Bagian-bagian surat – Surat yakni media komunikasi tulis yang dipakai untuk menyampaikan informasi. Terdapat bab-bagian surat yang umumnya ada dalam format penulisan surat utamanya untuk surat resmi misalnya seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengantarsurat serta tembusan.
Pengertian surat menurut KBBI ialah kertas dan sebagainya yang bertulis. Sementara definisi surat secara lazim diartikan selaku suatu kertas yang berisikan informasi atau informasi dari pengantarsurat yang ditujukan kepada pembaca yang dituju.
Surat dipakai untuk berkirim pesan dengan tujuan memberi isu atau isu dari pengantarsurat terhadap pembaca surat yang dituju. Fungsi surat juga untuk memberikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju.
Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat eksklusif, surat dinas, surat forum, surat niaga, surat keteranganatau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah forum, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektro disebut sebagai email atau electronic mail.
Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bab-bagian surat yang mesti ada, misalnya mirip kop surat atau nomor surat. Apa sajakah bab-bab surat pada surat resmi dan mirip apa contohnya?
(baca juga pemahaman deskripsi)
Bagian-Bagian Surat Resmi
Nah di bawah ini akan dibagikan 11 bab-bab surat resmi beserta penjelasan dan misalnya, di antaranya mencakup kop surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat dan nama pengantarsurat.
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Bagian paling atas dalam surat yaitu kepala surat atau yang juga dikenal sebagai kop surat. Kop surat menampung gosip tentang nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengantarsurat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media penawaran khusus dari lembaga atau organisasi pengirimnya.
Bagian kepala surat lazimnya terdiri dari hal-hal berikut
- Nama forum
- Logo/lambang forum
- Alamat forum
- Nomor telepon forum
- Kode pos dan fax forum (kalau ada)
- Alamat email dan website forum (jika ada)
2. Tempat dan Tanggal Surat
Bagian surat selanjutnya adalah kawasan dan tanggal surat. Pencatuman kawasan dan tanggal surat bertujuan untuk memberi gosip mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim.
Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali bila sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat ditulis sesuai waktu surat dikirim.
Cara penulisan daerah dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota diikuti oleh tanggal, kemudian bulan dan tahun.
Contoh penulisan daerah tanggal surat :
Surabaya, 26 September 2018
Jakarta, 5 Januari 2019
Medan, 13 Agustus 2015
3. Nomor Surat
Dalam surat resmi senantiasa ada nomor surat yang dicantumkan. Penomoran surat ini dilaksanakan oleh surat resmi yang dikirim oleh forum, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar.
Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, arahan surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat yaitu untuk mempermudah pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan suatu lembaga.
Penempatan nomor surat diubahsuaikan degan bentuk dan tata cara penulisannya. Nomor surat bisa ditaruh di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal serta bisa juga ditaruh di bawah judul untuk surat yang berjudul.
Contoh penulisan nomor surat :
045/BNS/01/08/2017
127/PMI/X/2018
4. Lampiran yang Disertakan
Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian lampiran ialah penjelas yang memberi gosip bahwa ada berkas atau dokumen lain yang ditambahkan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bab lampiran ditiadakan.
Penulisan lampiran yang ditambahkan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk karakter. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka. Sedangkan kalau tidak ada lampiran mampu ditulis tanda penghubung atau tanda minus.
5. Hal/Perihal
Bagian-bab surat resmi berikutnya ialah bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal dalam surat yaitu memberi isyarat pada pembaca perihal kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau tentang nyaris sama dengan judul pada surat berjudul.
Tata cara penulisan hal atau ihwal yakni tidak ditulis dengan karakter kapital keseluruhannya, tapi pada abjad pertama kata utamanya saja. Di simpulan hal atau wacana juga tidak butuhdiberikan tanda titik.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan juga menjadi salah satu bab surat, adalah alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yaitu alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bab dalam kertas surat.
Pada alamat di bab sampul mesti ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata mirip ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat:
- Bisa memakai kata Yth (akronim dari yang terhormat) untuk menghormati pihak yang diantarsurat mampu berbentukatasan, rekan kerja, kolega atau sobat.
- Bisa memakai istilah Bapak, Ibu atau Sdr yang diikuti oleh nama orang yang dituju.
- Di final tiap baris tidak butuhdiberikan tanda titik, kecuali untuk singkatan.
- Dianjurkan menyertakan aba-aba pos untuk memudahkan pengantaran surat pada yang dituju.
Contoh penulisan alamat tujuan surat :
Yth. Direktur PT Maju Jaya
Jalan Airlangga No. 15
Surabaya
Yth. Bapak Sukamto
Kepala Sekolah SMA 1 Malang
Jalan Arlita No. 26
Kabupaten Malang
PT Rajawali Jaya Karta
Jalan Pahlawan No. 125
Medan 15320
Sumatera Utara
7. Salam Pembuka
Bagian surat selanjutnya yaitu bab salam pembuka. Fungsi salam pembuka ialah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai etika budbahasa. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh salam pembuka :
Dengan hormat,
Assalamualaikum wr. wb,
Selamat pagi,
8. Isi surat
Bagian ini merupakan bab inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim terhadap orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu bab pembuka, bab inti dan bab penutup.
Bagian pembuka pada isi surat berisi pengirim bagi pembaca untuk mengetahui isi dan berita yang mau disampaikan oleh pengirim surat. Pokok masalah atau info telah tertera dalam bagian pembuka ini dan akan lebih dijelaskan di bagian inti.
Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan tujuan utama dari pengiriman surat. Maksud pengiriman surat disinggung secara terperinci, singkat dan padat pada bab inti supaya pesan surat mampu tersampaikan pada pembacanya.
Bagian epilog pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. Selain itu epilog juga bisa berisi cita-cita atau ucapan terima kasih pada pembaca atas penyampaian pesannya.
Bagian penutup ialah penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat telah tamat. Bagian epilog hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-busuk secara berlebihan.
9. Salam Penutup
Bagian salam epilog berada pada bagian selesai surat. Salam epilog digunakan selaku ucapan salam selesai untuk memperbesar kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak mesti ada. Penulisannya diawali abjad kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh salam penutup :
Hormat kami,
Wassalamualaikum wr.wb,
Terima kasih,
10. Nama pengirim dan tanda tangan
Pada bagian bawah surat, mesti terdapat nama pengirim beserta tandatangannya. Nama yang tercantum yaitu nama lengkap atau nama terperinci dari pengantaratau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tandatangan dari pengirim.
11. Tembusan
Bagian tembusan ialah bab surat yang memberikan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.
Nah demikian rujukan bab-bab surat resmi dan artinya beserta klarifikasi lengkapnya. Dalam kaidah penulisan surat terdapat beberapa format dan struktur surat resmi yang mesti dipenuhi, meski tidak semua bagian surat harus ada, terutama untuk surat yang tidak resmi.
Facebook
Tweet
Whatsapp