Apa yg terlintas di pikiran ananda tatkala mendengar kata resepsionis atau front office? Istilah ini mungkin sudah sering ananda dengar di setiap kantor. Biasanya resepsionis / receptionist / front office mampu ananda dapatkan di hotel, rumah sakit, cafe hingga kejaksaan negri & kantor lainnya.
Sama dgn namanya, peran utama resepsionis yaitu mendapatkan klien atau tamu yg datang. Profesi ini mempunyai kiprah penting, lantaran seorang resepsionis wajib menjunjung tinggi nama perusahaan.
Jika ananda tertarik menjadi receptionist, tetapi belum memiliki citra tugas & skill yg harus dimiliki, jangan galau dahulu.
Kamu akan mendapat info lengkap melalui artikel berikut ini. Sehingga ananda dapat memikirkan & mengenali tugas untuk menjadi resepsionis.
Daftar Isi
Apa itu Resepsionis
Pengertian resepsionis adalah karyawan dlm suatu perusahaan yg peran terutama menyambut & mendapatkan tamu.
Resepsionis yakni image kantor, alasannya menjadi wajah pertama perusahaan yg akan bertemu dgn tamu maupun konsumen. Oleh karena itu, peran tersebut sungguh penting.
Terkadang resepsionis disebut sebagai sekretaris perusahaan. Beberapa orang pula menyamakan kiprah kedua profesi tersebut. Karena tugas keduanya mempunyai kesamaan, yaitu menyapa & melayani tamu atau konsumen.
Jenis perusahaan yg sering memakai resepsionis yakni perusahaan jasa & perhotelan. Tempat kerja resepsionis ada di depan kantor dgn meja resepsionis.
Resepsionis mesti mempunyai wawasan yg luas, semoga mampu memberi pelayanan terbaik dan menjawab setiap keperluan para konsumen.
Fungsi & Tujuan Resepsionis
Fungsi Sebagai Record Keeper
Sebagai seorang resepsionis, ananda perlu memahami prosedur mendapatkan & memberikan pesan kembali. Seperti pesan dlm bentuk goresan pena maupun lisan. Karena umumnya, para tamu yg datang sering menitipkan aneka macam jenis pesan pada seseorang.
Fungsi ini menuntut receptionist untuk pandai mengerti bahasa. Bukan cuma bahasa verbal, tetapi pula goresan pena.
Selanjutnya kepala Manager yg akan mengawasi tugas resepsionis, sehingga ananda harus bersikap profesional, siap & sigap.
Fungsi Sebagai Diplomat
Seorang diplomat dituntut supaya pintar dlm bernegosiasi. Para tamu kadang kala mengajukan aneka macam pertanyaan. Jika seorang resepsionis tak mendapatkan balasan niscaya, maka tunda dgn bahasa yg sopan & baik.
Tamu di lokasi pula memiliki maksud & tujuan yg berbeda. Resepsionis harus paham tujuan yg ingin dijalankan, kemudian menjadi wakil perusahaan dlm memberi keputusan & bertindak selaku diplomat sesuai mekanisme kantor.
Sumber dr Informasi
Fungsi resepsionis ialah sebagai sumber berita untuk menjawab setiap pertanyaan tamu. Oleh lantaran itu, resepsionis wajib mempertahankan hubungan baik dgn departemen lain., khususnya yg bermasalah dgn kepentingan tamu.
Hubungan baik dgn departemen lain akan memudahkan pekerjaan ananda sebagai front office dan menjadi salah satu sumber informasi.
Guest Analyst
Pekerjaan & tugas resepsionis salah satunya ialah mengevaluasi tamu yg datang. Kepandaian memilah gosip pada tamu ialah hal yg penting untuk menjaga keamanan. Hingga meneliti gerak gerik tamu yg berpeluang merugikan & mencurigakan.
Sebagai Sales
Pada perusahaan jasa & perhotelan, seorang resepsionis pula bertindak selaku sales. Yakni menjual setiap produk maupun jasa perusahaan dgn meyakinkan konsumen.
Syarat Menjadi Resepsionis
Jika ananda ingin menjadi resepsionis, ananda mesti memenuhi beberapa patokan berikut ini:
Keterampilan
- Keterampilan Teknis : Untuk melayani tamu, resepsionis harus menggunakan meja resepsionis. Pandai memakai komputer & telepon.
- Keterampilan Berkomunikasi : Seorang resepsionis harus mampu berkomunikasi dgn baik dengan-cara efektif, efisien, sederhana & mudah diketahui.
Pengetahuan
- Pengetahuan Umum : Seorang resepsionis harus mempunyai pengetahuan lazim karena ia mendapatkan tamu dgn berbagai latar etnis & budaya. Harus mengetahui pula planning perusahaan untuk memperlihatkan posisi tatkala diminta. Keahlian bahasa asing pula perlu bagi resepsionis.
- Pengetahuan Khusus : Pengetahuan khusus ini meliputi ketelitian untuk menghitung akun tamu, menulis informasi tamu & hal penting yg berhubungan dgn tamu.
