Kegiatan masyarakat yg berhubungan dgn berbagai problem ekonomi terbaru & klasik pastinya memancing seseorang untuk senantiasa berkomunikasi dgn banyak pihak. Salah satu bentuk komunikasi pada saat ini yg makin maju intinya mampu dikerjakan melalui teknologi. Misalkan saja memanfaatkan telepon, email, whatsapp, & lain sebagainya.
Namun, beberapa hal masih mengharuskan perusahaan untuk melaksanakan korespondensi yaitu komunikasi berupa bentuk interaksi sosial dgn surat menyurat. Karena hal ini selaku bentuk komunikasi resmi yg mana dlm surat tersebut berisi berbagai macam usul maupun penawaran antar perusahaan.
Daftar Isi
Korespondensi
Korespondensi menjadi potongan terkait dgn alur komunikasi antar perusahaan yg menggunakan surat. Dalam hal ini korespondensi menjadi potongan ihwal cara penyampaian yg ingin disampaikan pada orang lain atas nama perusahaan.
Oleh karena itulah korespondensi memang tak dapat terlepas dr yg namanya surat menyurat. Sedangkan arti dr surat ialah alat komunikasi yg sifatnya tertulis & digunakan untuk memberikan pesan atau suatu maksud pada pihak lain dgn ciri-ciri khusus yg menyertainya. Beberapa bentuk ciri surat yakni adanya lampiran, perihal, bahasa surat, tanggal surat, kop surat, pencantuman tanda tangan, & lain sebagainya.
Pengertian Korespondensi
Korespondensi yaitu proses komunikasi yg dikirim melalui surat dr pihak satu pada pihak yg lain dgn nama jabatan pada suatu bentuk perusahaan atau organisasi maupun bisa pula berupa nama perseorangan atau individu.
Sehingga istilah lainnya dr korespondens yakni saling berkirim surat untuk menanyakan maupun memberikan suatu hal.
Pengertian Korespondensi Menurut Para Ahli
Adapun definisi korespondensi berdasarkan para ahli, antara lain selaku berikut;
- KBBI, makna korespondensi adalah prosedur adanya kegiatan berupa hubungan sosial melalui surat menyurat yg terjadi dlm sebuah insitusi/perusahaan.
- Finoza (2009), Definisi korespondensi ialah bentuk aktivitas berkirim surat yg dilaksanakan perseorangan, organisasi sosial, & insitusi perusahaan,
- Djuharie (2001), Korespondensi yaitu serangkaian acara dlm bentuk surat menyurat yg dijalankan selaku ssarana tertulis.
Ciri Korespondensi
Ciri korespondensi yg diuraikan selaku berikut;
- Isi pesan surat bersifat info/persuasi
Korespondensi umumnya memberikan surat yg isinya informasi atau persuasi. Arti dr isu ini sendiri yaitu perusahaan atau bisnis akan memberikan isu pada pihak yg dituju terkait berbagai hal, baik mulai dr produk baru, kelebihan, harga & lain sebagainya.
Melalui isu tersebut maka sekaligus surat berisi persuasif atau bujukan agar perusahaan yg mendapatkan surat dapat tertarik & mau menjalin hubungan koordinasi dgn pihak pengirim.
Pada dasarnya ciri korespondensi yg satu ini memang lebih terbuka & jelas bahwa maksudnya supaya perusahaan memperoleh relasi yg lebih banyak. Sehingga dgn demkian nantinya bisnis atau industri mampu berjalan dgn lebih baik & bisa memperoleh banyak keuntungan.
- Surat memiliki serpihan kriteria
Surat pada korespondensi ini memang memiliki bagian-bagian kriteria & mesti senantiasa ditetapkan. Tujuannya mudah-mudahan surat terlihat menyanggupi syarat serta adanya jaminan bahwa surat tersebut terbentuk dr pihak atau perusahaan yg legal.
Beberapa pecahan-kepingan kriteria dr surat tersebut antara lain yaitu kop surat, pembuka, isi, penutup surat, tanda tangan penulis & lain sebagainya.
