Contoh Surat Undangan Resmi – Dalam pekerjaan administrasi, kegiatan surat menyurat merupakan sesuatu yg harus diperhatikan. Dokumentasi surat masuk & keluar harus dilaksanakan dgn rapi supaya mudah melacak kegiatan organisasi atau instansi tersebut.
Pada potensi ini, ada beberapa acuan surat ajakan resmi sekaligus pembahasan mengenai fungsi & potongan-cuilan suratnya. Contoh surat ajakan resmi di bawah berasal dr banyak sekali pihak. Biasanya yg menciptakan surat usul resmi yaitu instansi pendidikan (sekolah atau universitas), perusahaan, serta dinas pemerintahan.
Walaupun demikian, surat permintaan resmi tak cuma berasal dr ketiga lembaga tersebut saja. Apabila sebuah surat mempunyai unsur-unsur surat resmi & bermaksud untuk memanggil pihak lain, maka mampu dikatakan surat tersebut yakni surat ajakan resmi. Supaya lebih mengerti teladan surat ajakan resmi beserta elemennya.
Ada pula kepingan yg membandingkan surat usul resmi dgn tak resmi. Meskipun tujuannya sama, yakni mengundang seseorang atau pihak lain untuk menghadiri suatu jadwal, tetapi ternyata ada perbedaan mendasar antara keduanya. Seseorang pun mesti mengetahui kedua jenis surat permintaan ini supaya mampu menyesuaikan dgn konteksnya.
Daftar Isi
Fungsi Surat Undangan Resmi
Sebelum membicarakan ihwal surat seruan resmi, terutama macam-macam teladan surat undangan resmi, semestinya mengulas sedikit wacana apa itu surat resmi. Surat ini merupakan surat yg terdiri dari kepentingan formal yg dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tertentu. Oleh alasannya adalah itu, surat permintaan resmi sudah pasti sifatnya formal yg bertujuan untuk mengundang pihak lain, bisa individual atau sebuah instansi.
Selain untuk memanggil ke sebuah jadwal, surat permintaan resmi pun mampu digunakan sebagai alat bukti historis atau kronologis apabila diharapkan sewaktu-waktu. Surat resmi mampu dijadikan bukti tertulis yg bisa dipertanggungjawabkan lantaran tak dikeluarkan atas nama pribadi. Terakhir, surat permintaan resmi bisa dijadikan landasan seseorang dlm menyelenggarakan suatu kegiatan tertentu.
Beberapa contoh surat permintaan resmi di bawah dapat dijadikan referensi oleh berbagai pihak untuk bermacam-macam kegiatan. Seseorang dapat menyesuaikan jenis acaranya atau menggunakan eksklusif acuan yg ada apabila kegiatannya persis sama. Untuk pembahasan selanjutnya, mari simak perbedaan surat resmi & bukan supaya tak keliru memahaminya.
Perbedaan Surat Undangan Resmi & Tidak Resmi
Jika dilihat sekilas, surat permintaan resmi & tak resmi tampak sama dr isinya. Namun bahu-membahu ada beberapa bagian yg membedakan keduanya. Di bawah ini adalah poin-poin yg membedakan antara surat usul yg bersifat resmi & tidak:
1. Tujuannya
Surat permintaan resmi bermaksud untuk memanggil seseorang atau instansi yg bersifat formal & penting. Biasanya kegiatan tersebut berbentukrapat, pelatihan, atau konferensi yang lain yg mesti didatangi, baik selaku pembicara atau partisipan. Acara mengangkat tema khusus atau didesain dgn alur tertentu sehingga seringnya ada aturan yg harus dipenuhi.
Berbeda dgn undangan yg tak resmi. Dilihat dr suratnya, undangan ini bersifat pribadi & acaranya tak digelar dengan-cara formal. Desain agenda condong santai & tamu diperbolehkan memakai busana bebas atau dress code yang unik, bukan seragam tertentu atau pakaian kantor.
2. Bahasa yg Digunakan
Dari segi bahasa, surat usul resmi menggunakan bahasa Indonesia yg baku & formal. Cenderung tak ada bahasa serapan atau diaduk dgn bahasa aneh. Selain itu, penyampaiannya pun tak berbelit-belit & eksklusif pada pokok acara yg diselenggarakan. Sebaliknya, surat seruan yg tak resmi bebas menggunakan bahasa apa saja lantaran tak bersifat formal. Adapun isinya sering diselipkan dgn kata kiasan, ungkapan, atau hal yang lain.
