BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta.Keseluruhan aktivitas organisasi pada dasarnya memerlukan gosip. Oleh alasannya adalah itu, info menjadi bab yang sungguh penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi administrasi dari birokrasi didalam menghadapi pergantian suasana dan keadaan yang berkembang dengan segera.
Salah satu sumber gosip penting yang mampu menunjang proses aktivitas administrasi maupun birokrasi adalah Arsip (record). Sebagai rekaman isu dari seluruh kegiatan organisasi, arsip berfungsi sebagai sentra kenangan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka mesti ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan hingga dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang mampu menunjung kegiatan administrasi semoga lebih tanpa hambatan kadang kala diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai hambatan mirip kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana senantiasa menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di nyaris sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang senantiasa menempatkan bidang kearsipan selaku “bidang pinggiran” diantara aktivitas-acara kerja lainnya.
Realitas tersebut mampu dilihat dalam banyak sekali peluang diskusi dan pelatihan bidang kearsipan yang selalu timbul keluhan dan dilema klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi senantiasa ingin pelayanan cepat dan pastinya problem tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut pasti sangat memprihatinkan, sebab muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan.Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu manajemen. Tertib administrasi yang diharapkan cuma akan menjadi “omong kosong” kalau tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dari segi pandang keilmiahan, acara arsip dan pengarsipan selama ini masih tampaksebagai aktivitas teknis. Dan ini bekerjsama hampir sama dengan kesan yang timbul ketika orang mencoba mereduksi acara perpustakaan. Arsip, perpustakaan, record management, maupun tata cara informasi sungguh gampang mengakibatkan kesan “pertukangan” atau “teknis prosedural”, alasannya kesemua bidang ini memang sarat oleh kegiatan teknis.
Disamping itu, Mengingat ruang lingkup pelayanan lazim yang diberikan oleh instansi/ forum sangat luas dan kompleks baik menurut jenis maupun sifat maka upaya memutuskan dasar-dasar pelayanan lazim tersebut ialah hal yang mendasar & sangat perlu untuk menangani kompleksitas tersebut. Sehingga pelayanan biasa dapat digambarkan sbb :
- Meningkatkan kualitas dan produktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi instansi/lembaga di bidang pelayanan lazim.
- Mendorong supaya mampu mengefektifkan sistem dan tata laksana pelayanan, sehingga pelayanan lazim mampu diselenggarakan secara lebih berdaya guna dan berhasil guna.
- Mendorong terciptanya kreatifitas, prakarsa dan peran serta masyarakat utk meraih pembangunan serta mengembangkan kesejahteraan masyarakat luas.
Pemberian pelayanan aparatur pemerintah kepada masyarakat yaitu ialah perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi penduduk didalam melakukan sebagaimana diungkapkan diatas, ternyata masih banyak pelayanan kepada penduduk masih rendah.
Kasus-masalah yang ada dalam penduduk pengurusan ke instansi pemerintah mampu didapatkan misalnya, mental aparatur kurang simpatik, keseluruhan ini mampu dibilang mempunyai bagian korupsi, kronis dan nepotisme.Kejadian diatas memiliki unsur ongkos yang tinggi dan tingkat kebocoran yang cukup mengkuatirkan baik dalam kehidupan sosial maupun dalam kehidupan ekonomi.
Kasus-kasus diatas jika terus menerus akan bermetamorfosis budaya, hal ini berbahaya terhadap perkembangan sosial, politik, ekonomi dan hukum. Oleh alasannya itu untuk menangani persoalan tersebut perlu dikembangkan dan disebarluaskan metode manajemen pelayanan prima sebagai syarat pemenuhan kepuasan penduduk .
Sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan konsumen / penduduk , maka dibutuhkan persyaratan agar dapat dirasakan oleh setiap pramusaji untuk memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian mutu kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan masuk akal dalam setiap transaksi pelayanan.
Apapun pelayanan kepada penduduk pastinya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, mekanisme dan kewenangan sehingga peserta pelayanan puas apa yang sudah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada penduduk mesti memiliki makna kualitas pelayanan yang :
- Memenuhi tolok ukur waktu, tempat, biaya, mutu dan mekanisme yang ditetapkan untuk penyelesaian setiap peran dalam pemberian pelayanan.
- Memuaskan konsumen artinya bahwa setiap keinginan orang yang menerima pelayanan merasa puas, bermutu dan tepat waktu dan biaya terjangkau.
