Bagian-Bagian Surat Resmi Beserta Penjelasannya – Surat merupakan salah satu media komunikasi untuk menyebarkan keterangan terkait susuatu.
Terdapat dua macam penggolongannya yaitu surat resmi & surat tak resmi namun pada halaman ini kita batasi cuma akan membicarakan surat yg resmi saja.
Daftar Isi
Pengertian Surat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat didefinisikan sebagai kertas yg bertulis. Atau bahasa lebih gampangnya surat ialah kertas yg berisi goresan pena informasi yg dikirim oleh pengirim untuk ditujukan pada si akseptor (pembaca).
Akan tetapi
seiring pertumbuhan teknologi, surat tak serta merta mesti berupa kertas
namun bisa berupa media digital, misalnya berupa ebook atau surat
elektronik. Banyak perusahaan besar yg menerapkan kedua bentuk surat
tersebut.
Terkait acuan surat resmi yg ditulis di kertas & di surat elektronik akan kita diskusikan pada peluang yang lain.
Baca juga: Contoh penulisan gelar yg benar
Informasi
yang berada di dlm surat mampu bermacam-macam, ada yg menyangkut dokumen penting
antar instansi negara, surat yg menyatakan izin suatu perusahaan, surat
berhubungan dgn politik, ekonomi, administrasi organisasi atau lembaga masyarakat dsb.
Oleh sebab isinya macam-macam, maka mampu digolongkan menjadi beberapa tipe surat yakni surat dinas, surat lembaga, surat pribadi, surat niaga, surat perusahaan dsb.
Akan tetapi dari
sekian banyak tipe surat itu, ada belahan-belahan surat resmi yg pasti ada
yaitu kepala surat, daerah & tanggal surat, nomor surat, lampiran yang
ditambahkan, hal/ihwal, alamat peserta, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama & tanda tangan
pengirim, tembusan & catatan kaki.
Bagian-Bagian
Surat Resmi Beserta Penjelasannya
1. Kepala surat
Kepala surat
dinamakan pula selaku kop surat. Bagian ini menempati posisi paling atas pada
suatu surat resmi. Kop surat atau kepala surat berisi nama, logo, alamat dan
nomor kontak resmi milik si pengirim surat. Kepala surat selain untuk
memberikan identitas si pengirim pula biasanya digunakan sebagai sarana penawaran spesial.
Contoh kepala surat:
2. Tempat & tanggal surat
Tempat & tanggal surat berisi informasi terkait kapan dan
dimana surat ini dibuat oleh si pengirim. Pada lazimnya , daerah diisi dengan
kota si pengirim & diletakan disebelah kanan. Perhatikan contoh berikut:
Kota Bima, 19 Agustus 2021
Bantul, 21 Maret 2020
Yogyakarta, 1 Februari 2013
Cara penulisannya berturut-turut yakni nama kota/kabupaten, tanggal bulan & tahun.
Baca juga: Surat izin tak masuk sekolah, kuliah & kerja
3. Nomor surat
Nomor surat dibuat oleh forum, perusahaan, organisasi atau
komunitas resmi yg bermaksud untuk mempermudah dlm menyusun urutan
penyimpanan surat sekaligus untuk memantau seberapa banyak surat yg telah
dikeluarkan.
Nomor surat disusun berdasarkan nomor urut surat, arahan
surat (biasanya berisi informasi terkait kategori surat), tanggal, bulan dan
tahun penulisan surat. Contoh nomor surat mampu dilihat di bawah ini.
Nomor: 213/MKP/AT/20/12/2019
Itu maknanya: nomor urut surat ialah 213, Kode MKP
maknanya Managemen Keuangan Perusahaan, AT maknanya Anggaran Tahunan sedangkan
20/12/2019 merupakan tanggal dimana surat resmi dikeluarkan.
Atau bisa
juga ditulis dgn menetralisir tanggal & bulan mirip ini,
Nomor: 213/MKP/AT/2019
Nah, nomor surat ditulis diposisi paling atas di
sebelah segi kiri tetapi di bawah Kepala surat & tanggal surat.
