Fungsi-fungsi Dalam Manajemen
Fungsi administrasi ialah bagian-komponen dasar yang akan selalu ada dan melekat didalam proses administrasi yang dapat dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi administrasi yakni usaha mencapai tujuan dengan cara-cara yang terbaik, ialah dengan pengeluaran waktu dan uang yang paling sedikit, biasanya dengan penggunaan akomodasi yang ada sebaik mungkin. Fungsi administrasi pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis berjulukan Henry Fayol pada awal masa ke-20. Ketika itu, beliau menyebutkan lima fungsi manajemen adalah mendesain, mengurus, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan.
Berbagai fungsi Manajemen dikemukakan para andal dengan persamaan dan perbedaan. Beberapa usulan para hebat tersebut adalah:
a) Harold Koontz and Cyril O’Donnell
Planning (Perencanaan); Organizing (Pengorganisasian); Staffing (Penyusunan Pegawai); Directing (Pengarahan); Leading (Memimpin); Controlling (Pengendalian).
b) Henry Fayol
Planning (Perencanaan); Organizing (Pengorganisasian); Commanding (Pemberian Komando); Coordinating (Pengkoordinasian); Controlling (Pengendalian).
a) AF. STONER
Planning (Perencanaan); Organizing (Pengorganisasian); Leading (Memimpin); Controlling (Pengendalian).
d) George R. Terry
Planning (Perencanaan); Organizing (Pengorganisasian); Actuating (Pelaksanaan); Controlling (Pengendalian).
Secara keseluruhan prosedur kerja dari fungsi-fungsi administrasi yang dikemukakan di atas dapat digambarkan selaku berikut :
Dari Gambar di atas ditunjukkan bahwa aktivitas administrasi bermula dari adanya gosip untuk mempergunakan sumber daya yang tersedia (natural resources) maupun sumber daya insan (natural resources) untuk memenuhi cita-cita dan kebutuhan manusia itu sendiri. Untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya, kegiatan tersebut perlu dilakukan secara manajerial lewat fungsi-fungsi administrasi.
Sedangkan jika dilihat dari masing-masing fungsi tersebut, tampakbahwa hampir semua ahli sepakat tentang Planning, Organizing dan Controlling walaupun terdapat beberapa aksesori. Sedangkan yang paling banyak berbeda pada perumpamaan Actuating. Walaupun dalam menyebutkan fungsi-fungsi administrasi itu tadi ada yang berlawanan, tetapi maksudnya yaitu sama.
Misal bahwa fungsi : Planning seluruhnya sama, hanya ke dalam planning mampu dimasukan bagian anggaran. Organizing, cuma ada yang ditambah dengan staffing (penyusunan pegawai) dan atau assembling resource (penyusunan sumber-sumber). Actuating, ada yang memakai Commanding, Coordinating-Directing dan Directing-Coordinating. Controlling, ada juga yang menggunakan ungkapan reporting.Tetapi pada umumnya adalah sama, cuma dengan istilah yang berlainan.
Gambar Fungsi manajemen berdasarkan James Stoner
A. Perencanaan (Planing)
Perencanaan merupakan fungsi administrasi yang primer, adalah tahapan yang mendahului dan menjadi pondasi kepada fungsi-fungsi administrasi yang lainnya Perencanaan ialah tahapan permulaan dari proses manajemen. Oleh alasannya itu, kemampuan untuk melaksanakan penyusunan rencana ialah salah satu fungsi dan tugas manajer, dimana manajer harus punya kemampuan untuk menyaksikan kala depan yang mau dicapai, dengan pengalaman kala lalu, dengan usulankekuatan dan kekurangan organisasi, yang pada balasannya mereka mesti merumuskan planning program kerja.
Adanya perencanaan menawarkan persepsi yang menyeluruh kepada sebuah pekerjaan yang harus dilakukan dan mampu menjadi tuntutan bagi pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan menjadi efektif dan efisien. Perumusan penyusunan rencana merupakan penetapan balasan terhadap keenam pertanyaan berikut :
Ø Tindakan apa yang harus dilakukan ?