- Surat mempunyai satu pesan inti
Surat mempunyai satu pesan inti maksudnya yaitu penulisan surat bermaksud untuk menyampaikan pesan tunggal yg mana dgn hal tersebut dibutuhkan pihak peserta pesan mengenali isi pesan. Selain itu dgn ciri tersebut, maka memudahkan kedua belah pihak.
Misalkan dr pengantarsurat bisa fokus terhadap pesan yg ingin disampaikan. Sedangkan untuk pihak peserta surat, lebih gampang pula dlm mengerti maksud atau tujuan dr pesan yg diterima.
- Gaya bahasa surat formal
Korespondensi lazimnya dlm suratnya memakai bahasa yg formal. Tentunya hal ini merupakan suatu keharusan, alasannya adalah surat ditujukan pada perusahaan atau organisasi, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa baku & tak boleh menggunakan bahasa gaul maupun bahasa yg tak sopan. Hal ini dikarenakan masing-masing penulisan surat sudah mempunyai kaidah aturan tersendiri.
Jenis Korespondensi
Macam-macam bentuk korespondensi, antara lain;
- Surat eksklusif
Surat langsung yakni surat-surat yg ditulis oleh individu atau diri sendiri & dikirim pada pihak lain yg sifannya kekeluargaan, sobat & lain sebagainya. Biasanya surat eksklusif berisi problem keluarga, mengajukan pertanyaan kabar, peroalan kesehatan, & lain-lain.
Surat pribadi pula mempunyai bagian yg berlainan dgn surat resmi, hal ini dikarenakan penulisannya yg lebih kalem & tak terikat dgn aturan-aturan formal.
- Surat dinas pribadi
Surat dinas langsung yaitu salah satu jenis surat setengah resmi yg nantinya akan dikirim oleh seseorang atau pihak individu pada instansi, forum, maupun perusahaan-perusahaan. Sehingga membutuhkan balasan atas kiriman yg diberikan.
- Surat dinas swasta
Surat dinas swasta ialah surat resmi yg dibuat dr instansi maupun perusahaan bisnis & ditujukan pada karyawan, hubungan, atau pelanggannya. Dalam bentuk surat ini mampu berupa penawaran produk, penugasan & lain sebaginya.
- Surat niaga
Surat niaga adalah surat yg didalamnya terkait dgn jual beli & dibentuk oleh perusahaan atau bisnis yg ditujukan pada pelanggan tetapnya. Tujuan dibuatnya surat ini antara lain yakni peusahaan akan memperlihatkan produk-produk gres, santunan potongan harga & lain sebagainya pada para konsumen.
- Surat dinas pemerintah
Surat dinas pemerintah adalah surat yg dibentuk untuk kepentingan pekerjaan formal. Contoh dr surat ini yaitu surat dr instansi dinas & peran kantor. Surat dinas pemerintah pula mempunyai fungsi yg sangat penting diantaranya untuk dokumen yg sifatnya tertulis, selaku arsip, bukti sejarah, surat keputusan & lain – lain.
Tujuan Korespondensi
Tujuan dr korespondensi itu sendiri yg diterangkan selaku berikut:
- Menyampaikan info
Korespondensi tentu saja bermaksud utnuk menyampaikan berita. Hal ini dikarenakan surat yg dikirim dr pihak satu ke pihak yg lain berisi maksud & tujuan yg akan disampaikan baik mulai dr penawaran produk, seruan koordinasi & lain sebagainya. Bagian yg terpenting yakni berita yg ingin disampaikan mampu ditujukan lewat surat korespondensi ini.
- Menyampaikan isi surat
Korespondensi pastinya bukan menulis hal-hal yg tak penting, sebab sifatnya yg menyampaikan pesan surat pada pihak lain.
