Berkolaborasi Dan Berkomunikasi Efektif Pada Enterprise Projects

Berkolaborasi dan Berkomunikasi Efektif pada Enterprise Projects 

Pada ketika ini, ada banyak kendala atau kesusahan dalam mengorganisir administrasi proyek terkait dengan kerja sama dan komunikasi antara anggota tim proyek dan juga dengan pihak administrasi.

Kendala yang dihadapi pada kebanyakan tim proyek adalah selaku berikut:

• Terpisahnya anggota tim proyek oleh jarak dan struktur organisasi mampu menjadikan kesalahpahaman, kehilangan produktivitas, redundansi gosip/data, bila tidak ada sistem yang menunjang konektivitas di antara anggota tim proyek. 
• Partisipasi yang rendah dari anggota tim proyek pada keseluruhan proses administrasi proyek. 
• Kesulitan mencari dan menyortir informasi/data yang relevant dengan proyek dari sekian banyak berita/data yang ada di sekeliling organisasi untuk memajukan efisiensi proyek. 
• Kesulitan untuk mampu saling berbagi informasi/data antar anggota tim proyek. 

Kendala-hambatan di atas mampu menjadi aspek penentu suatu proyek mampu terlambat selesainya (tertunda) dan juga bisa membengkaknya anggaran dana proyek tersebut.

Supaya dapat tercapainya berhasil sebuah proyek, faktor proses komunikasi yang efektif dapat membuat anggota tim proyek melaksanakan kegiatan secara berkolaborasi sebagai berikut:

• Berbagi gosip/data 
• Berkerjasama antar anggota tim proyek untuk menuntaskan tugas dan deliverable proyek 
• Menanggapi secara cepat jikalau terjadi perubahan selama proyek berjalan (change management) 

Dilihat dari sisi lain, untuk dapat berkolaborasi secara tepat dan benar, komunikasi yang efektif sendiri mesti dilaksanakan secara terorganisir dan pada semua level. Suatu proyek dapat menyimpang kalau komunikasi yang efektif tidak berlangsung baik antara manajer proyek, anggota tim proyek dan pihak administrasi sendiri.

Kesuksean dari semua proyek yang sedang atau akan berlangsung tergantung kemampuang suatu organisasi untuk saling berbagi informasi/data proyek secara cepat dan gampang. 

Kolabarasi dalam kaitannya dengan administrasi proyek didefinisikan sebagai jalan masuk yang terpusat ke sumber gosip proyek dan sumber daya proyek yang dapat membuat lebih mudah berbagi wawasan (knowledge) antara semua level di dalam organisasi. Komunikasi didefinisikan sebagai kesanggupan untuk secara terus menerus dan berinteraksi secara cepat antara semua level di dalam organisasi sehingga proyek dapat berlangsung dengan berhasil.

Berkolaborasi dan berkomunikasi secara tepat dan benar memerlukan bantuan dan akad mulai dari manajer proyek, anggota tim proyek dan pihak manajemen secara keseluruhan. Aplikasi yang terotomatisasi mampu memudahkan berbagi wawasan (knowledge) dan gosip/data di semua level organisasi.

Microsoft, lewat produk Office-nya, menunjukkan Microsoft Office Enterprise Project Management (selanjutnya disingkat EPM) 2007, untuk memfasilitasi berkolaborasi dan berkomunikasi efektif. Microsot Office EPM 2007 ialah sebuah alat (tool) bantu yang membantu dan menunjang semua level organisasi untuk: menyiapkan, mengorganisir dan mengendalikan proyek, program dan portfolio. Microsoft Office EPM 2007 didesain untuk dapat diimplementasikan pada semua tipe organisasi untuk dapat membantu semua level organisasi berkolaborasi dan berkomunikasi pada semua proyek. 

Solusi yang disediakan Microsoft Office EPM 2007 adalah kolaborasi proyek yang handal dan membuatkan wawasan (knowledge) sehingga mampu: melihat, memperbaharui dan mengecek isu/data semua proyek.

