Menurut Hansen & Mowen Biaya adalah kas atau nilai setara kas yang dikorbankan untuk menerima barang atau jasa yang dibutuhkan memberi faedah saat ini atau di era depan bagi organisasi.
Secara biasa : Biaya yaitu semua pengorbanan yang perlu dilaksanakan untuk sebuah proses buatan, yang dinyatakan dengan satuan uang menurut harga pasar yang berlaku, baik yang telah terjadi maupun yang mau terjadi. Perbedaan beban dengan biaya, antara lain :
- Biaya mampu dibedakan dengan beban, semua beban ialah biaya tetapi tidak semua ongkos menjadi beban.
- Perbedaan, biaya merupakan pengorbanan yang diharapkan keuntungannya era sekarang maupun di era mendatang, tetapi beban merupakan biaya yang sudah dipakai dan tidak lagi mampu memberi faedah di abad yang mau datang.
- Contoh : Biaya = pembelian materi baku, sewa daerah, pembelian aset, dll. Beban = beban listrik, beban honor, beban manajemen, dll.
- Perbedaan lain ada pada penyajiannya dalam pembukuan keuangan. Jika beban disajikan dalam laporan keuntungan-rugi perusahaan, maka biaya dilaporkan dalam laporan arus kas.
- Beban yang terjadi pada kegiatan operasional perusahaan yang sehat lebih kecil dari pemasukan yang diperolehnya, jika tidak maka ditentukan bahwa perusahaan tersebut mengalami kerugian
Metode pembebanan ongkos dibagi menjadi tiga, antara lain :
A.Direct Tracing (Penelusuran Langsung).
Direct tracing ialah pencarian yang dilakukan untuk mengidentifikasi dan membebankan ongkos yang berkaitan langsung dan fisik dengan sebuah objek biaya. Penelusuran pada umumnya dilakukan dengan cara pengamatan fisik bagian pembentuk produk. Misalnya biaya untuk menciptakan suatu baju antara lain bahan kain, kancing, benang, resleting, tenaga kerja, dan lain sebagainya. Penelusuran langsung memiliki kekurangan pada pembebanan ongkos atas hal-hal yang secara tidak langsung bekerjasama dengan suatu produk, misalnya jasa listrik, depresiasi alat, dll.
B. Driver Tracing (Penelusuran Penggerak).
Driver tracin dapat diartikan sebagai penggunaan penggerak acara untuk membebankan biaya pada objek ongkos. Penggerak (driver)diartikan selaku aspek yang menyebabkan pergeseran dalam penggunaan sumber daya dan memiliki relasi alasannya-akibat dengan ongkos yang berhubungan dengan objek biaya. Driver tracing umumnya kurang akurat bila daripada sistem pencarian pribadi.
C. Inderict Cost/Allocation (Biaya Tak Langsung/Alokasi).
Biaya tidak pribadi ialah biaya-biaya yang tidak memiliki relasi kausal secara eksklusif dengan sebuah objek ongkos, sehingga tidak memungkinkan untuk membebankan ongkos dengan cara pencarian langsung maupun lewat penggagas (driver). Sebagai balasan dari tidak adanya relasi antara biaya yang terjadi dengan objek ongkos maka pengalokasian biaya tidak eksklusif dapat dikerjakan dengan memakai estimasi dan perkiraan manajer keuangan.
Sistem akuntansi administrasi dibentuk untuk mengukur & membebankan biaya pada entitas yang disebut objek biaya. Objek ongkos merupakan sebuah tujuan atau target dimana biaya diukur dan dibebankan sesuai dengan satuannya. Objek biaya dapat berupa apapun, seperti : produk, pelanggan, departemen, proyek, dll. Keakuratan yakni sebuah konsep yang relatif & harus dikerjakan secara wajar & logis kepada penggunaan tata cara pembebanan ongkos. Tujuannya : mengukur & membebankan biaya dari sumber daya yang disantap objek ongkos.
Ungkapan : “lebih baik kurang namun benar ketimbang besar namun tidak akurat”.
Pembebanan ongkos yang terdistorsi mampu menghasikan keputusan salah & penilaian jelek. Contoh : Jika seorang manajer menjajal memutuskan untuk melanjutkan bikinan listrik secara internal/membelinya dari perusahaan kemudahan umum setempat, maka evaluasi secara akurat perihal besarnya biaya memproduksi listrik merupakan hal dasar yang mesti dianalisis.