Sehingga penulisan dlm surat ini pula menggunakan kaidah atau aturan-aturan surat yg sesuai. Terlebih lagi korespondensi ini memang tujuannya untuk meyampaikan isi surat mudah-mudahan pihak akseptor mengetahui maksud dr pengirim.
- Mempercepat komunikasi
Mempercepat komunikasi tergolong salah satu tujuan dr korespondensi. Karena lewat surat yg dikirimkan seseorang tak perlu untuk bertatap paras terlebih dahulu. Misalkan jarak yg akan ditempuh jauh. Selain itu dgn surat korspondensi pula lebih menghemat baiya alasannya sifatnya yg tertulis & tinggal dikirim pada pihak penerima.
Fungsi Korespondensi
Adapun fungsi yg menajdi faedah dlm korspondensi. Antara lain;
- Sebagai alat penghubung dengan-cara tertulis
Korespondensi dijadikan sebagai alat penghubung komunikasi yg sifatnya tertulis. Karena wujudnya yg berupa surat, tetapi memiliki faedah yg banyak salah satu diantaranya yakni terjadi komunikasi untuk memberikan isu, hubungan kerjasama & lain -lain.
- Sebagai bukti hitam diatas putih
Korespondensi ini pula berfungsi sebagai tanda bukti hitam diatas putih. Agar suatu dikala tatkala terjadi pelanggaran maupun perkara hukum mampu dibantu dgn bukti tertulis dr korespondensi yg sebelumya sudah diarsipkan.
- Sebagai alat pengingat
Surat korespondensi pula berfungsi untuk alat pengingat, karena wujudnya yg tertulis & bisa disimpan sebagai bentuk dokumen yg kapanpun dapat dibuka atau dilihat kembali.
- Sebagai media untuk berkomunikasi
Korespondensi pastinya mempunyai fungsi untuk berkomunikasi. Karena melalui surat inilah akan terjadi hubungan dua arah yg mana masing-masing pihak akan mengabarkan informasi maupun memberi tanggapan. Berdasarkan hal tersebut pastinya komunikasi akan berjalan dgn baik apalagi lagi kalau kedua perusahaan atau organisasi berkerjasama dlm pencapaian tujuan.
- Sebagai bahan dokumentasi
Bahan dokumentasi disini artinya bahwa surat dapat simpan dgn baik untuk bukti yg wujudnya faktual atau nyata. Bahan dokumentasi ini suatu saat mungkin akan dibuktikan & dibuka kembali sebagai alat rekapan, alat pengingat maupun tanda bukti lain yg pastinya sungguh berkhasiat.
- Sebagai wakil dr seseorang atau instansi
Surat korespondensi pula berfungsi selaku wakil dr seseorang atau instansi sebab sifatnya yg dikirim dengan-cara tertulis pada pihak penerima. Akan tetapi tetap mencantumkan nama instansi atau organisasi yg terkait.
Contoh Korespondensi
Sedangkan untuk aneka macam contoh korespondensi yg gampang didapatkan. Dalam hal ini, terbagi menjadi dua serpihan. Yaitu;
Contohnya;
- Surat yg dikirimkan BEM Universitas (Badan Eksekutif Mahasiswa) pada BEM Fakultas
- Surat yg dikirim oleh salah pengurus pusat PGRI (Persatuan Guru Republik Indonesia) selaku salah satu organisasi profesi pada setiap PGRI yg ada di wilayah
Contohnya;
- Surat yg dikirim oleh Siswa SMK Negri 1 Banjar Margo, Kabupaten Tulang Bawang, Provinsi Lampung untuk mengikuti aktivitas Magang di Perusahaan tertentu
- Surat yg dikirimkan oleh salah satu organisasi sekolah, yaitu KIR SMA 1 Surakarta pada KIR Sekolah Menengan Atas 2 Surakarta
Nah, demikinlah artikel yg bisa kami bagikan pada segenap pembaca berkenaan dgn pemahaman korespondensi menurut para andal, ciri, jenis, tujuan, fungsi, & misalnya. Semoga memberikan wawasan bagi kalian yg memerlukan.