3. Pihak Pengirim
Surat undangan resmi berasal dr organisasi atau instansi legal. Ini mampu dilihat dr kop surat, cap, serta tanda tangan dlm surat tersebut. Sedangkan untuk surat undangan yg tak resmi berasal dr perorangan. Oleh alasannya itu, tak memerlukan unsur legalitas mirip pada surat undangan resmi.
Adapun penulisan nama peserta pada surat permintaan tak resmi boleh berbentuknama pendek atau lengkap diubahsuaikan dgn kedekatan hubungan si pengirim & si peserta. Hal ini tak boleh dilaksanakan pada surat seruan resmi karena pihak penerima penulisan nama orang atau instansi harus lengkap & benar.
4. Bagian-Bagian Surat
Pada surat seruan resmi ada unsur-unsur surat yg tak boleh ditinggalkan. Unsur-unsur tersebut akan diulas pada bagian selanjutnya & mampu dilihat pada pola surat permintaan resmi di bawah. Surat seruan tak resmi formatnya bebas namun dengan-cara garis besar mengandung pembuka, isi, & penutup surat. Walaupun demikian, surat seruan tak resmi struktur penulisannya tak baku.
Bagian-Bagian Surat yg Harus Diperhatikan
Seperti yg disebutkan di atas bahwa surat permintaan resmi memiliki serpihan-pecahan khusus. Bagian ini merupakan unsur surat seruan resmi yg lebih jelas mampu diamati pada beberapa teladan surat ajakan resmi di bawah. Apabila surat ajakan resmi tak memiliki satu poin berikut, maka kurang lengkap atau tak mampu disebut surat yg resmi. Inilah unsur-unsur surat undangan resmi yg dimaksud:
1. Kop Surat
Kop surat diketahui pula dgn sebutan kepala surat. Ini menjadi serpihan yg paling diperhatikan oleh si akseptor lantaran menggambarkan instansi mana yg mengundangnya. Di dlm kop surat tercantum nama instansi, alamat kantor, nomor telepon, serta logo institusi tersebut.
Kop surat posisinya harus paling atas & menerangkan instansi yg mengundang. Selain sebagai pemberi keterangan, untuk beberapa perusahaan kop surat pun bisa berfungsi sebagai alat penawaran khusus. Secara tak langsung, logo yg menawan akan menjadi iklan atau alat promosi perusahaan tersebut.
2. Tanggal Surat
Posisi penulisan tanggal surat bisa di pojok kanan atau kiri surat, tetapi seringnya ditulis di pojok kanan atas. Bagian ini dijelaskan tempat, tanggal, bulan, & tahun surat dibentuk. Tujuannya biar si peserta mengenali kapan surat dibentuk & memperkirakan masa validitas surat tersebut.
Dalam memperlihatkan surat seruan, semestinya pihak yg memanggil memperlihatkan jeda kurang lebih 3 (tiga) hari dr hari pelaksanaan. Ini bertujuan untuk menawarkan jeda waktu konfirmasi atau biar si peserta bisa mempersiapkan agendanya di kemudian hari. Tak jarang beberapa jadwal sepi tamu ajakan lantaran surat ajakan yg diberikan terlalu mepet atau mendadak.
3. Nomor Surat, Perihal, & Lampiran
Nomor surat berisi kode arsip atau dokumentasi suatu instansi. Setiap instansi memiliki urut kodenya sendiri. Umumnya, nomor surat terdiri dr nomor urut surat keluar, arahan unit atau divisi, bulan, serta tahun surat ajakan dibuat. Tujuan dibuatnya nomor surat agar instansi yg mengirim gampang dikala melakukan pengarsipan.
Bagian perihal berisi wacana informasi atau isi utama surat permintaan tersebut. Dengan begitu, dikala mendapatkan surat seseorang tahu dengan-cara garis besar agenda yg ada di dalamnya. Sedangkan untuk lampiran tak senantiasa ada. Kalaupun ada lampiran, pecahan ini diisi dgn jumlah halaman yg dilampirkan.
4. Pihak yg Dituju
Umumnya, surat ajakan resmi menulis pihak penerima dgn sebutan “Yang Terhormat” atau “Kepada”. Setelah itu dilanjutkan dgn nama lengkap si penerima beserta gelarnya bila ada, kemudian jabatan di instansi tersebut. Penulisan nama serta instansi tak boleh salah karena surat ini sifatnya formal.