4. Lampiran yg ditambahkan
Lampiran
berisi keterangan terkait ada atau tidaknya, berapa jumlah berkas penting yang
ikut ditambahkan dlm penerbitan surat resmi. Contohnya begini;
Lampiran: –
Lampiran: 1
(satu) berkas
Lampiran: 2
(dua) berkas
Posisi lampiran ditaruh di bawah nomor surat. Makara jikalau diurutkan dr atas 1) Kepala surat, 2) Tanggal surat, 3) Nomor surat & 4) Lampiran.
Baca juga: Pengertian makna berdasarkan para ahli
5. Hal/wacana
Hal atau ihwal pada surat resmi
berisi terkait tema/pokok dr isi surat. Boleh pula kita menyatakan selaku
judul surat. Contohnya begini,
Perihal: Permohonan
Panitia Lomba
Perihal: Permohonan
Izin Pelaksanaan Kegiatan
Hal/tentang ini ditulis dibawah
lampiran.
6. Alamat penerima
Alamat
penerima ini diisi oleh alamat orang/forum yg dituju atau yg menerima
surat. Alamat akseptor ini ditulis di bawah Hal/tentang. Misalnya mirip ini,
Kepada. Yth Bapak/Ibu
HRD PT Papua Maju Sejahtera
Di Tempat
Kepada. Yth Bapak/Ibu
Kepala Sekolah SD Nurul Iman
Di Jl. Soekarno Hatta No. 37
Papua Barat
7. Salam pembuka
Salam
pembuka berisi terkait sapaan awal yg berupa ucapan salam. Misalnya
Selamat Siang,
Assalamu’alaikum…Wr…Wb,
Dengan Hormat,
8. Isi surat
Pada pecahan isi surat
resmi berisi tiga penggalan yakni kepingan pembuka, kepingan inti & kepingan penutup.
Bagian pembukan berisi pengirim sebelum inti surat diberitahukan.
Pada belahan inti
merupakan pokok problem, topik atau inti permasalahan yg hendak disampaikan.
Sedangkan pada pecahan epilog berisi penegasan, kesimpulan & cita-cita dari
topik inti yg disampaikan.
9. Salam penutup
Salam
penutup berisi kalimat salam sehabis penyampaian surat ini selsai. Salam
pembukan & epilog merupakan belahan dr tata krama atau adap etika
dalam bersurat. Contoh salam penutup.
Selamat Sore,
Wassalamu’alaikum…Wr…Wb,
Terima Kasih,
10. Nama & tanda tangan pengirim
Nama & tanda tangan pengirim berisi kawasan, tanggal, bulan & tahun pengerjaan surat serta nama terang, tanda tangan & cap stempel forum/komunitas. Ditulis rata kanan paling bawah sehabis salam epilog.
Baca juga: Struktur & pola teks eksemplum
11. Tembusan
Tembusan
berisi terkait semua orang yg berhak menerima surat resmi yg sudah
dikirimkan. Tapi tak semua surat resmi harus memiliki tembusan alasannya adalah
biasanya surat resmi yg dibentuk mampu diubahsuaikan dgn jumlah si peserta
surat.
Contoh
tembusan pada surat resmi (ditulis rata kiri)
Tembusan:
1. Ketua Yayasan
2. Wakil Ketua Yayasan
3. Pemilik Yayasan
12. Catatan Kaki
Catatan kaki merupakan catatan yg berada di paling bawah dr surat resmi. Biasanya cuilan ini dinamakan sebagai kaki (surat) yg diambil dr kata “footer” dlm bahasa Inggris. Catatan ini berisi penjelasan bilamana apa yg tertulis membutuhkan penjelasan yg lebih rincian.
Baca juga: 5 contoh surat izin sakit
Tidak semua surat resmi
memiliki catatan kaki ini, alasannya sifatnya tak wajib alias cuma sesuai keperluan
saja. Letak catatan kaki ini berada di bawah tembusan.
Contohnya:
*Catatan:
1) Pernyataan ditulis
tanpa ada paksaan;
2) Bukti surat
keterangan sakit diurus oleh wakil yg bersangkutan;
3) Bukti kepemilikan
berupa surat keterangan kepemilikan yg disahkan oleh pengadilan.
Nah, demikianlah artikel terkait kepingan-bagian surat resmi beserta penjelasannya agar bermanfaat.