Contoh Surat Pemberitahuan Resmi – Globalisasi memaksa siapa pun semoga bisa mengembangkan kemampuannya, tergolong dlm menulis surat resmi. Jika sebelumnya bisa menulis surat dgn benar dlm bahasa Indonesia sudah cukup, kini kesanggupan menulis surat resmi dlm Bahasa Inggris pula harus dikuasai.
Nah, berikut ini beberapa pola surat resmi dlm Bahasa Inggris yg bisa membantu pemahaman dlm menulis surat. Sama mirip surat resmi dlm bahasa Indonesia, surat resmi Bahasa Inggris merupakan surat yg digunakan untuk kebutuhan formal atau resmi yg biasanya ditujukan pada tingkat internasional.
Perbedaan mendasar pada surat resmi dlm Bahasa Inggris pasti bahasa yg digunakan. Selain itu, struktur surat dlm Bahasa Inggris pula sedikit berlawanan dgn surat resmi dlm bahasa Indonesia.
Oleh karena itulah, seseorang perlu mempelajari dgn baik cara menulis surat resmi dlm Bahasa Inggris. Melalui, beberapa teori & contoh surat resmi dlm Bahasa Inggris, penulisan surat tak lagi sukar.
Daftar Isi
Jenis-jenis Surat Resmi Bahasa Inggris
Sebagai salah satu alat komunikasi, isi surat biasanya ditulis sesuai dgn tujuan pengantaran surat. Oleh alasannya adalah itu, tak ada surat yg sama persis antara satu dgn yg lain. Meskipun demikian, isi & tujuan surat bisa dikelompokan menjadi beberapa macam.
Dalam penulisan surat resmi Bahasa Inggris, ada beberapa macam surat yg dikenal. Surat-surat tersebut antara lain:
1. Order atau Inquiry Letter (Surat Pemesanan atau Permintaan)
Order letter atau inquiry letter adalah salah satu pola surat resmi dlm Bahasa Inggris. Biasanya surat ini ditulis oleh konsumen atau pembeli pada pemasok, produsen, ataupun penjual ecer maupun grosir. Isi atau tujuan surat ini sendiri ialah untuk memesan sejumlah produk baik berupa barang maupun jasa.
Ketika menulis surat resmi ini, ada beberapa informasi yg mesti disampaikan yakni nama produk yg ingin dipesan, nomor model, jumlah pesanan, & harga. Tidak jarang, pengirim surat pula akan menambahkan pembayaran ketika mengirim surat.
2. Sales Letter atau Surat Penjualan
Surat ini digunakan untuk memperlihatkan atau memasarkan barang & jasa tertentu. Tatkala menulis surat penjualan, kalimat yg dipakai umumnya persuasif, sehingga menggugah peserta surat untuk membeli produk yg ditawarkan.
Dalam menulis surat penjualan, penulis surat biasanya menyebutkan keuntungan dr produk yg ditawarkannya. Satu hal yg perlu diamati dlm surat pemasaran yaitu adanya kontak yg dapat dihubungi semoga diskusi bisa dilanjutkan.
3. Cover Letter/ Surat Lamaran Dalam Bahasa Inggris
Salah satu pola surat resmi dlm Bahasa Inggris yaitu cover letter atau surat lamaran. Biasanya surat ini ditulis tatkala seseorang berencana melamar pekerjaan di suatu perusahaan internasional, dimana Bahasa Inggris menjadi syarat utama.
Namun demikian, tak jarang pula surat ini dibuat untuk perusahaan nasional, semoga surat lamaran terkesan aktual & berlawanan dgn pelamar yg lain. Dari sisi isi, surat lamaran Bahasa Inggris tak jauh berbeda dibandingkan surat lamaran dlm bahasa Indonesia.
Struktur Surat Resmi
Saat menulis surat resmi dlm Bahasa Inggris, tata bahasa bukan satu-satunya hal yg mesti diperhatikan, melainkan pula struktur penulisan. Surat resmi dlm Bahasa Inggris mempunyai struktur yg berbeda dibandingkan surat resmi dlm bahasa Indonesia.