5. Pembuka
Bagian ini merupakan penghormatan yg ditulis di awal surat. Biasanya memakai “Dengan hormat” atau salam tertentu yg bersifat formal, mirip “Assalamualaikum” atau salam-salam keagamaan serta kebudayaan yang lain. Adanya salam pembuka bisa menjembatani relasi formal antar kedua instansi agar terasa lebih dekat.
Dalam memberikan salam pembuka mesti diamati siapa yg akan menerima surat. Sesuaikan salam pembuka dgn agama atau kebudayaan calon tamu permintaan. Misalnya, gunakan “Assalamualaikum” apabila penerimanya ialah warga mayoritas beragama muslim atau instansi keagamaan Islam. Supaya lebih aman, bisa menggunakan sapaan yg biasa biar bersifat netral.
6. Isi Surat
Bagian isi surat bergotong-royong dibagi tiga, yaitu paragraf pembuka, isi, & penutup. Paragraf pembuka berisi doa & pengantar sebelum masuk ke isi atau maksud usul. Di cuilan paragraf isi barulah dijelaskan acara yg akan diselenggarakan, termasuk keterangan waktu & tempat agenda. Bagian epilog, ucapan terima kasih & keinginan supaya pihak yg diundangnya berkenan untuk hadir.
7. Penutup
Salam penutup sama halnya seperti salam pembuka. Bisa menggunakan salam tertentu atau kalimat formal yang lain. Sebenarnya serpihan penutup ini boleh ada atau tak karena beberapa penulis surat sudah memasukkannya ke paragraf epilog di atas.
8. Pihak Pengirim
Tanda tangan sungguh diharapkan dlm surat usul resmi. Selain itu, nama lengkap beserta gelar & jabatan pun harus dicantumkan untuk memperjelas. Nama yg menandatangani adalah penanggung jawab dr surat tersebut. Jangan lupa untuk menambahkan cap di atas tanda tangan supaya lebih sah.
9. Lampiran atau Agenda Acara
Beberapa surat permintaan resmi ada yg melampirkan detail jadwal, seperti susunan acara & siapa pun pihak yg diundangnya. Lampiran ini sebetulnya tak harus ada, tetapi beberapa acara memang memerlukan lampiran untuk menginfokan pihak mana saja yg akan hadir.
Baca Juga: Contoh Surat Referensi
Contoh Surat Undangan Resmi Instansi Pendidikan
Kini saatnya masuk ke teladan surat usul resmi yg pertama, yakni dr institusi pendidikan. Institusi ini mampu bermacam-macam, yakni sekolah, universitas, lembaga pendidikan swasta, & sejenisnya. Adapun kegiatannya erat berafiliasi dgn orang renta murid atau agenda akademis. Berikut ialah beberapa surat dgn teladan kegiatannya:
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat Orang Tua Murid
[KOP SURAT]
Jakarta, 11 April 2016
Nomor : 011/XI/2020
Lamp. : –
Hal : Rapat Wali Murid
Kepada.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas XII
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Salam sejahtera bagi kita semua. Semoga Bapak/Ibu sekeluarga selalu dlm kondisi sehat & dilimpahkan keberkahan dr Tuhan Yang Maha Esa.
Melalui surat ini kami memanggil Bapak/Ibu untuk berkenan menghadiri agenda “Rapat Orang Tua/Wali Murid Kelas XII” yang hendak dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 16 April 2016
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Aula SMA Cendikia
Acara : Rapat Persiapan Ujian Nasional Tahun Ajaran 2015/2016 & Perihal Lainnya yg Terkait
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami harapkan Bapak/Ibu mampu menghadiri acara rapat tersebut. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Kepala Sekolah SMA Cendekia
(ditandatangani & diberi cap sekolah)
Dra. Hj. Sri Astuti, S. Pd.
NIP. 12296538
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat OSIS
[KOP SURAT]
Serang, 1 Juli 2020
Nomor : 011/OSIS/SMA1/VI/2020
Perihal : Undangan Rapat OSIS
Kepada Yth.
Pengurus OSIS Sekolah Menengan Atas Negeri 1 Kota Serang
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Semoga kita selalu berada dlm rahmat & lindungan-Nya.
