Analisa Implementasi Enterprise Resources Planning
Konsep ERP yakni sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam administrasi perusahaan secara transparansi dan mempunyai akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP ialah salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu aspek yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan berukuran besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari keadaan perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup maksimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam sebuah tata cara komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pedoman untuk menerapkan metode yang terintegrasi tersebut seakan-akan masih menjadi suatu hal yang baru.
Oleh alasannya itu, dalam paper ini akan dilaksanakan observasi untuk menganalisa dan mengevaluasi perihal penerapan ERP di perusahaan-perusahaan yang ketika ini sudah memakai metode ERP dalam perusahaannya. Dari paper ini diperlukan dapat memberi citra dan masukan bagi perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan ERP untuk mengenal tata cara yang terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh dalam pengimplementasian ERP. Selain itu dari paper ini diperlukan mampu memberi penilaian yang cukup memiliki kegunaan bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta menunjukkan informasi yang cukup penting tentang efek ERP terhadap efisiensi dalam sistem di perusahaan.
Teknologi Enterprise Resources Planning (ERP)
Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang melakukan fungsi dan objektif masing-masing, kerapkali terjadi bias isu, persepsi dan pengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan unit yang lain. ERP merupakan sebuah desain, teknik, ataupun sistem guna mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi sebuah perusahaan ke dalam suatu tata cara automasi keseluruhan proses bisnis guna memajukan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini yakni: integrasi bisnis secara keseluruhan, kelonggaran dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, membuat evaluasi dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi modern.
Pada ERP sendiri terjadi pergeseran paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan information teknologi yang lebih terintegrasi menciptakan anutan info yang lebih tanpa gangguan pada level organisasional maupun departemental (Gambar).
Gambar Integrasi Informasi melalui Sistem ERP
Peranan isu mutlak adanya, beberapa karakteristik fundamental isu yakni akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas (ketersediaan). Namun, beberapa observasi mencatat beberapa problem dengan tata cara info administrasi konvensional, yakni hanya menyediakan source data yang telah diputuskan sehingga kerapkali terjadi miss-information antar departemen dan kekurangan analisa data. Implementasi ERP ini sendiri mempunyai beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, stabilitas, seni manajemen maupun penggunanya. Adapun beberapa ongkos yang mungkin tergolong yaitu ongkos replacement yang usang ke tata cara yang gres, ongkos pembinaan dan peningkatan fasilitas, ongkos konsultan maupun ongkos tak terlihat seperti biaya frustasi balasan perubahan metode. Critical Success Factor (CSF) merupakan sebuah parameter pengukuran dalam mengukur kinerja dari sebuah fungsi ERP dalam perusahaan. Asumsi yang dipergunakan yakni bahwa fungsi ERP yang dikembangkan oleh perusahaan secara otodidak sendiri tanpa melibatkan konsultan ataupun pihak ketiga tetap dianggap sebagai aplikasi ERP.
Berdasarkan sistem CSF (Critical Success Factor), faktor-aspek keberhasilan dalam ERP dibagi menjadi 5 kelompok ialah:
