Pengertian sekretaris dan tugasnya – Pastinya kalian sudah tidak asing lagi dengan perumpamaan yang satu ini. Tapi apakah kalian sudah mengenali apa itu arti dan peran-tugas dari sekretaris? jikalau belum mengetahuinya, kalian mampu memahaminya di artikel ini.
A. Penjelasan dan kiprah dari sekretaris
Sekretaris ialah dari sisi asal katanya, ungkapan sekretaris asalnya dari kata “secretum” ialah bahasa latin yang artinya belakang layar. Kata “secretum” kemudian lalu menjelma kata “secretarius” adalah dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, kemudian akibatnya menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan ungkapan “sekretaris” yang berasal dari kata “secretaries” bahasa Belanda. Sekretaris yakni orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan kiprah dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan problem diam-membisu suatu negara atau perusahaan.
Atau sanggup di katakan definisi sekretaris ialah seseorang yang menolong seorang pemimpin atau tubuh pimpinan ataupun suatu perusahaan, utamanya untuk penyelenggaraan program administratif yang mau menunjang acara manajerial seorang pemimpin atau acara operasional perusahaan.
Tugas Sekretaris jikalau dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, kiprah sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya ialah:
Tugas rutin adalah aneka macam macam peran yang dilakukan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya mencakup seperti:
- Membuka surat-surat.
- Menerima dikte pimpinan.
- Menerima tamu.
- Menerima telepon.
- Menyimpan arsip atau surat.
- Menyusun serta menciptakan agenda program pimpinan.
- Dan lain-lain.
Tugas khusus yaitu sebuah kiprah yang diperintahkan secara eksklusif oleh pimpinan terhadap sekretaris dengan solusi tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan alasannya adanya unsur keyakinan bahwa peran dari sekretaris bisa menyimpan membisu-membisu perusahaan. Bisanya kiprah ini meliputi seperti:
- Mengkonsep surat-surat perjanjian koordinasi dengan relasi ataupun instansi dari luar.
- Menyusun surat-surat membisu-membisu (confidential).
- Menyusun acara pertemuan bisnis.
- Pembelian kado ataupun cindera mata.
- Dan masih banyak lagi.
Apakah itu sekretaris?
Tugas istimewa yaitu suatu peran yang menyangkut kebutuhan pimpinan, mirip meliputi:
- Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan peralatan yang diperlukan pimpinan.
- Bertindak selaku penghubung untuk meneruskan aneka macam isu terhadap kekerabatan.
- Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari sebuah instansi.
- Mewakili seseorang dikala mendapatkan perlindungan untuk dana ataupun kebutuhan program yang lainnya.
- Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang tampang dari instansi yang diberikan selaku dana untuk kemakmuran.
- Menghadiri aneka macam rapat dinas, selaku pendamping pimpinan saat rapat selama menyelenggarakan pertemuan bisnis.
- Mengadakan investigasi perlengkapan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
- Dan lain-lain.
Tugas Sosial diantaranya mencakup:
- Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
- Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.
- Dan yang lainnnya.
Tugas Keuangan adalah umumnya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:
- Mengurusi problem keuangan pimpinan di Bank, mirip contohnya: penyimpanan duit di Bank, pengambilan duit dari Bank, penarikan cek dll.
- Membayar rekening-rekening, pajak dan bantuan dana atas nama pimpinan perusahaan.
- Menyimpan aneka macam macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk kebutuhan sehari-hari.
- Dan sebagainya.
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yakni:
- Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
- Menerima tamu-tamu yang akan berjumpa dengan pimpinan.
- Mencatat berbagai akad untuk pimpinan.
- Menyusun program kerja pimpinan sehari-hari.
- Dan lain-lain.
Tugas insidental ialah kiprah ini ialah pekerjaan yang tidak berkala dijalankan oleh sekretaris, diantaranya mencakup:
- Menyiapkan laporan, menyiapkan jadwal rapat, mempersiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
- Membuat ikhtisar dari aneka macam isu dan karangan yang termuat dalam surat kabar, selebaran, majalah dan aneka macam macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
- Mengkoreksi aneka macam bahan cetakan, misal mirip: usul, formulir, brosur serta daftar yang di rancangan oleh perusahaan.
- Mewakili pimpinan dalam banyak sekali macam resepsi atau konferensi.
- Dan masih banyak lagi.
Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi dikala 2 (dua) orang atau lebih saling mendapatkan serta menawarkan yang berupa suatu info, mendengarkankembali perkembangan, memecahkan duduk perkara dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sungguh bikin capek bagi sekretaris untuk menorganisir aneka macam pertemuan tersebut.
Itulah di atas tentang pemahaman sekretaris dan kiprah sekretaris, biar mampu menolong dalam memperbesar wawasan sobat-teman….
Sumber aciknadzirah.blogspot.com