Kantor Arsip Daerah Kota Medan yaitu komponen penunjang pemkot Medan yang dipimpin oleh seorang kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab terhadap Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Kantor Arsip Daerah Kota Medan memiliki tugas melakukan sebagian problem rumah tangga daerah dibidang kearsipan dan melaksanakan tugas pembantuan di bidang pengelolaan dan pelayanan kearsipan. Sistem pengelolaan kearsipan yang tepat ialah salah satu indikator penyelenggaraan pemerintahan yang bagus, antara lain terlaksananya administrasi pemerintahan yang benar dan hal ini tidak terlepas dari terlaksananya penataan tata cara pengelolaan kearsipan yang sempurna sehingga dapat membuat efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi satu organisasi di lingkungan pemkot Medan.
Berdasarkan uraian di atas penulis kesengsem melakukan observasi dengan judul :
“PERANAN ARSIP DALAM PENINGKATAN PELAYANAN PRIMA DI KANTOR ARSIP KOTA MEDAN”
A. Perumusan Masalah
Adapun problem yang dapat dirumuskan dalam penelitian ini yaitu “Seberapa besar peranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima pada kantor arsip kawasan kota Medan”.
B. Pembatasan Masalah
Untuk memperjelas dan menghalangi persoalan ruang lingkup persoalan dalam penelitian ini adapun pembatasan duduk perkara yakni ”Pengelolaan arsip yang terkendali akan mewujudkan pelayanan prima yang baik di Kantor tersebut”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang mau diraih melalui penyusunan skripsi ini ialah sebagai berikut :
- Untuk mengenali bagaimana Peranan Arsip di Kantor Arsip Daerah Kota Medan dalam melakukan tugasnya.
- Untuk mengetahui bagaimana Peningkatan Pelayanan Prima di Kantor Arsip Daerah Kota Medan dalam melaksanakan tugasnya.
- Untuk mengetahui bagaimanaPeranan arsip dalam kenaikan pelayanan prima pada kantor arsip daerah kota Medan.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari observasi ini ialah :
- Secara akademis, dibutuhkan penelitian ini dapat bermanfaat bagi penambahan data/rujukan yang berhubungan dengan Kearsipan khususnya di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Islam Sumatera Utara.
- Secara Teoritis, observasi ini diharapkan bisa menambah wawasan dan wawasan penulis yang diperoleh selama duduk dibangku kuliah.
- Secara Praktis, utamanya bagi Kantor Arsip Daerah Kota Medan dengan adanya penelitian penulis ini dibutuhkan bisa menjadi suatu masukan untuk mengenali Sejauh mana Kantor Arsip Daerah Kota Medan dalam kenaikan Pelayanan Prima.
E. Kerangka Teori
1. Pengertian Arsip
Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan – ketentuan Pokok kearsipan Bab I pasal 1, arsip yakni :“Naskah – naskah yang dibentuk dan diterima oleh forum Negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam kondisi tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan acara Pemerintah”.
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – tubuh swasta dan atau individual, dalam bentuk corak apapun baik dalam kondisi tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut The Liang Gie (200:20) ialah arsip selaku kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara terencana, berencana alasannya adalah mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan mampu cepat didapatkan kembali.
Menurut T. R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217) “The term ,archives may now be defined as follow : “Those records of any public or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for reference and research purpose and which have been deposited or have been selected for deposit in onarchival institution”. (perumpamaan “arsip” dapatlah kini dirumuskan selaku berikut: “warkat-warkat” dari sebuah badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berguna untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari informasi dan penelitian dan disimpan atau sudah dipilih untuk disimpan pada suatu tubuh kearsipan.
Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan memanfaatkan sebuah sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat didapatkan kembali dengan mudah dan cepat kalau sewaktu-waktu diharapkan.
Menurut Maulana (1974:18) menunjukkan rumusan bahwa kearsipan yakni sebuah tata cara atau cara yang dijadwalkan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun biasa dengan memakai indeks yang telah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari materi baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak dikehendaki.
Dari segi bahasa Secara etimologi ungkapan arsip berasal dari bahasa Yunani “Arche” yang bermakna “Permulaan”, menjadi “Ta archia” berikutnya menjadi “Archeon” yang memiliki arti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archifium”.
Menurut Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan ialah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut hukum dan procedure yang berlaku dengan mengenang 3 bagian pokok yang mencakup : penyimpanan, penempatan, dan inovasi kembali.
Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara terencana berencana karena mempunyai sebuah kegunaan supaya setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan definisi beberapa hebat di atas, Arsip ialah kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam corak apapun ( cd, peta, perangko) yang di dalamnya menawarkan keterangan – keterangan atau bukti ihwal sutau peristiwa, sehingga pada dikala di perlukan mampu dengan gampang ditemukan.
2. Fungsi dan Peranan Arsip
Sebagai sumber isu, maka arsip dapat menolong meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan sempurna tentang sebuah dilema. Oleh karena itu, mampu disimpulkan bahwa fungsi dan peranan arsip ialah :
- Alat utama kenangan organisasi
- Bahan atau alat pembuktian (bukti asli)
- Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan keputusan
- Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
- Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan yang menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan kesinambungan serta perkembangan.
- Barometer kegiatan sebuah organisasi mengingat setiap acara pada umumnya menghasilkan arsip
- Sebagai pemikiran kerja.
- Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara lagsung atau tidak pribadi dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, penelitian, penilaian dan berbangsa dan bernegara.
- Bahan gosip acara ilmiah lainnya.
3. Defenisi Pelayanan Prima
Pelayanan yakni sebuah kegiatan atau sebuah urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi eksklusif dengan insan atau mesin secara fisik untuk menawarkan kepuasan pelanggan.(Lehtinen 1983 p. 21).Pelayanan yaitu sesuatu yang mampu diperjualbelikan dan bahkan tidak mampu dihilangkan (Gumehsoson Th. 1987 p. 22)
. Pelayanan Prima, sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan pelanggan / penduduk , maka diharapkan persyaratan biar mampu dirasakan oleh setiap pelayan untuk mempunyai kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian mutu kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu faktor penting dan wajar dalam setiap transaksi.
4. Unsur-Unsur Pelayanan Prima
Apapun pelayanan kepada penduduk tentunya sudah ada sebuah ketetapan tata laksananya, mekanisme dan kewenangan sehingga akseptor pelayanan puas apa yang sudah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat mesti mempunyai makna kualitas pelayanan yang :
- Memenuhi kriteria waktu, kawasan, ongkos, mutu dan prosedur yang ditetapkan untuk solusi setiap tugas dalam pinjaman pelayanan.
- Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap harapan orang yang menerima pelayanan merasa puas, berkualitas dan sempurna waktu dan ongkos terjangkau.
Unsur-bagian mutu pelayanan :
- Penampilan. Personal dan fisik sebagaimana layanan kantor depan (resepsionis) membutuhkan tolok ukur mirip : muka mesti mempesona, badan mesti tegap / tidak cacat, tutur bahasa menarik, familiar dalam perilaku, penampilan sarat yakin diri, pakaian harus menawan
- Tepat Waktu & Janji. Secara utuh dan prima petugas pelayanan dalam memberikan perlu diperhitungkan kesepakatan yang disampaikan terhadap pelanggan bukan sebaliknya senantiasa ingkar komitmen. Demikian juga waktu jika mengutarakan 2 hari selesai mesti betul-betul mampu memenuhinya.
- Kesediaan Melayani. Sebagaimana fungsi dan wewenang harus melayani kepada para pelanggan, konsekuensi logis petugas harus sungguh-sungguh bersedia melayani kepada para konsumen.
- Pengetahuan Dan Keahlian. Sebagai syarat untuk melayani dengan baik, petugas mesti mempunyai pengetahuan dan kemampuan. Disini petugas pelayanan mesti memiliki tingkat pendidikan tertentu dan pembinaan tertentu yang disyaratkan dalam jabatan serta mempunyai pengalaman yang luas dibidangnya.
- Kesopanan & Ramah Tamah. Masyarakat pengguna jasa pelayanan itu sendiri dan lapisan penduduk baik tingkat status ekonomi dan sosial rendah maupun tinggi terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan masyarakat dituntut adanya keramahtamahan yang persyaratan dalam melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam bertutur kepada pelanggan.
- Kejujuran Dan Kepercayaan. Pelayanan ini oleh pengguna jasa mampu dipergunakan banyak sekali aspek, maka dalam penyelenggaraannya harus transparan dari faktor kejujuran, jujur dalam bentuk hukum, jujur dalam pembiayaan dan jujur dalam solusi waktunya. Dari faktor kejujuran ini petugas pelayanan tersebut dapat dikategorikan sebaga pelayanan yang dipercaya dari segi sikapnya, dapat mengemban amanah dari tutur katanya, dapat diandalkan dalam menuntaskan simpulan pelayanan sehingga otomatis konsumen merasa puas. Unsur pelayanan prima mampu ditambah komponen lainnya.
