Faktor-Faktor Utama Yang Perlu Diperhatikan Pada Disaster Recovery Planning
Sudah tidak perlu dibuktikan lagi bahwa setiap orang pasti membutuhkan info dalam melakukan dan menyebarkan bisnisnya. Oleh sebab itu, kebutuhan akan berita ialah keperluan yang tidak akan pernah habis-habisnya. Saking pentingnya, informasi yang ada akan selalu disimpan dengan baik, dan akan digunakan ketika waktunya tiba atau akan senantiasa dipakai sepanjang karier hidup manusia. Bisa dibayangkan jikalau berita yang berguna bagi karier hidup kita tersebut datang-tiba lenyap tanpa bekas. Apa reaksi kita ? Ya, pastinya ketakutan, murka, atau kehilangan semangat alasannya merasa apa yang telah dilaksanakan selama ini tidak berguna.
Contoh yang paling sederhana, ketika kita sedang membuat tugas yang lumayan banyak di komputer, datang-tiba harddisk komputer kita crash dan data tugas tersebut belum di-backup sama sekali. Tentu saja, kita akan dengan kesal ngomel-ngomel. Apa yang mampu kita lakukan ? Karena kita sebelumnya tidak merencanakan proses pemulihan atau backup data, pastinya kita harus mengulang dari awal membuat tugas tersebut. Namun hal itu masih sepele. Bagaimana jikalau kita seorang pemilik perusahaan yang menyimpan data konsumen dan data pekerjaan cuma pada sebuah ruangan di perusahaan, lalu tiba-tiba saja terjadi kebakaran pada perusahaan yang menimbulkan semua data yang ada di dalam gedung terbakar habis. Apa reaksi kita ? Menangis ? Ingin melarikan diri dari kehidupan ? Ya, itu risiko yang haus dihadapi bila kita tidak mempersiapkan planning pemulihan data alibat tragedi yang tidak dapat diprediksi. Oleh alasannya itu, implementasi rencana pemulihan data dari bencana perlu dipikirkan dan dikerjakan. Pada makalah ini, pembahasan topik ini lebih diiarahkan ke komponen-elemen utama yang perlu diperhatikan pada disaster recovery planning.
Apa Itu Disaster ?
Disaster (bencana) didefiniskan sebagai peristiwa yang waktu terjadinya tidak dapat diprediksi dan bersifat sangat merusak. Pengertian ini mengidentifikasikan sebuah kejadian yang memiliki empat aspek utama, adalah :
– tiba-tiba
– tidak diperlukan
– bersifat sangat menghancurkan
– kurang penyusunan rencana
Bencana terjadi dengan frekuensi yang tidak menentu dan akhir yang ditimbulkannya berkembangbagi mereka yang tidak menyiapkan diri kepada kemungkinan-kemungkinan timbulnya bencana. Rencana pencegahan dan perbaikan terhadap tragedi dapat membantu melindungi semua adet oraganisasi, tergolong sumber daya manusia, pekrjaan, data-data penting, dan akomodasi organisasi.
Cakupan bencana tidak hanya terbatas pada hilangnya data dan sumber isu, namun juga ajal dari pekerja yang sungguh diandalkan, keracunan produk, meledaknya metode perlengkapan, kebakaran yang terjadi pada sentra distribusi utama, atau tumpahnya cairan kimia, dan lain sebagainya, sangat mensugesti suatu organisasi. Rencana pencegahan dan pemulihan mampu dengan mudah dimanfaatkan oleh pihak-pihak tertentu dengan menambahkan biaya-ongkos yang tidak perlu yang mau membuat planning tersebut menjadi tidak masuk logika bagi level manajemen. Rencana yang dibuat mesti mencakup definisi yang jelas dari data-data atau record organisasi yang mesti dilindungi. Hal-hal yang harus disingkirkan selama pengerjaan rencana pemulihan yakni rekonstruksi material back-up, kopi, dan file-file yang tidak penting.
Record-record organisasi atau perusahaan mempunyai nilai yang bervariasi. Apakah record tersebut tersimpan secara elektronika ataupun di atas kertas, rencana yang dibentuk mesti mengidentifikasi record-record penting dan historis, adalah record-record yang memuat sejarah perusahaan, perkembangan, pengembangan, operasi, dan donasi yang bersifat kenegaraan, tergolong record-record yang perlu ditindaklanjuti kekontinuitas bisnisnya sesudah bencana. Daftar record penting dibutuhkan untuk menentukan mekanisme melindungi dan merekonstruksi record-record penting yang tersimpan pada media magnetik, optik, atau bentuk lainnya yang berbeda dengan mekanisme melindungi informasi yang terkandung pada media kertas.