Berdasarkan jadwal kegiatan kepengurusan OSIS tahun 2020 & sudah dilaksanakannya beberapa kegiatan dlm 3 (tiga) bulan terakhir ini, maka pengelola OSIS tahun 2019 – 2020 berencana memanggil Saudara/I untuk menghadiri rapat evaluasi berkala yg akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Jumat, 3 Juli 2020
Waktu : 15.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang OSIS Sekolah Menengan Atas Negeri 1 Kota Serang
Acara : Rapat evaluasi kegiatan OSIS periode bulan April – Juni 2020
Mengingat pentingnya hasil rapat ini sebagai materi perbaikan untuk kegiatan selanjutnya, maka kami mohon pada seluruh pengurus OSIS SMA Negeri 1 Kota Serang Tahun 2019 – 2020 dapat hadir tepat waktu.
Demikian surat undangan ini kami buat & disampaikan. Atas perhatian & kerja sama Saudara/I, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Ketua OSIS SMAN 1 Kota Serang
(ditandatangani & diberi cap OSIS)
Andhika Haris
Contoh Surat Undangan Resmi Pembicara Seminar Kampus
[KOP SURAT]
Serang, 2 Desember 2019
No. : 095/SEMNAS-FE/XII/2019
Lamp. : Leaflet Acara
Hal : Undangan Narasumber Seminar
Kepada
Yth. Bapak Eko Nugrianto
Direktur Utama PT. Tjipta Cahaya Sukses
di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut Dies Natalis ke-23 Fakultas Ekonomi & Bisnis Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (UNTIRTA), kami berencana mengadakan pelatihan dgn tema “Tren Bisnis Milenial di Era Digital” selaku salah satu rangkaian acaranya. Adapun acara pelatihan tersebut akan diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 9 Desember 2019
Waktu : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Carita (Lantai 1) Hotel Le Dian Serang
Sehubungan dgn hal tersebut, kami selaku panitia pelaksana ingin memanggil Bapak selaku salah satu pembicara yg mengangkat topik terkait bisnis anak muda melalui internet dikala ini. Besar impian kami Bapak mampu hadir & menjadi narasumber.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Mohon kiranya Bapak mampu memberikan konfirmasi kesediaan Bapak ke kontak panitia berikut: Putri (082112996754). Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Himpunan Mahasiswa
Fakultas Ekonomi & Bisnis
Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
(ditandatangani & cap organisasi himpunan mahasiswa)
Ratu Zaskia Rahmadewi
NIM 2937844
Contoh Surat Undangan Resmi Untuk Mahasiswa Baru
[KOP SURAT]
Bandung, 29 Juli 2020
Nomor : 0659/FISIP/MABA/VIII/2020
Lamp. : –
Hal : Undangan Sosialisasi Mahasiswa Baru
Kepada
Orang Tua/Wali Mahasiswa Baru Angkatan Tahun 2020
Fakultas Ilmu Sosial & Ilmu Politik
Universitas Ganesha
di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini kami sampaikan bahwa kegiatan perkuliahan bagi mahasiswa gres tahun akademik 2020/2021 akan dimulai pada 10 Agustus 2020.
Sehubungan dgn hal tersebut, kami memanggil para orang renta/wali beserta seluruh mahasiswa gres angkatan tahun 2020 untuk menghadiri jadwal “Orientasi Fakultas Ilmu Sosial & Ilmu Politik” yg akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 3 Agustus 2020
Waktu : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Auditorium Lantai 2 Fakultas Ilmu Sosial & Ilmu Politik
Universitas Ganesha, Bandung
Mengingat pentingnya agenda tersebut karena akan ada pembahasan seputar studi selama di kampus, maka kami harap Bapak/Ibu/Saudara/i mampu hadir bersama anak tepat waktu.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian & kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Fakultas Ilmu Sosial & Ilmu Politik
Universitas Ganesha
(ditandatangani & cap fakultas)
Desi Nur Amalia , S.I.P, M.M
NIP 196064101099237648
Contoh Surat Undangan Resmi Public Hearing Kampus
[KOP SURAT]
Yogyakarta, 14 Februari 2019
Nomor : 012/II/2019
Hal : Undangan Diskusi Terbuka
Kepada
Seluruh Ketua Himpunan Mahasiswa
Universitas Widya Bhakti Yogyakarta
di tempat
Dengan hormat,
Teriring salam & do’a kami panjatkan mudah-mudahan rekan-rekan senantiasa diberi rahmat & hidayah Tuhan Yang Maha Esa.
