasan untuk melaksanakan peran pokok, fungsi dan tata kerja kantor.
Arsip kota Medan maka ats dasar itu laporan pertanggungjawaban tamat tahun selaku laporan perkembangan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi organisasidalam bentuk LAKIP
tahun 2011 yang dalam pengapenyusunannya pada keputusan kepala Negara nomor 239/IX/2003 ihwal perbaikan anutan penyususnan pelaporan akuntabilitas kerja instansi pemerintah.
A. Visi, Misi, Tujuan dan Landasan Hukum
1. Visi
Visi ialah cara pandang jauh kedepan tentang kemana kantor arsip kota medan akan diarahkan dan menggambarkan hendak menjadi apa organisasi dimasa depan. Penetapan visi kantor Arsip kota Medan sangat penting selaku penentu arah pelaksanaan tugas diemban oleh seluruh jajaran pimpinan dan pegawai.
Visi kantor Arsip kota Medan yakni “Menjadikan Arsip sebagai alat bukti otentik”.
2. Misi
Misi ialah suatu yang mesti dilaksanakan sesuai dengan mandat yang diberikan kepada organisasi agar tujuan organisasi tercapai damn visi yang sudah ditetapkan semoga sukses diwujudkan. Dengan adanya misi diharapkan seluruh pegawai dan pihak lain yang berkepentingan mampu mengenal kantor Arsip kota Medan dan mengenali tugas dan acara-program serta hasil yang hendak diperoleh dimasa yang hendak tiba.
Misi kantor Arsip Kota Medan
Memberdayakan Arsip sebagai tulang punggung administrasi pemerintahan dan pembangunan,memajukan kerja sama dan koordinasi antar SKPD dalam hal penataan kearsipan , mempekerjakan arsip sebagai alat bukti akuntabilitas kinerja aparatur , menawarkan arsip dan menawarkan terusan kepada public dan untuk kepantinagn pemerintah,mendapat akomodasi dalam mendapatkan inovasi kembali arsip yang diperlukan.
3. Tujuan
Sesuai dangan peran dan fungsinya , visi misi kantor Arsip kota Medan , tujuan pembangunan kota bidang kearsipan yakni kenaikan efektifitas kelembagaan dan pelayanan kepegawaian tempat serta penyelamatan arsip inaktif selaku materi pertanggungjawaban dimasa sekarang dan era yang hendak tiba selaku alat bukti otentik.
Sasaran
1. Terciptanya penataan dan pelayanan arsip ,
2. Tersedianya tenaga arsip yang handal,
3. Tersedianya sarana dan prasarana dan lebih baik,
4. Terwujudnya pengeloalan sistem kearsipan yang lebih canggih.
5. Terwujudnya keseragaman tata cara kearsipan dijajaran pemerintahan kota Medan.
4. Landasan Hukum
Penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi pelaksana Kantor Arsip kota Medantahun 2011 dilandasi dasar aturan sebagai berikut :
- TAP MPR No.XI/MPR/1999 tentang penyelenggara Negara yang bersih dan terbebas dari KKN ;
- Undang undang nomor 22 tahun 1999 jo Undang undang nomor 32 tahun 2004 wacana pemerintahan kawasan ;
- Undang undang nomor 25 tahun 1999 jo undang undang no 33 tahun 2004 wacana pendapatkeuangan antara pemerintah pusat dan kawasan.
- Undang undang nomor 28 tahun 1999 penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas dari KKN .
- Peraturan daerah nomor 108 tahun 2000 dan PP. No 29 tentang metode pertanggung tanggapan kepala kawasan yang dinilai menurut tolak ukur Renstra.
- Instruksi presiden RI nomor 7 tahun 1999 tentang akuntabilitas kinerja instansi pemerintah ;
- Peraturan mentri dalam negri no. 13 tahun 2006tentang fatwa pengeloalaan keuangan kawasan , sudah diubah denagn peraturan mendagri no 59 tahun 2007;
- Peraturan daerah kata Medan nomor 7 tahun perihal pokok-pokok pengelolaan keuangan tempat.
B. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Untuk melakukan tugas poko dan fungsinya, Kantor Arsip Kota Medan didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) sebanyak 29 orang yang berisikan 20 orang, termasuk didalamnya yaitu 1 Kepala Kantor, 1 Sub Bagian Tata Usaha, 3 Seksi, dan Kelompok Jabatan Fungsional.
STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR ARSIP KOTA MEDAN
KANTOR ARSIP KOTA MEDAN
Organisasi Kantor Arsip Kota Medan terdiri dari beberapa bab, ialah :
a. Kepala Kantor
b. Sub Bagian Tata Usaha
c. Seksi Pengolahan Kearsipan dan Dokumentasi
d. Seksi Pembinanaan Kearsipan
e. Seksi Pengawasan
f. Kelompok Jabatan Fungsional
Rincian Tugas pokok dan Fungsi Kantor Arsip Kota Medan
1. Kepala Kantor
a) Tugas Pokok :
- Kantor arsip Kota Medan merupakan komponen penunjang peran Walikota yang dipimpin oleh Kepala Kantor yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
- Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan budi permasalahan pemerintahan tempat dibidang kearsipan
b) Fungsi :
- Perumusan kebijakan teknis dibidang kearsipan
- Pemberian pinjaman atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang kearsipan
- Pembinaan dan pelaksanaan peran di bidang kearsipan
- Pelaksanaan peran lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. Sub Bagian Tata Usaha
a) Tugas Pokok :
Penyusun planning, acara, dan kegiatan di lingkup tata perjuangan yang meliputi pembuatan administrasi umum, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, kerumahtanggaan, dan urusan umum lainnya.
b) Fungsi :
- Penyusun planning, acara, dan aktivitas ketatausahaan
- Pengkoordinasian penyusunan penyusunan rencana program kantor
- Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kantor yang mencakup administrasi lazim, keuangan, kepegawaian, peralatan, kerumahtanggaan, dan urusan lazim lainnya
- Pelaksanaan kerjasama penyelenggaraan tugas-peran kantor
- Pelaksanaan monitoring, penilaian, dan pelaporan pelaksanaan peran.
3. Seksi Pengolahan Kearsipan dan Dokumentasi
a) Tugas Pokok :
Seksi pembuatan Kearsipan dan dokumentasi memiliki peran pokok ialah melaksanakan sebagian peran kantor lingkup Pengelolaan kearsipan dan dokumentasi.
b) Fungsi :
- Penyusun Rencana, program, dan acara Seksi Pengelolaan Kearsipan dan Dokumentasi
- Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengelolaan Kearsipan dan dokumentasi
- Penyiapan materi koordinasi teknis jaringan isu lingkup kearsipan dan dokumentasi
- Pelaksanaan aktivitas pendataan dan pengumpulan data arsip in-aktif
- Pelaksanaan aktivitas penerimaan dan pengumpulan data arsip in-aktif
- Pelaksanaan pengolahan data arsip tempat
- Pelaksanaan penyerahan dan pendistribusian arsip
- Pelaksanaan aktivitas pencatatan dan pengelolaan arsip daerah
- Pelaksanaan aktivitas pemilahan dan pemindahan arsip
- Pelaksanaan penilaian atas penyusutan arsip
- Penyimpanan, perawatan, pengawetan, dan mereproduksi arsip
- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala kantor sesuai dengan peran dan fungsinya.
4. Seksi Pembinaan Kearsipan
a) Tugas Pokok :
Seksi Pembinaan Kearsipan memiliki tugas pokok ialah melakukan sebagian tugas kantor dalam ruang lingkup Pembinaan Kearsipan
b) Fungsi :
- Penyusun planning, program, dan kegiatan seksi Pembinaan Kearsipan
- Penyusun petunjuk Teknis lingkup pelatihan kearsipan
- Pengkoordinasian acara planning pendidikan dan training formal serta kedinasan dengan unit terkait dalam rangka pengembangan dan peningkatan profesionalisme arsiparis.
- Pelaksanaan bmbingan kepada arsiparis unit terkait lingkup kearsipan.
- Pernyiapan materi monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan peran.
5. Seksi Pengawasan
a) Tugas Pokok :
- Seksi Pengawasan dipimpin oleh Kepala Seksi yang berad dan bertanggung jawab terhadap Kepala Kantor.
- Seksi Pengawasan mempunyai peran pokok melaksanakan sebagian peran Kantor Lingkup pengawasan.
b) Fungsi :
- Penyusun planning, acara, dan kegiatan Seksi pengawasan
- Penyusun isyarat teknis lingkup pengawasan
- Pemberi pelayanan kepada pemakaian jasa arsip
- Pengawasan pelayanan peminjaman arsip
- Pengawasan dan pemberia isyarat serta memperlihatkan bimbingan terhadap pelaksanaan tugas lingkup pengawasan.
- Penyiapan materi monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
- Pelaksanan peran lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan peran dan fungsinya.
6. Seksi Kelompok Jabatan Fungsional
a) Tugas Pokok dan Fungsi :
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan tugas sebagian sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan atau kemampuan sesuai dengan keperluan tempat.