Fitur-fitur utama yang didapat dari Microsoft Office EPM 2007 dalam kaitannya dengan kerja sama dan komunikasi yaitu sebagai berikut:

• Informasi/data yang relevan dapat diakses dengan mudah 
• Produktivitas meningkat melalui proses otomatisasi sehingga dapat dengan gampang untuk terus saling terhubung 
• Partisipasi dari semua level organisasi mampu ditingkatkan sehingga ‘performance’ sebuah proyek dapat ditingkatkan dan diperbaiki 
• Integrasi dengan aplikasi Office System yang lain untuk menyebarkan info/data yang relevant, berkolaborasi dan berkomunikasi 

Ada dua bagian utama dalam Microsoft Office EPM 2007 untuk berkolaborasi dan berkomunikasi, adalah: Project Professional 2007 dan Project Web Access 2007. Project Professional 2007 cuma bisa dipakai oleh user dengan role/level Manajer Proyek (Project Manager) dan Manajer Sumber Daya (Resource Manager). Project Web Access 2007 dapat diakses oleh semua role/level. 

Dengan Project Professional 2007 ini manajer proyek selain dapat menciptakan planning proyek (project plan) dan sumber daya (resource plan), dapat juga:

• Membuat suatu Project Workspace secara otomatis setelah mem-‘publish’ rencana proyek (project plan) ke Project Server 2007. Project Workspace ini akan dipakai untuk berkolaborasi dan berkomunikasi antar manajer proyek dan anggota tim proyek. 
• Membuat notifikasi otomatis ke anggota tim proyek melalui e-mail terkait dengan tugas (task) yang telah ditujukan (assigned) ke masing-masing anggota tim proyek. 
• Meminta isu/data kemajuan (progress) semua peran proyek dari masing-masing anggota tim proyek. 
• Membuat, memperbaharui dan mengorganisir info/data yang ada di Project Professional 2007. 

Melalui Project Web Access 2007 inilah masing-masing role/level mampu melaksanakan kegiatan selaku berikut:

• Anggota tim proyek (Team Members): memperbahurui status tugas, menciptakan dokumentasi. membuat/memperbahurui gosip dan risiko sebuah peran bila ada. 
• Manajer Proyek (Project Managers): mengevaluasi dan mengontrol proyek, menyepakati status sebuah peran yang dikirim oleh anggota tim proyek 
• Manajer Sumber Daya (Resource Managers): mampu menciptakan dan memperbaharui berita/data tentang sumber daya (resource manager) pada organisasi. Selain menggunakan Project Web Access 2007, manajer sumber daya (resource manager) dapat melakukan tugasnya dengan menggunakan Project Professional 2007. 
• Manajemen (Executive, Stakeholders, Portfolio Managers): menyaksikan dan mengevaluasi berita/data yang relevant dengan proyek, acara dan portfolio serta mengambil keputusan yang cepat dan tepat menurut analisa isu/data yang diperoleh dari Project Web Access 2007. 

Lebih lanjut lagi, antara Manajer Proyek (Project Manager) dan Anggota Tim Proyek (Team Members) dapat berkolaborasi dan berkomunikasi efektif memakai alat (tool) yang ada di Project Web Access 2007, adalah:

• Project Center: berisi berita/data wacana semua proyek yang sedang atau pun sudah berlangsung. Seorang manajer proyek (Project Manager) cuma mampu melihat proyek-proyeknya saja tanpa mampu menyaksikan proyek-proyek yang tidak ditanganinya. Pada Project Center ini, seorang manajer proyek mampu memeriksa secara keseluruhan proyek-proyek yang ditanganinya. 
• Project Details: berisi gosip/data lebih detil tentang suatu proyek. Interface atau ‘Look and Feel’-nya hampir sama dengan jikalau mengguanakan Project Professional 2007. Pada Project Details ini, seorang manajer proyek dapat mengecek semua peran proyek (task) secara keseluruhan. 
• Project Workspaces: merupakan sebuah site tersendiri yang berisi gosip/data yang berhubungan dengan sebuah proyek, termasuk gosip/data semua peran proyek (task) proyek tersebut dalam bentuk ‘Gantt-Chart’. Pada Project Workspace inilah bantu-membantu manajer proyek dan anggota tim proyek sungguh-sungguh melakukan kerja sama dan komunikasi yang efektif. Di dalam Project Workspace terdapat Shared Documents (untuk mengembangkan dokumen pendukung proyek), Kalendar (Calendar) yang mampu memuat aktivitas rapat, perjanjian, alert dan warning selama proyek berjalan. 
• Task Assignments dan Timesheet: anggota tim proyek dapat melihat dan memperbaharui isu/data (update) peran yang sudah diberikan ke mereka lewat Project Web Access 2007. Tugas-peran (task) yang diperbahurui info/dataya dari banyak sekali proyek (bila ada satu anggota tim proyek yang juga mengatasi proyek yang lain) mampu disatukan dalam sebuah manajemen Time Sheet. Ini akan berguna untuk pihak Departemen Sumber Daya Manusia (HR) untuk mengawasi ketidakhadiran dan juga bagi bagian Payroll untuk mengkalkulasikan penggajian serta untuk melaksanakan ‘charging’ ongkos dari beberapa tugas proyek (billable task/project) ke pihak lain. 
• Issues and Risk Management: berita-info dan risiko yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung dapat diatur secara sempurna dan benar oleh manajer proyek dan anggota tim proyek. 
• Status Reports: Laporan mampu pula dibentuk pada Project Web Access 2007. Laporan ini ialah laporan konsolidasi dari semua proyek yang dikerjakan oleh masing-masing manajer proyek dan anggota tim proyek. 

Microsoft Office EPM 2007 dapat pula berintegrasi dengan produk Office lainnya, yang dapat lebih menunjang semua role/level untuk berkolaborasi dan berkomunikasi efektif pada semua proyek, seperti: 

• Outook: peran (task) proyek mampu disinkronisasikan selaku ‘task’ Outook. Sehingga anggota tim proyek (Team Members) mampu juga memperbaharui (update) tugas mereka melalui Outook. Begitu juga dengan Time Sheet bisa diperbahurui lewat ‘task’ Outlook. Kalender yang terdapat dalam Project Worskpace, bisa diakses dan disinkronisasikan ke dalam Kalender Outlook. 
• SharePoint Server: membuat lebih mudah pengguna Project Web Access 2007, untuk mampu ke SharePoint Server 2007 untuk mengakses info/data yang non-proyek tanpa harus perlu membuka dulu link ke SharePoint Server 2007. 
• Communicator: pada Project Workspace terdapat satu jendela (webpart) berisi berita siapa saja sumber daya manusia (man resource) yang terlibat dalam proyek. Bila dikombinasikan dengan Office Communications Server 2007 dan Communicator 2007, maka akan terlihat siapa anggota tim proyek yang sedang online. Anggota tim proyek yang sedang online ini akan bisa kita ajak untuk: chatting, rapat (meeting) ataupun bisa eksklusif telepon (jika terintegrasi dengan VOIP-IP PABX). 
• Live Meeting: pada Workspace: pada Project Workspace terdapat fitur Kalender (Calendar) untuk melaksanakan acara yang menunjang proyek mirip: perjanjian (appointment), rapat (meeting), alert atau warning. Bila dikombinasikan dengan Office Communications Server 2007 dan Live Meeting 2007, maka rapat secara online (online meeting) pun mampu dilakukan seperti: Audio/Video Conference, Digital Shared Whiteboard atau berbagi (share) Presentasi ke anggota tim proyek yang lain. 

Akhir kata, berkolaborasi dan berkomunikasi efektif menggunakan Microsoft Office EPM 2007 sebuah organisasi akan menerima keuntungan, ialah:

• Proyek lebih terkelola (managable) 
• Proyek lebih dapat dilacak (tracking) 
• Sumber Daya (resource) mampu lebih dikelola dan dipantau ketersediaanya (resource availability) 
• Informasi/data penunjang atau yang berkaitan dengan proyek mampu dipusatkan (centralized) dalam satu repository (Shared Documents) 
• Komunikasi yang efektif dapat dikerjakan secara terus menerus antara semua level organisasi (continous effective communication)