Disaster Recovery Plan
Disaster recovery plan merupakan acara yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi yang perlu dijalankan sebelum, saat, dan sehabis bencana. Rencana ini disusun menurut review secara menyeluruh terhadap peristiwa-tragedi yang memiliki potensi, yang meliputi lingkup kemudahan, lokasi geografis, atau industri. Rencana ini juga merupakan pernyataan dari balasan yang tepat untuk proses pemulihan yang bersifat efektif kepada ongkos dan cepat. Oleh alasannya itu, planning yang dibentuk haruslah mengidentifikasi di mana, yang mana, dan bagaimana record-record dapat diperoleh. Review yang harus dijalankan meliputi pendapatdari aneka macam hal di bawah ini :
- Apakah media magnetik, optik, atau microfilm, disimpan pada kabinet yang cocok?
- Apakah ada peraturan melarang merokok di area-area daerah penyimpanan media kertas atau materi-materi kimia ?
- Apakah kotak atau kontainer record acak-acakan di lantai bahkan selama proses permulaan berjalan ?
- Apakah materi-bahan kimia, tergolong yang digunakan di mesin-mesin kantor, disimpan dengan cara yang sempurna dan pada daerah yang sempurna sehingga bencana mampu dikesampingkan atau diminimisasi ?
- Apakah perlengkapan elektrik dimatikan pada simpulan hari ?
- Apakah perlu perlengkapan-perlengkapan yang ada di perusahaan digunakan untuk kebutuhan data rumahan ?
- dan lain-lain
Elemen Utama Yang Perlu Diperhatikan dalam Disaster Recovery Planning
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, disaster recovery merupakan proses menjalankan kembali operasi bisnis dan merekontruksi record-record bisnis yang penting setelah tragedi. Disaster recovery mengidentifikasi dan melindungi semua record penting, baik yang terdapat pada media kertas, hardisk komputer, disk optik, dari proses evakuasi sampai proses rekonstruksi. Untuk kebutuhan ini, ada baiknya jikalau dibahas elemen-unsur utama pada disaster recovery planning. Elemen utama disaster recovery plan dapat dikelompokkan menjadi 3 kategori, yaitu :
- bagian-unsur yang bersifat biasa bagi semua aspek planning
- elemen-komponen saat operasi bisnis dijalankan lagi
- unsur-elemen ketika operasi evakuasi dan pemulihan dikerjakan
Elemen-Elemen Yang Bersifat Umum Bagi Semua Aspek Rencana
Dalam rangka disaster recovery plan menjadi efektif, maka perlu diamati komponen-elemen dasar tertentu. Selagi deskripsi faktual dari bagian-elemen tersebut berubah dari satu kawasan ke kawasan yang lain, pengalaman memperlihatkan bahwa masing-masing mesti terdapat di dalam planning semoga rencana yang efektif dapat dicapai. Elemen-elemen tersebut sebagai berikut :
- pernyataan kebijakan yang terperinci (clear policy statement), mencakup tujuan dan target pemulihan;
- wewenang aktivasi (activation authority), yaitu siapa yang berhak memimpin tim planning pemulihan;
- struktur tugas (task organization), mencakup peran dan fungsi tiap tim atau anggota tim pemulihan;
- tim pemulihan setelah peristiwa (disaster recovery team), yakni anggota tim yang bertugas menjalankan disaster recovery plan;
- layout organisasi (facility floor plan or layout), yaitu tata letak tiap tempat dalam sebuah oraganisasi atau perusahaan;
- mekanisme distribusi isu (information distribution procedure), ialah sistem spesifik untuk menelepon anggota tim pemulihan, vendor, distributor penunjang, supplier, dan semua pihak yang terkait;
- pemantauan kondisi yang berbahaya (monitoring of destructive area);
- traning pekerja (provision for training of employee), merupakan acara untuk melatih para pekerja perihal mekanisme pemulihan;
- hal-hal lain seiring dengan jalannnya proses pemulihan (provision for ongoing review and revision).