Sehubungan adanya hasil keputusan rektor terkait pergantian sistem orientasi mahasiswa baru untuk tahun akademik 2019/2020, kami selaku Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Universitas Widya Bhakti Yogyakarta kepengurusan periode 2018-2019 mengundang seluruh rekan himpunan mahasiswa fakultas & jurusan semoga menghadiri diskusi terbuka bareng rektor & tata kelola kampus yg akan dilaksanakan pada:
Hari,tanggal : Jumat, 22 Februari 2019
Pukul : 16.00 WIB – selesai
Tempat : Auditorium Utama Lantai 1
Gedung Rektorat Universitas Widya Bhakti Yogyakarta
Agenda : Diskusi Terbuka Terkait Sistem Orientasi Mahasiswa Baru Tahun Akademik
2019/2020
Kami sungguh berharap rekan-rekan mampu mengirimkan perwakilannya untuk menghadiri agenda tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian serta partisipasi rekan-rekan, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
Universitas Widya Bhakti Yogyakarta
(ditandatangani & cap fakultas)
Budi Fahmi Shidiq
NIM 2907786
Contoh Surat Undangan Resmi Perusahaan
Instansi berikutnya yg sering mengantarkan surat undangan resmi adalah perusahaan. Ada banyak kepentingan sehingga perusahaan harus mengeluarkan surat ini. Tentunya ini bekerjasama dgn kelangsungan perusahaan tersebut, baik dengan-cara internal maupun eksternal. Simak beberapa teladan surat seruan resmi yg dibentuk oleh perusahaan:
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat
[KOP SURAT]
Jakarta, 1 Oktober 2020
Nomor : 095/MKT/X/2020
Lamp. : –
Hal : Rapat Evaluasi
Kepada
Senior Manager
Divisi Digital Marketing
- Indo Plast
di tempat
Dengan hormat,
Menindaklanjuti hasil laporan penjualan di kuartal ke-III yg disampaikan pada bulan September lalu, pihak manajemen merasa perlu ada bahasan lanjut melihat menurunnya omset penjualan di periode tersebut. Dengan demikian, mohon untuk kehadiran Bapak untuk hadir dlm rapat evaluasi yg akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Senin/5 Oktober 2020
Pukul : 14.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Nusantara Lantai 3
Gedung Manajemen Utama PT. Indo Plast
Agenda : Pembahasan Sales Performance & Marketing Activity Periode Mei – Agustus
2020
Mengingat pentingnya jadwal tersebut, mohon Bapak dapat hadir bersama tim sempurna waktu.
Demikian surat permintaan ini disampaikan. Atas perhatian Bapak, terima kasih.
Direktur Niaga
- Indo Plast
(ditandatangani & diberi cap)
Agus Purwanto Silalahi
Contoh Surat Undangan Resmi Product Launching
[KOP SURAT]
Jakarta, 28 September 2020
Nomor : 095/PROD/IV/2020
Lamp. : Brosur Produk
Hal : Product Launching
Kepada Yth.
Bapak Suharso Kusuma
General Manager PT. Toyota
Branch Office Tangerang Selatan
di tempat
Dengan hormat,
Salam sejahtera gampang-mudahan Bapak dlm kondisi sehat & senantiasa di bawah naungan rahmat Tuhan Yang Maha Esa.
Sehubungan dgn adanya fitur baru selaku salah satu produk unggulan kami, maka melalui surat ini kami memanggil Bapak beserta seluruh tim terkait untuk hadir dlm acara product launching pada:
Hari/tanggal : Sabtu/3 Oktober 2020
Pukul : 19.00 WIB – selesai
Tempat : Mediterranean Ball Room, Lantai 2
Hotel Grand Aqua Indonesia
Demikian surat usul ini kami sampaikan. Besar keinginan kami Bapak & tim mampu menghadiri acara tersebut. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur Utama Jaya Insurance
(ditandatangani & diberi cap)
Aji Wijaya
Baca Juga: Contoh Surat Teguran
Contoh Surat Undangan Resmi Acara Ulang Tahun Perusahaan
[KOP SURAT]
Jakarta, 6 Januari 2020
Nomor : 055/DU/I/2020
Hal : Undangan Ulang Tahun
Kepada Yth.
Ibu Meriana Tandjung
General Manager PT. Tandjung Sentosa
di tempat
Dengan hormat,
Segala puji syukur pada Tuhan Yang Maha Esa lantaran hanya dgn rahmat-Nya kita semua senantiasa berada dlm kondisi sehat & sejahtera. Teriring doa gampang-mudahan Ibu & tim selalu diberikan kelangsungan dlm menjalankan tugas serta meraih keberhasilan.