Kepribadian
Beberapa kepribadian yg harus dimiliki seorang resepsionis selaku patokan:
- Gigih
- Cerdas
- Baik
- Sopan
- Ramah
- Bijaksana
- Bertanggung jawab
- Loyalitas
- Tanggap
Baca Juga : Tugas Guru : Pengertian, Tanggung Jawab & Kompetensi Guru
Tugas Resepsionis
Berikut merupakan beberapa peran utama dr seorang resepsionis dlm perusahaan:
Menerima Kemudian Menghubungkan Telepon Masuk
Tugas utama dr receptionist adalah menerima telepon masuk dr aneka macam sumber & menghubungkan pada yg dituju.
Perusahaan menerapkan instruksi etik bagi resepsionis biar menerima telepon dgn baik. Demi menjaga reputasi perusahaan, seorang resepsionis dituntut memakai gaya bahasa yg baik.
Menghubungi Beberapa Nomor Telepon
Setiap devisi dlm perusahaan pasti memiliki berbagai kepentingan, resepsionis disini akan bertugas untuk menghubungkan kepentingan tersebut.
Contohnya relasi antar devisi dlm perusahaan mesti disambungkan resepsionis lebih dahulu semoga acara tertata dgn baik.
Menyampaikan Pesan
Tugas resepsionis selanjutnya yaitu memberikan setiap pesan dr divisi lain, para tamu maupun pihak eksternal. Tentu penyampaian pesan harus sesuai mekanisme perusahaan dgn memakai nomor telepon perusahaan.
Pesan yg sudah tersampaikan akan ditulis pada laporan aktivitas harian sebagai bukti bahwa pekerjaan tersebut sudah selesai.
Klasifikasi untuk Menjadi Resepsionis
Background Pendidikan
Jika ananda ingin menjadi resepsionis hal pertama yg harus diperhatikan ialah background pendidikan. Syarat sekurang-kurangnyaseorang resepsionis umumnya tamat pendidikan D3 atau S1.
Kesiapan Mental
Mental yg kuat & berlapang dada merupakan syarat utama menjadi resepsionis. Biasanya perusahaan akan melaksanakan pengujian & pelatihan pada proses recruitment calon karyawan baru.
Siap Berkomunikasi dgn Baik
Kemampuan berkomunikasi merupakan yg paling utama untuk menjadi resepsionis. Karena peran pokok resepsionis menuntut ananda mempunyai komunikasi yg baik.
Skill untuk Menjadi Resepsionis
Skill berkomunikasi merupakan kunci sukses menjadi resepsionis yg baik, demi mempertahankan korelasi baik perusahaan dgn pihak manapun. Selanjutnya yaitu skill mengoperasikan komputer.
Jika kedua skill tersebut mampu ananda kuasai, maka menjalankan peran resepsionis menjadi lebih gampang.
Kisaran Gaji Resepsionis
Meskipun kiprah resepsionis sangat penting dlm suatu perusahaan, tetapi lapangan kerjanya terbilang kecil. Peminat profesi ini pula lumayan banyak.
Untuk kisaran honor seoranag resepsionis cukup bermacam-macam, tergantung seberapa besar perusahaan yg merekrut. Untuk rata-ratanya bisa meraih 2-5 juta rupiah per bulan.
Jenjang Karir & Jabatan Resepsionis
Jenjang karir resepsionis:
- Sekretaris pribadi
- Asisten administrasi
Jabatan pekerjaan receptionist:
- Front desk agent /Front desk associate / Front desk attendant
- Fron office agent
- Hotel receptionist
Hal yg Harus Diperhatikan Resepsionis
Beberapa hal yg perlu diamati tatkala menjadi resepsionis :
- Selalu mempertahankan performa semoga selalu rapi & busuk.
- Memberi salam, menyapa & senyum pada setiap tamu atau konsumen.
- Memperhatikan arahan etik perusahaan tatkala berbicara dgn tamu atau konsumen, baik lewat telepon maupun dengan-cara langsung.
- Usahakan tak menciptakan tamu menunggu terlalu usang. Lebih baik memberi tahu bahwa orang yg ditunggu sedang ada keperluan. Hal ini akan menolong dlm memperlihatkan kepuasan pelanggan.
- Untuk meningkatkan kesan profesional, sebaiknya jauhkan hal yg tak berhubungan dgn pekerjaan dr meja resepsionis.
- Kurang baik jikalau terlalu sering menciptakan kegaduhan, salah satunya sering berbicara dgn teman.
Kesimpulan
Tugas resepsionis yakni melayani setiap keperluan konsumen, hal ini menjadi tolak ukur dlm kinerjanya. Sebab kualitas resepsionis akan besar lengan berkuasa kepada reputasi sebuah perusahaan.
Oleh alasannya itu, seorang resepsionis dituntut untuk selalu siap & sigap dlm menghadapi berbagai konsumen yg tiba ke lokasi.