Elemen-Elemen Ketika Operasi Bisnis Dijalankan Lagi
Kebanyakan organisasi, mirip rumah sakit, stasiun TV atau radio, maskapai penerbangan, mesti melakukan banyak sekali operasi selama beberapa jam sesudah bencana untuk menjaga konsumen mereka dan kepercayaan masyarakat. Manajemen krisis mempunyai arti bersiap-siap terhadap peristiwa yang mengancam dan tidak diperlukan, dan menawarkan kontinuitas bisnis selama dan sesudah keadaan krisis. Manajemen krisis mempunyai lingkup yang luas dibandingkan manajemen rekonstruksi informasi dan perjuangan evakuasi sesudah bencana. Krisis bisnis diilustrasikan selaku situasi yang berbahaya dan mengancam yang sedang menjalani hal-hal sarat risiko, mirip
- memperluas skala perusahaan;
- sedang di bawah pengawasan media dan pemerintahan;
- operasi usahanya semrawut balau dengan metode dasar organisasi rusak.
Manajemen krisis semestinya didelegasikan ke tim manajemen yang ditunjuk, yang telah mendapatkan pelatihan yang dibutuhkan sehubungan dengan bencana. Manajer dan staf lainnya semestinya konsentrasi pada usaha untuk menjaga tanggung jawab bisnis lazimnya . Terdapat 3 bagian utama yang perlu diperhitungkan dalam manajemen krisis yang merupakan bagian dari proses penyusunan rencana kepada ancaman yang terjadi :
- kesinambungan pimpinan (continuity of authority), memastikan bahwa terdapat kepengurusan yang berkelajutan sesudah terjadinya bahaya;
- kesepakatanpemilihan tim administrasi terhadap tragedi yang terjadi (appointment of a select disaster management team), untuk mengidentifikasi, mengisolasi dan menanggapi krisis yang terjadi;
- perjanjian perihal orang yang harus berbicara terhadap publik untuk memberi klarifikasi mengenai kondisi perusahaan akhir tragedi (appointment of an organization spokesperson).
Elemen-Elemen Ketika Operasi Penyelamatan dan Pemulihan Dilakukan
Penyelamatan dan pemulihan sesudah peristiwa membutuhkan tidak hanya kedekatan dengan tujuan, struktur, personel, operasi dan record yang terorganisasi, tetapi juga pengetahuan prosedur dan teknik pemulihan yang khusus, akomodasi komputer dan lokasi kerja alternatif, sumber sementara dan sukarelawan, penyuplai setempat, biro-distributor peristiwa setempat, dan daftar konsultan yang sanggup menerima amanah.
Elemen utama yang harus dipertimbangkan di dalam membuatkan tahap rekonstruksi dan evakuasi dari disaster recovery plan yaitu :
- tim pemulihan sehabis bencana yang sudah menerima training dan disetujui oleh level manajemen (trained disaster recovery team);
- inventori record seluruh departemen atau organisasi, termasuk record-record penting (inventory of all department records);
- tujuan lokasi operasi alernatif (designation of alternative operating location);
- daftar prioritas pemulihan fungsi-fungsi penting (priority list for restoration of essential functions);
- kontrak dan kesepakatandengan distributor-agen yang khusus mengangani tragedi (contracts and agreements with disaster support);
- daftar sumber poternsial yang hendak dipulihkan (list of other potential recovery resources);
- daftar peralatan dan peralatan organisasi (list of organization salvage equipment and supplies);
- cetak biru atau gosip bangunan, mirip :
- switch catu daya,
- metode pengaturan air dengan valve.
Hal-hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Disaster Recovery Plan
Berikut yaitu daftar hal-hal lain yang perlu diperhitungkan ketika menciptakan Information Disaster Recovery Plan suatu perusahaan :
- memutuskan keamanan para pekerja dan pengunjung pada lokasi di mana mereka berada;
- melindungi record dan informasi penting;
- menentukan keamanan akomodasi dan lokasi-lokasi bisnis;
- menentukan ketersediaan material, perlengkapan, dan peralatan;
- meminimalkan risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan insan atau kegagalan perlengkapan yang dipakai;
- data-data dan kemudahan penting yang lain telah ditata dengan baik sehingga membuat lebih mudah proses pemulihan saat musibah terjadi;
- menentukan kemampuan perusahaan untuk melanjutkan operasi setelah tragedi;
- memulihkan record-record yang hilang atau rusak sehabis tragedi.
Informasi Yang Harus Ada Pada Disaster Recovery Plan
Pengetahuan ihwal lingkup dan batasan disaster recovery plan memutuskan keinginan level administrasi itu bersifat realistik dan rencana memegang peranan penting di dalam menyanggupi sasaran dan tujuan perusahaan.