- Kepastian Hukum. Secara sadar bahwa hasil pelayanan terhadap masyarakat yang berupa surat keputusan, mesti memiliki legitimasi atau mempunyai kepastian hukum. Bila setiap hasil yang tidak memiliki kepastian aturan jelas akan mensugesti sikap masyarakat, contohnya pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat aturan akan mempengaruhi dapat dipercaya instansi yang mengeluarkan surat legitimasi tersebut.
- Keterbukaan. Secara niscaya bahwa setiap persoalan / kegiatan yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mensugesti bagian-komponen kesederhanaan, kejelasan berita kepada penduduk .
- Efisien. Dari setiap pelayanan dalam berbagai persoalan, permintaan penduduk adalah efisiensi dan efektifitas dari aneka macam aspek sumber daya sehingga menciptakan ongkos yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta hasil kualitas yang tinggi. Dengan demikian efisiensi dan efektifitas ialah permintaan yang mesti diwujudkan dan perlu diperhatikan secara serius.
- Biaya. Pemantapan pengurusan dalam pelayanan diharapkan kewajaran dalam penentuan pembiayaan, pembiayaan harus disesuaikan dengan daya beli masyarakat dan pengeluaran biaya harus transparan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Tidak Rasial. Pengurusan pelayanan dihentikan membeda-bedakan kesukuan, agama, pedoman dan politik dengan demikian segala permasalahan mesti memenuhi jangkauan yang luas dan merata.
- Kesederhanaan. Prosedur dan metode pelayanan terhadap masyarakat untuk diperhatikan fasilitas, tidak berbelit-belit dalam pelaksanaan.
F. Kerangka Konsep
Dalam pelaksanaan penelitian ini ditetepkan kerangka konsep metodologi penelitian dalam bentuk variabel sebagai berikut :
- Variabel Bebas (X) ialah variabel yang diduga sebagai penyebab atatu pendahulu dari varibel lain. Variabel bebas dalam observasi ini adalah Peranan Arsip.
- Variabel Terikat (Y) yakni variabel yang diduga selaku balasan atau apa yang dipengaruhi oleh variabel yang mendahulinya. Variabel terikat dalam observasi ini yaitu Peningkatan Pelayanan Prima.
- Variabel Antara (Z) yakni jumlah tanda-tanda yang tidak dapat di kendali, akann namun dapat di perhitungkan pengaruhnya kepada variabel bebas.
Gambar 1 kerangka desain
G. Operasional Variabel
Dari judul dan perumusan duduk perkara sudah tergambar pada observasi ini penulis memakai dua Variabel ialah Peranan Arsip dan Peningkatan Pelayanan Prima Sedangkan indicator dalam observasi ini yaitu:
Adapun indicator Peranan Arsip variabel yaitu bebas:
1. Menyimpan
2. Menata
4. Mengatur
Sedangkan indikator Peningkatan Pelayanan Prima variabel terikat yaitu:
1. Sikap Pegawai (Attitude)
2. Perhatian Pegawai ( Attention)
3. Tidak Rasial ( No Racism)
4. Tindakan Pegawai (Action)
Gambar II Operasional Variabel
|
|
H. Hipotesis
Hipotesis yakni asumsi atau balasan sementara terhadap suatu problem yang sedang di teliti untuk dapat memperlihatkan sebuah citra yang masih di uji atau dibuktikan kebenarannya.
Berdasarkan perumusan persoalan di atas. Dikemukakan hipotesis sebagai berikut: ” Ada efek peranan arsip dalam kenaikan pelayanan prima kantor tempat kota Medan”.
I. Metode Penelitian
1. Lokasi observasi
Metode penelitian yang dipakai dalam observasi ini yakni metode deskriptif dengan analisis kuantitatif (Korelasional), yakni sebuah sistem yang diguanakan untuk memecahkan suatu duduk perkara dengan cara menghimpun data-data, menyusun dan mengklasifikasikannya, menganalisis dan menyelenggarakan interpretasi data sehingga menawarkan suatu gambaran perihal sebuah kondisi secara obyektif berdasarkan teori yang ada.