Struktur penulisan surat resmi dlm Bahasa Inggris sendiri yakni:
1. Format Surat
Dalam surat resmi Bahasa Inggris, terdapat beberapa jenis format surat, diantaranya format block, modified block, & semi block. Perbedaan dr ketiga format tersebut yakni, pengaturan tata letak, & penulisan paragraf.
Pada format block, semua cuilan surat ditulis di sebelah kiri, mulai dr alamat penerima, hingga nama pengirim. Format ini sering disebut selaku format surat yg paling sederhana sebab tata letaknya.
Sementara itu, modified block adalah format surat dimana ada pecahan surat yg ditulis di sebelah kanan. Bagian-kepingan yg ditulis di sebelah kanan antara lain nama pengirim surat, alamat pengirim, epilog, & tanda tangan pengirim.
Sedangkan pada semi block, format penulisan surat serupa dgn modified block. Hanya saja, pada body surat, tiap paragraf diberi indent atau menjorok ke kanan.
2. Alamat Pengirim
Alamat pengirim harus ditulis untuk mengidentifikasi identitas pengirim surat. Biasanya alamat pengirim ditulis di bagian atas surat. Sedangkan letak alamat pengirim diubahsuaikan dgn format surat yg digunakan.
3. Tanggal Surat
Tanggal merupakan waktu surat ditulis. Tatkala menulis tanggal, sebaiknya bulan, tanggal, & tahun ditulis dgn lengkap. Penyederhanaan atau penyingkatan penulisan dapat menimbulkan kebingungan.
Tanggal ditulis di bawah alamat pengirim & letaknya diadaptasi dgn format surat.
4. Nama Penerima
Nama peserta surat biasanya ditulis setelah tanggal. Selain nama, pada potongan ini pula ditulis alamat akseptor. Bagian ini terletak di sebelah kiri surat.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan pecahan yg memulai isi surat. Bagian ini dipakai untuk memberi salam pada akseptor surat.
Ada beberapa cara untuk menuliskan salam pembuka. Jika pengirim mengetahui akseptor, maka nama peserta bisa ditulis pada salam pembuka. Jika pengirim tak mengenali penerima, maka cukup ditulis dgn Dear Madam/Sir.
6. Body Surat
Body surat merupakan inti dr surat resmi. Bagian ini terdiri dr tiga paragraf yakni pembuka, isi, & epilog.
Bagian pembuka berisi perihal pendahuluan. Pada cuilan ini pula ditulis mengenai tujuan penulisan surat.
Paragraf kedua atau isi berisi tentang informasi inti dr surat yg ditulis. Sedangkan paragraf terakhir berisi tentang kesimpulan & langkah-langkah lebih lanjut.
7. Salam Penutup
Surat semestinya ditutup dgn salam penutup supaya menyodorkan kesan positif dr akseptor pada pengirim ataupun isi surat. Mengingat surat yg ditulis ialah surat resmi, maka salam epilog harus ditulis dgn kalimat baku.
8. Lampiran
Beberapa surat resmi menambahkan lampiran dlm suratnya. Oleh sebab itu, pengirim perlu memberitahu penerima mengenai lampiran tersebut. Jika surat dikirim lewat pos, maka pemberitahuan lampiran menggunakan kata enclosed. Sedang kalau surat ditulis melalui email, maka penulisan lampiran adalah attached.
9. Nama Pengirim & Tanda Tangan
Bagian terakhir pada surat resmi Bahasa Inggris yakni nama pengirim & tanda tangan. Dengan ditulisnya nama, maka penerima akan mengetahui identitas si pengirim. Sedangkan tanda tangan pada surat resmi mengambarkan siapa yg bertanggung jawab atas surat sekaligus sebagai tanda bahwa surat tersebut betul-betul resmi.
Cara Menulis Surat & Tips Menulis Surat
Pada ketika menulis surat resmi dlm Bahasa Inggris, yg mesti diamati yakni tata bahasa atau grammar. Hal ini dikarenakan surat merupakan ragam bahasa tulis, sehingga tata bahasa menjadi hal yg penting agar maksud surat bisa tersampaikan.