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun PT. Segar Abadi ke-50 (Golden Birthday), izinkan kami memanggil Ibu beserta tim untuk menghadiri acara ulang tahun tersebut. Adapun perayaan ulang tahun akan digelar pada:
Hari,tanggal : Sabtu, 11 Januari 2020
Pukul : 19.00 WIB – selesai
Tempat : Kemuning Ballroom, Lantai 3
Hotel Royal Exclusive Jakarta
Agenda : Gala Dinner & Hiburan
Dress Code : Country Style
Besar impian kami Ibu beserta tim mampu berpartisipasi dlm hari bahagia kami.
Demikian ajakan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Salam hormat,
General Manager
- Segar Abadi
(ditandatangani & diberi cap)
Hardiyono Widjaya
Contoh Surat Undangan Resmi Temu Karyawan & Direksi
[KOP SURAT]
Tangerang, 31 Maret 2020
Nomor : 089/DZ/INT/IV/2020
Hal : Diskusi Terbuka
Kepada Yth.
Seluruh Vice President
- Makmur Logistik
di tempat
Dengan hormat,
Salam sejahtera bagi kita semua gampang-mudahan selalu diberikan berkah & kelangsungan dlm menjalankan tugas serta amanah.
Sehubungan dgn terbentuknya manajemen baru sesuai hasil Rapat Umum Pemegang Saham Terbatas pada 19 Maret 2020 lalu, kami jajaran direksi ingin mengundang Vice President di seluruh unit PT. Makmur Logistik untuk berpartisipasi dlm agenda diskusi terbuka pada:
Hari,tanggal : Jumat, 3 April 2020
Pukul : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Auditorium Utama Gedung Manajemen
Mengingat pentingnya acara tersebut, mohon Bapak/Ibu dapat hadir bareng Senior Manager & Manager dr masing-masing unitnya. Sebagai materi diskusi nanti, Bapak/Ibu dikehendaki mampu mengirimkan file presentasi yg berisi planning kegiatan selama tahun 2020 ini. File tersebut dapat dikirimkan ke ayudiah@makmurlogistik.com paling lambat Kamis, 2 April 2020 pukul 09.00 WIB.
Demikian surat usul ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Direktur Utama PT. Makmur Logistik
(ditandatangani & diberi cap)
Wahyu Purnama Ari Saputra
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat Umum Pemegang Saham
[KOP SURAT]
Tangerang, 31 Maret 2020
Nomor : 089/DZ/INT/IV/2020
Hal : Rapat Umum Pemegang Saham
Kepada
Seluruh Seluruh Karyawan
Cahaya Tambang (Persero) Tbk.
di tempat
Dengan hormat,
Salam sejahtera untuk kita semua. Semoga selalu berada dlm kondisi sehat & sarat semangat untuk terus optimis mencapai sasaran. Teriring doa pun kami haturkan untuk Bapak/Ibu sekeluarga biar senantiasa berada dlm kasih sayang Tuhan Yang Maha Esa.
Melalui surat ini, Direksi memanggil seluruh karyawan Cahaya Tambang (Persero) Tbk. yg mempunyai saham dlm perusahaan ini untuk mampu hadir pada Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan. Acara tersebut akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Kamis/2 April 2020
Pukul : 14.00 WIB – selesai
Tempat : Auditorium Utama
Gedung Manajemen Cahaya Tambang (Persero) Tbk.
Adapun karyawan yg hendak menghadiri acara rapat ini untuk menginformasikan atasannya terlebih dulu. Kami selaku jajaran Direksi menghimbau supaya kehadiran Bapak/Ibu tak mengusik kegiatan kerja atau project yg sedang dijalankan. Apabila terdapat pekerjaan yg bersifat urgent atau mesti diatasi dlm waktu dekat, maka sebaiknya memprioritaskan hal tersebut terlebih dulu.
Demikian surat ajakan ini kami sampaikan. Atas perhatian & kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Direktur Utama Cahaya Tambang (Persero) Tbk.
(ditandatangani & diberi cap)
Adjie Saputra Ilham
Contoh Surat Undangan Resmi Wawancara Calon Pegawai
[KOP SURAT]
Bandung, 17 Februari 2020
Nomor : 010/DU/SDM/II/2020
Hal : Undangan Tanda Tangan Kontrak Kerja
Kepada
Afrizal Yura Pratama
di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ucapkan selamat pada Anda bahwa telah lolos seleksi penerimaan pegawai PT. Andil Solusindo Enterprise sebagai staf programmer di divisi IT.