1. Management/organisasi; mencakup komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta tugas dan tanggung jawab.
2. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
3. Teknologi; mencakup hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
4. Data; mencakup file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.
5. Personel; mencakup edukasi, training, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.
Metodologi Penelitian
Evaluasi ini dilaksanakan dengan survey dan kuisioner terhadap lima perusahaan besar di Jawa Timur yang telah menerapkan tata cara ERP dalam metode kerja perusahaan-nya.. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan berdasarkan faktor-aspek yang terdapat dalam metode CSFs. Digunakan metode survey dan kuisioner sebagai sarana mencari data dalam evaluasi pada perusahaan-perusahaan yang dipilih selaku contoh implementasi ERP ini adalah : PT Domusindo Perdana, PT Sinar Sosro, PT Insera Sena, PT Spindo dan PT Santos Jaya Abadi
Analisa
Berdasarkan dari hasil Tabel 1., CSF yang ada diambil dari studi survey dan wawancara pada 5 perusahaan, dengan evaluasi sebagai berikut:
a) Analisa parsial
· Management/Organisasi
Management/Organisasi adalah aspek yang menyaksikan dari imbas keseriusan internal manajemen terhadap suksesnya pelaksanaan metode ERP. Dari hasil faktor CSF di atas diperoleh 76% yang memiliki arti dari 25 parameter yang dibutuhkan telah 19 parameter terpenuhi. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan yang ada sudah cukup baik dalam menempatkan jajaran manajemennya untuk memegang kontrol implementasi ERP dalam perusahaan. Dari semua faktor yang ada pada CSFs, aspek administrasi yakni faktor yang memiliki prosentase terbesar ialah 26%. Hal ini berarti imbas janji, pendidikan, dan keterlibatan pihak administrasi terhadap keberhasilan perusahaan dalam hal ini penerapan metode ERP cukup besar.
· Proses
Proses yakni faktor internal yang terjadi yang mendukung kinerja perusahaan baik proses yang bekerjasama dengan manusia, mesin, produk, material maupun sistemnya. Faktor CSF yang ditunjukkan sebesar 65%, memiliki arti aspek proses telah 65% berjalan sebagaimana mestinya. Dari keseluruhan aspek yang ada, aspek proses berpengaruh sebesar 19%. Hal ini-pun dapat dimengerti bahwa sekalipun faktor proses terjadi seakan-akan secara rutinitas namun harus betul-betul diperhatikan sebab proses dalam perusahaan ikut memegang peranan penting dalam kesuksesan perusahaan.
· Teknologi
Dalam sistem ERP, faktor teknologi pastinya menjadi aspek yang cukup penting, karena ERP identik dengan sistem komputerisasi dan berlawanan dengan metode manual. Faktor teknologi yang diperoleh dengan nilai CSF sebesar 100%, yang mempunyai arti bahwa teknologi merupakan prasyarat mutlak ERP. Hal ini kian diperkuat dengan dampak aspek teknologi sebesar 20% dari CSF keseluruhan.
· Data
Faktor data ialah aspek yang berhubungan dengan file atau data-data dalam perusahaan, baik yang data kurun kemudian maupun yang akan dilakukan. Sehingga dengan adanya data-data tersebut, anutan proses dalam perusahaan yang jikalau dalam penerapan ERP akan diintegrasikan dari setiap departemen dapat dilakukan dengan lancar. Faktor ini mendapatkan nilai sebesar 100% artinya aliran dan dokumentasi data sungguh penting sifatnya dalam fungsi ERP. Apalagi dengan kontribusi 20% yang ditunjukkan secara keseluruhan menawarkan pentingnya faktor ini dalam perusahaan.
· Manusia
Dalam tata cara ERP, selain teknologi maka ada aspek lain yang sungguh berpengaruh, adalah faktor manusia. Manusia merupakan pelaku atau objek aktif untuk meraih keberhasilan. Pada hasil CSF ditemukan bahwa nilai untuk manusianya sebesar 55%, 11 parameter tercukupi dari 20 parameter serta hanya berhasil 15% dari keseluruhan faktor yang ada. Hal ini menunjukkan bahwa kontribusi insan masih relatif rendah. Perusahaan-perusahaan saat ini kurang menyadari pentingnya mutu insan dalam suatu perusahaan, baik dari sisi skill maupun wawasan, pendidikan dan lain-lain. Oleh alasannya adalah itu diharapkan kenaikan kesadaran bagi manajemen bahwa faktor insan sangat kuat apalagi dalam penerapan ERP. Selain itu kesadaran dari pihak bawah/ karyawan bahwa bekerja tidak cuma untuk duit namun juga untuk meningkatkan diri, sangatlah penting.
b) Analisa keseluruhan
Dari seluruh CSF yang menjadi parameter ditemukan bahwa dari 95 parameter yang dibutuhkan demi mencapai keefektifan dari implementasi ERP telah 73 parameter yang terpenuhi dengan baik adalah dengan prosentase 77%nya.