Agar surat yg ditulis mempunyai tata bahasa yg baik & mudah dipahami, berikut tips menulis surat resmi dlm Bahasa Inggris:
1. Penulisan Greeting dan Signing Off
Salam pembuka & salam epilog merupakan penggalan yg mesti ada pada ketika menulis surat resmi. Tatkala menulis surat resmi Bahasa Inggris, salam pembuka biasanya ditulis dgn nama peserta surat, mirip Dear, Miss Lovi Longbottom.
Jika pengirim tak mengetahui nama peserta, salam yg dipakai yakni Dear Sir/Madam. Satu yg harus diamati yakni penulisan nama ditulis dengan-cara lengkap, yakni nama depan & belakang.
Sedangkan untuk salam penutup, pengirim bisa menentukan beberapa salam epilog resmi seperti Yours faithfully, Yours sincerely, Yours truly, atau Sincerely yours.
2. Penulisan Opening dan Closing
Selain salam pembuka, surat resmi pula mesti diawali dgn pembukaan & diakhiri dgn epilog. Pembuka biasanya ditulis untuk memberikan maksud penulisan surat, sedangkan penutup ditulis sebagai kesimpulan surat.\
Beberapa pembuka & epilog yg sering digunakan antara lain:
- I am writing to express my
- I am writing to you because
- I await your response
- I thank you for your consideration
3. Grammar & Vocabularies
Ketika menulis surat resmi, bahasa yg dipakai ialah bahasa baku. Oleh alasannya adalah itu, grammar dan kosakata perlu diperhatikan untuk menciptakan surat yg mudah dipahami & bersifat resmi.
Dalam menulis surat, biasanya tata bahasa yg digunakan adalah bentuk lampau atau past tense. Selain itu bila dlm surat penulis ingin mengajukan pertanyaan, semestinya memakai bentuk pertanyaan tak pribadi dibanding pertanyaan langsung.
4. Melakukan Proofreading
Jika surat sudah selesai ditulis, baca kembali dengan-cara keseluruhan. Pastikan bahwa surat telah ditulis sesuai dgn tata bahasa atau grammar & struktur penulisan surat. Penulis bisa meminta pada orang lain untuk melakukan proofreading semoga lebih percaya. Lakukan koreksi kalau perlu.
Baca Juga: Contoh Kop Surat
Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris
Mempelajari penulisan surat, tentu belum lengkap tanpa acuan surat resmi dlm Bahasa Inggris. Dengan adanya contoh, penulis bisa lebih mengetahui bagaimana cara menulis surat yg baik & benar.
Nah, berikut ini beberapa pola surat resmi dlm Bahasa Inggris yg bisa dijadikan referensi:
Contoh Surat Permintaan atau Permohonan Dalam Bahasa Inggris
Salah satu teladan surat resmi dlm Bahasa Inggris yaitu surat usul. Umumnya surat ini ditulis tatkala pengirim bermaksud meminta atau memesan suatu produk pada produsen. Contoh dr surat tersebut ialah selaku berikut:
Phoenix Basketball Team
Phantom street No. 123
Bandarlampung
November 1st , 2018
Mr. M. Lebando
Chief of Isotonic Drink Production
Oldsticky Food Company
456 Coconut Lane
Forest, ON 7W8 9Y0
Dear Mr. Lebando:
Let me, as the representative of my team, begin by thanking you for your past contributions to our basketball team. Your sponsorship supports the purchase of twenty full uniforms we needed last year’s season was so valuable.
Next month, our team is planning a friendly match between our school and the next neighbor’s school to celebrate our founding school day.
We would like to place an order with your company for 20 packs of sweets as well as 4 boxes of isotonic drinks. We hope you will be able to provide all the products that we request.
As you are a committed corporate sponsor and long-time associate, we hope that you will be able to watch our match on December 16th, 2018.