Ø Apakah sebabnya langkah-langkah itu harus dilaksanakan ?
Ø Dimanakah langkah-langkah itu mesti dikerjakan ?
Ø Kapankah langkah-langkah itu dilaksanakan ?
Ø Siapakah yang mau melakukan langkah-langkah itu ?
Ø Bagaimanakah caranya melakukan tindakan itu ?
Menurut G.R. Terry dalam buku Principle of management menandakan bahwa keuntungan-keuntungan dari proses perencanaan yakni:
Ø Dengan adanya penyusunan rencana kegiatan akan menjadi terorganisir dan bermaksud
Ø Meminimalkan langkah-langkah-langkah-langkah yang tidak produktif
Ø Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja
Ø Perencanaan menjadikan fasilitas-fasilitas yang ada dalam perusahaan dipergunakan dengan sebaik-baiknya
Ø Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap
Ø Perencanaan juga memberikan landasan untuk pengawasan
B. Pengorganisasian (Organizing)
Organizing yang dimaksud adalah suatu proses mengelompokan aktivitas yang diperlukan, yakni penetapan susunan organisasi serta peran dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi, serta memutuskan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut. Menurut Chester I. Bannard, organisasi yakni suatu sistem mengenai perjuangan-perjuangan koordinasi yang dijalankan oleh dua orang atau lebih. Dimock, menyatakan organisasi adalah perpaduan secara sistematis dari bagian-bab yang saling ketergantungan /berhubungan untuk membentuk suatu kesatuan yang lingkaran lewat kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam pencapaian tujuan yang telah diputuskan. Istilah pengorganisasian berdasarkan S.C. Certo diartikan sebagai “proses terciptanya penggunaan secara tertib terhadap semua sumber daya yang dimiliki oleh sistem administrasi.” Secara tertib menekankan bahwa penggunaan itu berdasarkan pada tujuan dan penggunaan sumber daya yang benar sehingga tidak menimbulkan pemborosan sumber daya dalam proses pencapaian tersebut. Terdapat tiga (3) karakteristik biasa organisasi yakni :
a) Terdiri dari sejumlah insan
b) Mempunyai tujuan tertentu yang ingin diraih
c) Memiliki formalitas yang menertibkan peran setiap orang.
C. Pengarahan (Directing)
Pengarahan dapat diartikan sebagai aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat bawahan untuk bersedia memahami dan menyumbangkan pikiran dan tenaganya secara efektif dan efisien untuk meraih tujuan yang telah ditetapkan. Berarti ruang lingkup pengarahan pembuatan sumber daya manusia yang efektif dan efisien.
Menurut Downey dan Erickson (1992), pengarahan bertujuan untuk :
1. Menentukan keharusan dan tanggung jawab
2. Menetapkan hasil yang mesti dicapai
3. Mendelegasikan wewenang yang dibutuhkan
4. Menciptakan kehendak untuk sukses
5. Mengawasi agar pekerjaan betul-betul dilakukan
Kaprikornus pengarahan meliputi perjuangan memimpin, mengawasi, memotivasi, mendelegasi, dan menilai mereka Anda manajemeni (pimpin). Para manajer sedang mengarahkan, kalau mereka memantau semoga perjuangan dari setiap individu difokuskan untuk meraih target bareng organisasi. Pengarahan merupakan jantung dari proses administrasi dan harus didasarkan pada planning organisasi yang baik, yang memilih tanggung jawab, wewenang dan evaluasi.
Fungsi pengarahan juga dapat diartikan sebagai peran untuk membuat organisasi tetap hidup, untuk menciptakan kondisi yang menumbuhkan minat kerja, kekuatan untuk bertindak, pedoman yang imajinatif dan kalangan kerja yang berkelanjutan. Tujuan ini diraih dengan kualitas kepemimpinan yang ditunjukkan oleh manajer.
