Sistem Inventory dengan Menggunakan Metode Persediaan FIFO dan Average
Pada lazimnya metode transaksi yang ada saat ini dapat dibilang sungguh manual. Untuk transaksi pembelian, bab pembelian mengantarPO (pesanan) atau memesan barang kepada supplier lewat telepon. Supplier akan mengirimkan barang dibarengi dengan faktur pembelian dan surat jalan. Pada dikala barang sudah diterima dan cocok dengan surat jalan yang ada, maka bagian pembelian akan memberikan tanda terima kepada supplier dan barang disimpan di gudang. Tanda terima itu yang dibentuk menjadi laporan pembelian harian yang akan diserahkan terhadap owner.
Sedangkan untuk transaksi pemasaran, customerdapat melaksanakan pemesanan pada bab pemasaran melalui telepon atau dengan DO pesanan (khusus bagi yang telah manjadi langganan) atau customer dapat pribadi tiba dan membeli barang, kemudian bagian pemasaran akan membuat faktur pemasaran dan surat jalan. Untuk customer yang berbelanja secara pribadi dan mengeluarkan uang lunas, maka faktur penjualan yang orisinil eksklusif diberikan, beserta dengan barang yang dijual kepada customer. Sedangkan, bagi customer yang memesan melalui telepon atau DO pesanan dan membayar secara kredit, maka barang akan dikirimkan terhadap customer beserta surat jalan dan salah satu copy dari faktur pemasaran. Kemudian customer akan menawarkan tanda terima untuk dipakai dalam menagih. Faktur- faktur penjualan yang transaksi nya terjadi pada hari itu dibentuk menjadi laporan pemasaran harian yang hendak diserahkan kepada owner.
Dengan cara manual maka perhitungan harga pemasaran tidak bisa dilaksanakan dengan segera. Hal ini bisa menghambat kinerja dan penentuan harga tidak dihitung secara akurat. Dan untuk transaksi-transaksi lain, seperti pencatatan kartu stok, pengerjaan penagihan, dan lain-lain dijalankan dengan pencatatan dan perkiraan yang masih secara manual juga. Dengan metode yang mirip ini, sering terjadi “human error”, sehingga diperlukan metode transaksi yang terkomputerisasi untuk lebih memaksimalkan metode yang ada di dalam perusahaan.
FIFO dan Average
a. First-in, First-out (FIFO)
Metode FIFO mengasumsikan barang yang lebih dahulu dibeli ialah barang yang hendak dijual pertama kali dijual. Metode FIFO kadang-kadang tidak nampak secara eksklusif pada ajaran fisik dari barang tersebut alasannya pengambilan barang dari gudang lebih didasarkan pada pengaturan barangnya. Dengan demikian meode FIFO lebih nampak pada perkiraan harga pokok barang. Dalam sistem FIFO, ongkos yang digunakan untuk membeli barang pertama kali akan dimengerti selaku Cost of Goods Sold (COGS). Untuk perhitungan harga maka digunakan harga dari stok barang dari transaksi yang terdahulu.
b. Average
Metode average mengasumsikan barang yang ada untuk dijual memiliki harga yang sama untuk setiap unitnya. Dalam tata cara ini, bila persediaan barang berasal dari dua transaksi atau lebih dengan harga yang berlawanan maka digunakan persamaan 1 untuk mengkalkulasikan harga pokoknya.
HPP = ∑ (harga * jumlah barang) / total barang.
Dimana harga dan jumlah barang diambil mulai dari transaksi paling awal.
ER-Diagram
Gambar ERD sistem inventori
Pada ER Diagram diatas, tabel stok digunakan untuk menolong menciptakan perhitungan harga. Pada tabel ini disimpan pula tanggal pembelian barang. Sedangkan di tabel barang yang disimpan adalah harga yang sudah dijumlah ulang.
Uji Coba Implementasi program.
Proses FIFO
Pada gambar, tabel proses 1 terbentuk, sehabis terdapat data pembelian faktur FB0001 dan FB0002, dimana FB0001 pada tanggal 01/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 1000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 2000. FB0002 pada tanggal 02/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 3000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 4000.