Menindaklanjuti hal tersebut, kami memanggil Anda untuk datang ke kantor guna menandatangani kesepakatan kerja dgn waktu & tempat sebagai berikut:
Hari/tanggal : Kamis/20 Februari 2020
Pukul : 10.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Rapat HRD Lantai 2
Dress Code : Kemeja putih & celana materi (untuk pria) atau rok (untuk perempuan)
Sebagai kelengkapan dokumen, mohon untuk mampu menjinjing beberapa dokumen di bawah ini:
- Kartu Tanda Penduduk (KTP) asli;
- Ijazah & Transkrip Nilai orisinil;
- Curriculum Vitae (CV) 1 rangkap;
- Surat Lamaran Kerja 1 rangkap;
- Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) & Foto Kopinya 1 rangkap;
- Pas Foto ukuran 4 x 6 3 lembar;
- Materai Rp6.000,- 3 buah.
Adapun Ada pun diinginkan untuk mengkonfirmasi kedatangan apalagi dulu ke Ibu Putri (081299872390) optimal hari Rabu, 19 Februari 2020 pukul 15.00 WIB. Apabila Anda tak melakukan konfirmasi hingga waktu tersebut, maka dianggap mengundurkan diri.
Demikian surat ajakan & pemeritahuan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Divisi Human Capital
- Andil Solusindo Enterprise
(ditandatangani & diberi cap)
Ratna Putri Auliasari
Contoh Surat Undangan Resmi Instansi Pemerintahan
Sama seperti instansi perusahaan, dinas pemerintahan pun sering mengeluarkan surat undangan resmi untuk berbagai pihak. Tujuannya bermacam-macam lantaran pemerintahan menjamah nyaris seluruh aspek kehidupan di masyarakat. Surat-surat yg dikeluarkan oleh pemerintahan tak perlu dipertanyakan lagi legalitasnya dikarenakan telah niscaya sah & bersifat formal. Di bawah ini ada beberapa contoh surat undangan resmi dr dinas pemerintahan:
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat dgn Pegawai
[KOP SURAT]
Solo, 2 April 2020
Nomor : 033/DIKNAS/INT/IV/2020
Lamp. : –
Hal : Rapat Evaluasi
Kepada
Seluruh Kepala Seksi
Bidang Pembinaan Guru & Tenaga Kependidikan
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dgn adanya rapat penilaian reguler yg dilaksanakan setiap bulan, maka mohon kehadiran Bapak/Ibu pada:
Hari/tanggal : Jumat/3 April 2020
Pukul : 10.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Rapat Bidang Pembinaan Guru & Tenaga Kependidikan
Demikian surat seruan ini disampaikan. Kami harap Bapak/Ibu dapat menghadiri rapat tersebut sempurna pada waktunya. Atas perhatian & partisipasinya, terima kasih.
Kepala Bidang
Pembinaan Guru & Tenaga Kependidikan
(ditandatangani & diberi cap)
Tri Sulistyowati Ambar, M. Si
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat dgn Sekolah
[KOP SURAT]
Magelang, 9 Januari 2020
Nomor : 093/DPK/EKS/I/2020
Lamp. : –
Hal : Rapat Koordinasi
Kepada Yang Terhormat
Seluruh Kepala Sekolah
Sekolah Menengan Atas/MA/Sederajat
di tempat
Dengan hormat,
Segala puji & syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Atas rahmat & berkah-Nya, kita senantiasa diberikan kesehatan & kemakmuran hingga hari ini.
Sehubungan dgn akan dilaksanakannya Ujian Akhir Nasional pada bulan April 2020 mendatang, maka kami bermaksud mengundang seluruh kepala sekolah Sekolah Menengan Atas/MA/Sederajat untuk menghadiri rapat koordinasi yg akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Senin/13 Januari 2020
Pukul : 10.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Rapat Dinas Pendidikan & Kebudayaan Kota Magelang
Agenda : Rapat Koordinasi Persiapan Sekolah dlm Menghadapi Ujian Akhir Nasional
2020
Mengingat banyaknya poin penting yg akan disampaikan, serta adanya sesi diskusi terbuka dgn pihak dinas, maka kami harap Bapak/Ibu mampu menghadiri jadwal ini. Mohon Bapak/Ibu mampu menenteng serta perwakilan guru, utamanya guru bidang konseling.