D. Pengawasan (Controlling)
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian ialah salah satu fungsi manajemen yang berupa menyelenggarakan evaluasi, kalau perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilaksanakan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud mencapai tujuan yang sudah digariskan semula. Pengawasan sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau perusahaan Karena, pada dasarnya pengawasan manajemen yaitu suatu usaha sistematik untuk memutuskan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang metode info umpan balik, membandingkan aktivitas nyata dengan kriteria yang sudah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil langkah-langkah koreksi yang diharapkan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan dipakai dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Langkah-langkah dalam menyelenggarakan pengawasan mencakup:
a) Penetapan kriteria. Standar ialah patokan untuk mengukur hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan. Standar umumnya dibedakan dalam bentuk kualitatif dan kuantitatif. Standar kualitatif merupakan pendapat umum diukur bukan berdasar angka, sedangkan kuantitatif didasarkan pada satuan tertentu misal jam kerja , unit, ongkos, pendapatan, investasi dan sebagainya.
b) Membandingkan hasil dengan patokan. Ini dilaksanakan untuk mengenali seberapa jauh penyimpangan yang terjadi. Disamping itu perjuangan ini mampu ditujukan untuk antisipasi dini terhadap resiko yang mungkin terjadi.
Tindakan koreksi. Tindakan ini ditujukan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala acara, budi serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana dan standarnya
3. Manajer Dalam Manajemen
Manajer ialah seorang perencana, pengorganisasi, pemimpin (atau pengarah) dan pengawas. Manajer dapat diklasifikasikan dengan dua cara, adalah: berdasarkan tingkatan manajemen dalam suatu organisasi dan menurut aktivitas-aktivitas organisasi untuk mana mereka bertanggung jawab. Tingkatan administrasi dalam organisasi akan membagi manajer menjadi tiga kelompok yang berlainan, ialah:
1. Manajer Lini-pertama (First Line Manager)
Tingkatan terendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Disebut manak\jemen lini/garis-pertama (first-line atau first-level). Para manajer ini sering disebut dengan kepala atau pimpinan (leader), mandor (foreman), dan penyelia (supervisor). Misalnya yakni: mandor dalam pabrik, kepala seksi yang pribadi membawahi tenaga manajemen dan pembukuan.
2. Manajer menengah (Middle Manager)
Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan aktivitas-aktivitas para manajer yang lain dan adakala juga karyawan operasional. Para manajer ini sering disebut manajer departemen, kepala pengawas (superintendents), dan sebagainya. Misalnya kepala bagian yang membawahi beberapa kepala seksi, atau kepala sub divisi yang membawahi beberapa kepala bagian.
3. Manajer puncak (Top Manager)
Lazimnya menyebut manajer puncak selaku General Manajer, Presiden Direktur, CEO (Chief Executive Officer). Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif. Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Sebutan bagi manajer puncak ialah direktur, presiden, kepala divisi, wakil presiden senior, dan sebagainya.
Tingkatan-tingkatan administrasi dalam suatu organisasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar Tingkatan Manajer dalam organisasi
Perbedaan tingkatan administrasi akan membedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang dilaksanakan. Ada dua fungsi utama manajemen, yaitu manajemen admisnistratif dan administrasi operatif. Manajemen administratif lebih memiliki masalah dengan penetapan tujuan dan kemudian penyusunan rencana, penyusunan kepegawaian, dan pengawasan aktivitas-kegiatan yang terkoordinasi untuk meraih tujuan. Sedangkan manajemen operatif lebih meliputi acara memotivasi, supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka dalam pencapaian hasil secara efektif. Pada tingkatan administrasi rendah, para manajer akan banyak melakukan fungsi manajemen operatif. Semakin tinggi tingkatannya, mereka lebih terlibat dengan manajemen administratif. Tetapi tidak ada posisi manajemen yang cuma melakukan salah satu saja, operatif atau administratif, semua tingkatan memiliki kedua komponen tersebut. Pada tingkatan administrasi rendah (first line), para manajer lebih banyak melakukan fungsi manajemen operatif. Semakin tinggi tingkatannya, maka mereka lebih terlibat dengan fungsi administrasi administratif.
Gambar Perbedaan Fungsi Manajemen Terhadap