DuniaPengetian.Org – Formulir merupakan dokumen untuk menangkap atau mencatat/merekam data transaksi pula sebagai alat penetapan tanggungjawab & seruan/perintah untuk dilakukannya suatu kegiatan.
Daftar Isi
Apa yg dimaksud dgn formulir?
Formulir ialah brosur kertas dgn format tercetak & berisikan ruang untuk gosip yg ditentukan sebelumnya (Hosizah, 2006),
Menurut Sayuti (2013) formulir yakni lembaran kartu atau kertas lepas berskala tertentu yg sudah dipersiapkan terlebih dahulu dengan-cara dicetak dgn uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis atau ruang-ruang untuk menghimpun,mencatat atau menyampaikan berita yg diperlukan.
Secara lazim formulir yaitu sehelai kertas yg memuat berita tetap serta ruang kosong untuk info variabel.
Winardi dlm buku Asas-asas Manajemen (2000) menyebutkan bahwa pemahaman formulir yakni sehelai kertas cetak yg menyediakan ruang untuk dimuat catatan-catatan informas atau arahan-kode yg akan diteruskan pada individu, departemen, ataupun perusahaan.
Aturan dasar atau prinsip desain formulir
1) Sesuai kebutuhan pengguna Pelajari tujuan & pemakaian formulir & menciptakan rancangan sesuai kebutuhan pengguna. Untuk mengenali kebutuhan pengguna dapat dilaksanakan dgn mengidentifikasi kebutuhan pengguna & studi dokumentasi dgn mempertimbangkan tolok ukur isi formulir.
2) Membuat formulir sesederhana mungkin Merancang formulir sesederhana mungkin dgn menghilangkan data atau berita yg tak diperlukan. Untuk menerima formulir yg sederhana mampu dilaksanakan dgn analisis keperluan item data.
3) Terminologi yg persyaratan Menggunakan terminologi standar untuk semua elemen data atau memakai definisi-definisi, beri label semua gosip. Untuk mampu memakai terminologi kriteria, maka perlu dibentuk kebijakan tertulis yg disahkan perihal terminologi patokan & kependekan yg dipakai di rumah sakit atau puskesmas.
4) Adanya aliran pengumpulan & interprestasi data Jika perlu masukkan anutan untuk menjamin agar pengumpulan & interprestasi data konsisten.
5) Urutan penempatan item yg logis Untuk mendapatkan urutan penempatan item yg logis mampu dikerjakan dgn menempatkan item formulir sesuai dgn alur pengisiannya atau alur mendapatkan gosip, misalnya seperti: data sosial ditemukan lebih dulu dibandingkan dengan data medis.
Prinsip Dasar yg Melandasi Perancangan Formulir
1) Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir.
2) Hindari duplikasi dlm pengumpulan data.
3) Buatlah rancangan formulir dgn sederhana & seringkas mungkin.
4) Masukkanlah unsur internal check dlm merancang formulir.
5) Cantumkan nama & alamat peusahaan pada formulir yg akan digunakan untuk komunikasi dgn pihak luar.
6) Cantumkan nama formulir untuk memudahkan kenali.
7) Beri nomor untuk identifikasi formulir.
8) Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri & kanan formulir, jika formulir lebar dipakai, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
9) Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dgn goresan pena tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dgn mesin ketik, garis tak perlu dcetak, karenan mesin ketik akan dapat menertibkan spasi sendiri, & pula jika bergaris, pengisian formulir dgn mesin ketik akan menyantap waktu yg lama.
10) Cantumkan nomor urut tercetak.
11) Rancangan formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi cuma membubuhkan tanda ceklis, atau x, atau dgn menjawab ya atau tidak, untuk mengurangi waktu pengisiannya.
12) Susunlah formulir ganda dgn menyisipkan karbon sekali pakai, atau dgn memakai karbon berulang kali pakai, atau cetaklah dgn kertas tanpa karbon (carbonless paper ).
13) Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi berdasarkan blok blok kawasan yg logis yg berisi data yg saling terkait.
Mengapa formulir itu penting?
• Adanya penetapan tanggungjawab.
• Adanya suatu acara atau transaksi yg perlu dicatat.
• Adanya data yg harus dicatat berulang kali oleh beberapa fungsi, sehingga kemungkinan terjadi kesalahan
• Adanya gosip yg saling bekerjasama antara orang atau unit yg ada dlm organisasi
Fungsi Formulir
1. Menurut sumbernya
o dibentuk & disimpan dlm perusahaan
o dibentuk & diantarpada pihak diluar perusahaan
o diterima dr pihak luar perusahaan
2. Menurut tujuan penggunaannya
o untuk meminta melaksanakan langkah-langkah
o untuk mencatat suatu tindakan