Demikian surat permintaan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepada Dinas Pendidikan & Kebudayaan
Kota Magelang
(ditandatangani & diberi cap)
Sri Wahyuni, M. Si
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat dgn Instansi Lain
[KOP SURAT]
Surakarta, 3 Juni 2020
Nomor : 059/DPK/EKS/I/2020
Lamp. : –
Hal : Undangan Rapat Koordinasi Lanjutan Kebijakan Manajemen
Kepada Yang Terhormat
Kepala Rumah Sakit Umum Daerah
Kota Surakarta
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami menginginkan kedatangan Bapak/Ibu pada pembahasan Dokumen Amdal oleh Tim Teknis dr Komisi Penilai Amdal Daerah Kota Surakarta yg akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Jumat/5 Juni 2020
Pukul : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota Surakarta
Agenda : Pembahasan Dokumen Amdal Pembangunan & Pengembangan RSUD Kota Surakarta
Mengingat pentingnya acara tersebut, diharapkan Bapak/Ibu beserta tim dapat hadir sempurna waktu dgn menjinjing dokumen atau berkas-berkas yg diperlukan.
Demikian surat permintaan ini disampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Lingkungan Hidup
Kota Surakarta
selaku
Ketua Komisi Amdal Daerah
Kota Surakarta
(ditandatangani & diberi cap)
Ali Radjiman
NIP 128930400932764833
Contoh Surat Undangan Resmi Diskusi Warga
[KOP SURAT]
Tangerang, 9 Oktober 2020
Nomor : 020/PBD/X/2020
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Warga
Kepada Yang Terhormat
Kepala RT/RW/Dusun
Desa Kebun Mas
di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas rahmat & hidayah-Nya yg sudah dilimpahkan pada kita semua. Shalawat serta salam gampang-mudahan senantiasa tercurah pada Nabi Besar Muhammad SAW serta keluarga & para sahabatnya.
Dalam rangka mengembangkan tali silaturahim & persaudaraan antara warga & pemerintah tempat, serta adanya keterangan penting terkait kemajuan lingkungan di Desa Kebun Mas, kami ingin mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir pada:
Hari/tanggal : Minggu/11 Oktober 2020
Pukul : 19.00 WIB – selesai
Tempat : Balai Desa Kebun Mas
Agenda : Penyampaian Kebijakan Pemerintah Daerah & Diskusi Terbuka
Mengingat pentingnya agenda tersebut & akan didatangi oleh aparatur pemerintah kabupaten Tangerang, kami sangat menginginkan kedatangan & partisipasi warga setempat.
Demikian surat usul ini kami sampaikan. Atas perhatian & kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Salam hormat,
Kepala Desa Kebun Mas
(ditandatangani & diberi cap)
Ahmad Subarjo
Baca Juga: Contoh Surat Edaran
Contoh Surat Undangan Resmi Acara Kantor Dinas
[KOP SURAT]
Jember, 9 September 2020
Nomor : 011/PU/EKS/IX/2020
Lampiran : –
Hal : Undangan
Kepada Yang Terhormat
Kepala Dinas Pendidikan & Kebudayaan
Kabupaten Jember
di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Melalui surat ini, kami dr Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang Kabupaten Jember ingin memanggil Bapak/Ibu beserta rekan-rekan untuk berkenan hadir dlm acara tasyakuran & doa bareng anak yatim pada:
Hari/tanggal : Sabtu/12 September 2020
Pukul : 16.00 WIB – selesai
Tempat : Halaman Kantor Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya
Demikian surat permintaan ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk Bapak/Ibu dapat menghadiri acara tersebut tepat waktu sesuai dgn informasi di atas. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas
Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya & Tata Ruang
Kabupaten Jember
(ditandatangani & diberi cap)
Ir. Mahardika Wahyu Putra, MBA
Itulah macam-macam teladan surat seruan resmi dr berbagai instansi dgn bermacam-macam maksudnya. Setiap acara khusus pasti memiliki pesan atau inti surat yg berlawanan. Namun dengan-cara garis besar format surat sama & tak boleh ada yg kurang satupun untuk dimasukkan. Jika tertinggal satu unsur surat resmi, maka bisa dibilang surat tersebut tak sah atau kurang bersifat formal. Oleh alasannya adalah itu, diperlukan ketelitian dlm menciptakan surat resmi ini.
Bagian yg menjalankan kegiatan surat-menyurat & pengarsipan umumnya adalah seorang sekretaris, bidang tata usaha, atau manajemen. Orang-orang yg melakukan pekerjaan di bidang tersebut mesti mengerti macam-macam surat, bukan cuma surat seruan resmi saja. Ada banyak jenis surat resmi yg harus dikenali & dipahami formatnya. Surat usul resmi hanyalah salah satu surat yg sering digunakan oleh instansi atau lembaga pemerintahan.