Disaster recovery plan mesti menampung tindakan dan agresi-aksi yang perlu dilaksanakan jikalau peristiwa terjadi. Sasaran spesifik perusahaan perlu tertulis pada disaster recovery plan. Secara lazim, gosip yang terdapat pada disaster recovery plan harus meliputi hal-hal berikut :
- mengidentifikasi dan memberi dukungan yang cukup terhaap record-record penting perusahaan atau acara utama perusahaan;
- meminimalisir risiko peristiwa yang diakibatkan oleh kesalahan insan dan kegagalan peralatan atau gedung dengan menyelenggarakan program training, pemeliharaan, dan sekuritas;
- memutuskan kesanggupan organisasi untuk beroperasi secara efektif setelah bencana dengan menerapkan kebijakan administrasi, prosedur, dan sumber daya yang diaktivasi pada suasana tragedi;
- memastikan kesanggupan organisasi untuk merekonstruksi info dan record-record yang rusak dengan cepat.
Informasi yang terdapat di dalam disaster recovery plan ditulis, disetujui, diimplementasikan, dan dievaluasi secara periodik untuk mengidentifikasi, melindungi, merekonstruksi, atau menyelamatkan catatan-catatan historis dan penting, serta membentuk mekanisme pelaksanaan operasi bisnis ketika bencana terjadi.
Prasyarat Dalam Pembuatan Disaster Recovery Plan
Sebuah planning untuk melindungi record bisnis akan menjadi tidak efisien kalau record-record yang dilindungi tersebut tidak memiliki nilai historis, administratif, fiskal, penelitian, atau hukum. Untuk merekonstruksi atau menyelamatkan informasi yang tidak penting sangatlah mencampakkan waktu dan uang. Oleh alasannya itu, perlu diperhatikan prasyarat apa saja yang perlu dikerjakan sebelum menciptakan disaster recovery plan. Prasyarat tersebut dijabarkan selaku berikut :
Prasayarat 1: Informasi dipandang sebagai Sumber Daya Perusahaan
Perusahaan yang mengorganisir isu selama siklus hidup informasi, dari pengerjaan atau perumusan berita, sampai ke penggunaan, penyimpanan, pengambilan kembali, dan pembuangan informasi, perlu menempatkan perencanaan terhadap ancaman di dalam acara manajemen total perusahaan.
Prasyarat 2: Asuransi Yang Cukup
Disaster recovery plan merupakan bentuk asuransi. Proses penyusunan rencana merekomendasikan biar acara asuransi bisnis dimanfaatkan untuk melindungi aset perusahaan dan menyediakan perlindungan liabilitas. Program ini semestinya sudah diidentifikasi dan dilengkapi proteksi terhadap risiko dan ancaman tertentu. Disaster recovery plan mengidentifikasi risiko tertentu seperti terjadinya banjir data pada tempat penyimpanan, kebakaran, angin puting-beliung, yang membahayakan record-record yang tersimpan secara elektrik.
Prasyarat 3: Program Record Yang Penting
Pada ketika terjadinya bencana, proses pemulihan dapat sangat menyantap biaya. Oleh alasannya itu, penting bila record-record yang dilindungi, dipulihkan, direkonstruksi berisi gosip penting bagi kelanjutan operasi perusahaan. Identifikasi dan perlindungan record-record yang penting ini merepresentasikan area di mana acara penyimpan record-record penting dan disaster recovery plan saling overlap.
Prasyarat 4: Jadwal Penyimpanan Record
Program penyimpan record-record penting dibangun berdasarkan acara penyimpan record yang terorganisir. Jadwal penyimpan record merupakan daftar yang memuat record-record, yang mengindikasikan serangkaian waktu yang perlu dijalani di lingkup kantor, pusat data, dan kapan gosip record ini dapat dihapus. Jadwal penyimpan record mesti dibuat sebelum disaster recovery plan. Jadwal ini menyediakan gosip penting tentang lokasi record, media daerah penyimpanan record, sistem perlindungan, dan nilai record individual.
Prasyarat 5: Sistem Klasifikasi dan Penggunaan Kembali Record
Record-record yang tidak diklasifikasikan dengan baik tentunya akan mengembangkan ongkos disaster recovery planning. Kendala utama adalah pada umumnya record-record belum dikelompokkan dalam unit file.
Prasyarat 6: Program Sekuritas Yang Cukup
Program sekuritas untuk akomodasi dan info menawarkan kerangka kerja yang dapat dieksplorasi lebih lanjut pada pengerjaan disaster recovery plan. Program sekuritas setidaknya menampung proteksi password komputer, perlindungan berita para pekerja, pembatasan kawasan terusan, detektor asap, dan lain sebagainya.