Gambar Tabel Proses input data pembelian
Setelah terdapat data pemasaran faktur FJ0001 pada tanggal 03/12/2005 yang berisi penjualan atas barang BHA001 sebanyak 15 buah seharga 5000 dan BMO001 sebanyak 15 buah seharga 10000, maka tabel proses bermetamorfosis seperti pada gambar. Dimana data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 01/12/2005 secara otomatis terhapus dan data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 02/12/2005 berkembang menjadi 5 buah.
Gambar Tabel Proses input data penjualan
Tabel proses input data pemasaran tersebut di atas diprose sehingga menghasilkan tabel barang yang baru, seperti tampak pada gambar 4. Dan sesudah dimasukkan data retur penjualan faktur RJ0001 pada tanggal 04/12/2005 yang berisi retur pemasaran barang BHA001 sebanyak 1 buah dengan hpp 1000. Retur menyertakan record baru pada tabel proses.
Gambar Tabel Proses setelah retur pemasaran
Pada gambar tabel proses 3 berubah menjadi tabel proses 4, setelah dimasukkan data retur penjualan faktur RB0001 pada tanggal 04/12/2005 yang berisi retur pembelian barang BHA001 sebanyak 1 buah. Data retur meminimalkan jumlah barang BHA001 menjadi 4.
Gambar Tabel Proses setelah retur pembelian.
Dari transaksi-transaksi yang terjadi diatas, maka terbentuklah kartu stok untuk barang BHA001 mirip pada gambar. dan BMO001 pada gambar. Kedua kartu stok itu berasal dari database stok, seperti pada gambar.
Gambar Kartu Stok Barang BHA001 sesudah proses FIFO
Kartu stok diatas terbentuk setelah adanya transaksi yang diproses dengan memakai metode FIFO, baik pembelian, pemasaran, maupun retur. Kartu stok menghasilkan history dari sebuah barang. Demikian juga dengan kartu stok BMO001, seperti pada gambar.
Gambar Kartu Stok Barang BMO001 sesudah proses FIFO
Proses Average
Pada gambar, tabel terbentuk sesudah terdapat data pembelian faktur FB0001 dan FB0002, dimana FB0001 pada tanggal 06/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 1000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 2000. FB0002 pada tanggal 02/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 3000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 4000. Karena yang digunakan sistem Average, maka record yang ada cuma 1 untuk setiap arahan barang, dan setiap ada transaksi maka record tersebut yang berubah sesuai dengan data transaksi yang diproses.
Gambar Tabel Proses input data pembelian
Setelah terdapat data penjualan faktur FJ0001 pada tanggal 07/12/2005 yang berisi penjualan atas barang BHA001 sebanyak 15 buah seharga 5000 dan BMO001 sebanyak 15 buah seharga 5000, maka tabel proses berubah menjadi seperti pada gambar 9. Dimana data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 01/12/2005 secara otomatis terhapus dan data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 06/12/2005 berubah menjadi 5 buah.
Gambar Tabel barang dengan HPP yang sudah dihitung ulang
Dari tabel pada gambar, berubah menjadi tabel pada gambar, sehabis dimasukkan data retur penjualan faktur RJ0001 pada tanggal 08/12/2005 yang berisi retur penjualan barang BHA001 sebanyak 1 buah dengan hpp 1000. Dengan demikian, HPP dari barang BHA001 yang semula 2000 berkembang menjadi 1833, balasan bertambahnya barang BHA001 sebanyak 1 buah dengan HPP 1000.
Gambar Tabel perkiraan HPP sesudah terjadi retur
Dari transaksi-transaksi yang terjadi diatas, maka terbentuklah kartu stok untuk barang BHA001 seperti pada gambar. dan BMO001 pada gambar. Kedua kartu stok itu berasal dari database stok, seperti pada gambar.
Gambar Kartu Stok Barang BHA001 setelah proses Average
Kartu stok diatas terbentuk sesudah adanya transaksi yang diproses dengan menggunakan sistem Average, baik pembelian, penjualan, maupun retur. Kartu stok menciptakan history dari sebuah barang.
Gambar Kartu Stok Barang BMO001 sesudah proses Average