Respectfully yours,
Deby Smith
Phoenix Basketball Team Manager
Contoh Surat Resmi Undangan Dalam Bahasa Inggris
Sama mirip surat resmi dlm bahasa Indonesia, surat undangan pula termasuk dlm serpihan surat resmi Bahasa Inggris. Secara garis besar, tak ada yg berbeda dr kedua surat tersebut. Untuk lebih jelasnya, berikut teladan surat resmi undangan dlm Bahasa Inggris:
Dr. Maone Roswald
New York University, New York Medical Center
666 Medical Dr.
New York, CA 11111
Dear Dr. Roswald,
I am writing to express my amazement for your thesis and as the chairman of the 2017 American Medical Conference that is being held this year in Los Angeles, California on December 5th, 2017, I hereby want to invite you to present your groundbreaking research on beta-blockers in this seminar. A 60-minute discussion of your work along with a 20-minute question and answer session is essential to add to the intellectual landscape of our annual medical conference.
The American Medical Association would be pleased to cover your travel and lodging expenses to visit the conference and we also provide a per diem budget during your stay.
Please reply with your answer as soon as possible so that we may begin making arrangements. I encourage you to contact me with any questions or concerns.
Kind regards,
Dr. Anatonie Wann
Baca Juga: Contoh Surat Pengantar
Contoh Surat Lamaran Dalam Bahasa Inggris
Selain ditulis dlm bahasa Indonesia, surat lamaran atau cover letter pula sering ditulis dlm Bahasa Inggris. Penulisan surat lamaran dlm Bahasa Inggris bisa meningkatkan nilai dr pelamar, apalagi jika perusahaan yg dilamar sudah dlm taraf internasional.
Contoh surat lamaran dlm Bahasa Inggris yakni:
Bandung, November 2, 2017
Dear Sir or Madam,
The Head of Majalah Pattra
Jl. Perjuangan No. 123
Bandung
In accordance with your advertisement at Republik Post on October 26, 2017, I am interested in applying for the position as a writer in Majalah Pattra. I assure you that I am qualified to apply as my background is what you require.
I have an ability in English writing because I am a student at the English Study Program at Indonesia University. I have won several English writing competitions during my time at University. For further details, you can read my resume. I look forward to meeting you and will wait to be interviewed soon. I can be reached at the above phone number or email. Finally, I greatly appreciate your consideration.
Sincerely,
Resa Hoki
Baca Juga: Contoh Surat Tugas
Contoh Surat Pengunduran Diri Dalam Bahasa Inggris
Surat pengunduran diri merupakan salah satu contoh surat resmi dlm Bahasa Inggris. Surat ini dibentuk tatkala karyawan ingin berhenti melakukan pekerjaan di perusahaan tempatnya bekerja ketika ini.
Berikut ini yaitu teladan surat pengunduran diri dlm Bahasa Inggris:
Hermawan Nolio
Pahlawan Street Number 34
Jakarta, 456431
08569312478,
hermawan@gmail.com
30 October 2018
Mrs. Maria Rani
CEO
Onedollar Company
150 Main St.
Heretown, MA 5567
Dear, Rani
I am writing this to inform you that I am resigning from my position as Account Officer for the Onedollar company, effective November 1st, 2018.
Thank you very much for the opportunities for professional and personal development that you have provided me during the last five years. I have enjoyed working for the company and appreciate the support provided me during the time I worked with the company.
If I can be of any help during this transition, please let me know.
Sincerely yours,
Hermawan Nolio
Surat merupakan suatu media komunikasi, walaupun ditulis dlm banyak sekali bahasa. Salah satu bahasa yg digunakan dlm menulis surat yakni Bahasa Inggris. Sebagai bahasa internasional, kemampuan menulis surat dlm Bahasa Inggris sangat diperlukan.
Salah satu cara untuk meningkatkan kemampuan menulis surat dlm Bahasa Inggris yakni dgn banyak berlatih. Agar membuat lebih mudah latihan, pola surat resmi dlm Bahasa Inggris bisa dijadikan selaku referensi. Dengan begitu, kesanggupan menulis surat bisa berkembangdlm waktu singkat.