2. Lokasi Penelitian
Adapun lokasi penelitian yang penulis teliti yaitu Kantor Arsip Daerah Kota Medan.
3. Populasi
Arikunto (1998 : 15) menyatakan bahwa populasi ialah keseluruhan subyek yang akan diteliti. Apabila seseorang ingin meneliti semua bagian yang ada dalam wilayah observasi, maka penelitiannya merupakan observasi populasi.
Berdasarkan pertimbangan diatas, maka yang menjadi populasi dalam observasi ini ialah seluruh jumlah pegawai yang melakukan pekerjaan di KantorArsip Daerah Kota Medan yang berjumlah 32 orang.
4. Sampel
Sampel merupakan bagian dari populasi. Arikunto (1998 : 120), mengemukakan perihal penarikan sampel observasi yakni untuk sekedar ancer-ancer maka apabila subyeknya kurang dari 100 orang lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan observasi populasi. Selanjutnya kalau jumlah seubyeknya lebih besar dari 100, maka dapat diambil 10-15% atau 20-25% atau lebih.
Berdasarkan pertimbangan di atas, maka penulis mengambil sampel seluruh jumlah pegawai Kantor Arsip Daerah Kota Medan yakni 32 pegawai.
5. Teknik pengumpulan data
Dalam menyusun Skripsi, perlu adanya sistem atau aliran yang menjadi dasar dalam pengambilan materi atau data yang relevan dengan judul.
Oleh alasannya adalah itu dalam mengecek data, peneliti memakai metode penelitian selaku berikut
Oleh alasannya adalah itu dalam mengecek data, peneliti memakai metode penelitian selaku berikut
- Penelitian kepustakaan (Library Research) adalah data yang penulis peroleh dari perusahaan dengan cara membaca buku-buku, literatur-literatur dan postingan-postingan yang erat keterkaitannya dengan persoalan yang mau dibahas dalam penyusunan Skripsi Minor ini.
- Penelitian Lapangan (Field Research), adalah penulis langsung malakukan penelitian di Kantor arsip daerah kota Medan dengan memakai teknik pengumpulan data.
6. Jenis Penelitian
Metode yang dipakai dalam penelitian ini adalah evaluasi korelasional yang memberi gambaran peranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima di kantor arsip kota Medan.
7. Teknik Analisis Data
Untuk mengetahui dampak antara Variabel Bebas kepada Variabel terikat dengan memakai rumus Person Moment Corelation. Dengan demikian data dan kata yang di dapatkan di lokasi observasi dengan cara menghimpun, mengklarifikasikan, dan menginterpretasikan data yang diberhubungan dengan problem yang dihadapi, dimana data dan fakta digambarkan dan diterangkan sebagaimana adanya.
Sugiyono (2005:212)
Dalam hal ini :
Rxy : Koefisien relasi variabel X dan Y
X : Variabel Bebas
Y : Variabel Terikat
N : Jumlah Sampel
Selanjutnya untuk mengenali seberapa besar dampak Variabel X dan Y menggunakan Rumus Determinan dari Sugiyono (2003:215) yaitu:
Sugiyono (2005 : 213)
Keterangan :
D : Koefesien Determinan
Rxy : Koefesien Korelasi Produck Momen
J. Sistematika Penulisan
Untuk mampu membuat lebih mudah melihat dan mengetahui apa yang dibahas dalam Penelitian ini ,maka penelitimenguraikan dalam lima bab selaku berikut :
BAB I :Pendahuluan yang menguraikan ihwal Latar Belakang Masalah Pokok Penelitian, Tujuan dan Kegunaan Penelitian, Metode Penelitian, Lokasi Penelitian dan Sistematikapembahasan.
BAB II :Landasan teori yang mengemukakan ihwal Pengertian Kearsipan, Pengertian Manajemen Kearsipan, Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis, Pengertian, Fungsi Kearsipan, Penyusutan Arsip dan Perlindungan arsip dan pelayanan prima
BAB III :Gambaran lazim objek penelitian yang melihat Struktur Organisasi dan Mekanisme Kerja di kantor arsip Kota Medan.
BAB IV :Hasil dan Pembahasan, yang membahas perihal Penyimpanan dan Penyusutan Arsip, Pemakaian dan Pemeliharaan Arsip Dalam Menunjang Efisiensi Kerja di Kantor arsip kawasan kota Medan, serta Permasalahan Yang Dihadapi.
BAB V :Penutup yang terdiri atas Simpulan dan Saran-anjuran