Perencanaan Yang Komprehensif Terhadap Disaster Recovery Plan
Sehubungan dengan tragedi yang ada, terdapat aneka macam tipe kerusakan atau kehilangan yang perlu dipertimbangkan, adalah :
- kemudahan fisik (gedung, komputer, inventori, atau kawasan kerja rusak);
- kanal ke kemudahan (ruang belakang layar);
- gosip (komputer rusak, harddisk crash);
- terusan ke info (tidak terdapat jalan masuk database secara remote);
- sumber daya insan (bikinan, manager, pendukung).
Disaster recovery plan yang komprehensif harus mengalamati semua yang diharapkan untuk mendukung operasi bisnis yang sedang berjalan. Hal ini memiliki arti setiap elemen fisik, setiap perangkat lunak, setiap sumber daya manusia, dan setiap proses bisnis perlu dipelajari dan dialamati. Informasi operasi dan finansial juga perlu dimasukkan. Rencana yang efektif mampu mengenali semua bencana yang memiliki potensi, dimulai dari perilaku alam sampai teroris atau cyber-disasters.
Analisis berantai merupakan teknik yang berkhasiat untuk mengalamati proses pemulihan aset fisik perusahaan. Bagian rencana ini semestinya mengalamati bagaimana berafiliasi dengan akomodasi penyimpanan dan manufaktur, sistem entri pesanan, pengepakan, sistem pembayaran, sparepart, layanan pelanggan, yang tidak tersedia. Karena waktu merupakan komponen utama, maka perlu untuk mengurangi waktu pemulihan untuk proses dan aplikasi penting sampai 24 jam atau kurang, dan untuk aplikasi yang kurang penting sampai 4 hari.
Tiga tipe solusi yang perlu diperhitungkan sebagai bagian dari proses perencanaan, ialah :
- perusahaan mampu membangun metode yang redundansi, seperti memiliki dua buah pabrik yang terpisah lokasinya;
- melaksanakan persetujuanatau kerja sama dengan pusat data sehubungan dengan backup isu penting
- mengasuransikan fasilitas-kemudahan tertentu sehingga mampu mengurangi ongkos dikala peristiwa terjadi
Biasanya perusahaan menentukan untuk mengkombinasikan ketiga penyelesaian di atas. Vendor peralatan merupakan bagian yang penting lainnya. Biasanya vendor mempunyai peralatan, staf, sumber finansial yang cukup untuk membantu dengan segera ketika bencana terjadi. Hal penting yang lain sehubungan dengan disaster recovery plan adalah keperluan untuk mensosialisasikan disaster recovery plan itu sendiri.
Langkah-Langkah Untuk Mengatasi Bencana Sehubungan Dengan Disaster Recovery Plan
Setelah disaster recovery plan dibuat, maka perusahaan telah mempunyai aliran untuk menghadapi bencana. Lalu bagaimana langkah-langkah yang dapat diambil untuk menghadapi tragedi ? Berikut diberikan tindakan yang mampu dibarengi :
- menerima wewenang untuk melaksanakan disaster recovery plan dan membentuk anggota tim
- menyediakan training dan pendidikan keselamatan bagi anggota tim secukupnya
- pada keadaan bencana, lakukan mekanisme keselamatan dan evakuasi dahulu
- membunyikan alarm tanda ancaman dan menginformasikan layanan emergensi
- menginformasikan tipe peristiwa pada administrasi atas
- mulai memanggil anggota tim pemulihan kepada peristiwa
- semua anggota, level administrasi, dan departemen keamanan harus mempunyai kopi sketsa gedung yang menginformasikan jalan keluar dan perlengkapan keselamatan
- menaksir kerusakan
- mengimplementasikan prosedur untuk melindungi record-record penting pada lokasi masing-masing
- memberi tanda bab-bagian yang rusak dan mengelompokkan bab yang rusak dengan bagian yang tidak
- untuk tragedi yang besar, lakukan konferensi dengan perusahaan yang khusus menangani pemulihan perusahaan balasan tragedi
- berikutnya menciptakan kesepakatandengan perusahaan tersebut untuk melaksanakan pemulihan
- melaksanakan pemulihan
Keuntungan Adanya Disaster Recovery Plan
Bagian terakhir dari makalah ini membahas keuntungan dari dibuatnya disaster recovery plan. Adapun laba yang didapat perusahaan yakni :
a. memperbaiki sistem perlindungan kepada aset penting perusahaan
b. menciptakan metode proteksi info atau data-data perusahaan lebih efektif
c. mengurangi risiko tragedi akhir kesalahan insan
d. memperbaiki manajemen perusahaan, dll.