close

Tugas Administrasi Beserta Tanggungjawab Dan Skill Yang Diperlukan

Tugas administrasi – Administrasi ialah perjuangan dan aktivitas yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk meraih tujuan. Dalam dunia bisnis dan perkantoran, seorang pegawai manajemen, yang biasa disebut sebagai admin, mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting serta membutuhkan skill dan keahlian khusus tertentu.

Dalam melaksanakan peran-tugas administrasi, biasanya seseorang membutuhkan beberapa skill dan kemampuan yaitu teliti, giat, mempunyai inisiatif, kemampuan berhitung, daya ingat yang bagus, mampu bekerja dalam tim, serta bisa menggunakan aplikasi administratif dengan baik dan benar.

Seorang pegawai administrasi juga harus mampu hening dan bekerja di bawah tekanan, alasannya memang ada banyak jobdesc dan tanggungjawab yang harus dijalankan dalam satu waktu. Pegawai administrasi juga mempunyai tugas penting bagi keberhasilan sebuah perusahaan.

Tiap perusahaan tentu memiliki kebijakan berlawanan-beda terkait tugas-peran seorang admin. Ada yang cuma bertugas menginput data dan mengurus dokumen, tapi ada yang merangkap sebagai customer service untuk mendapatkan panggilan, atau selaku sekretaris untuk menciptakan jadwal kantor.

(baca juga pemahaman manajemen)

tugas administrasi

Tugas-Tugas Administrasi

Tugas manajemen secara lazim ialah menentukan segala kegiatan yang bersifat administratif atau ketatausahaan kantor atau perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Dalam mengerjakan peran tersebut, terdapat beberapa peran-peran lain yang harus dikerjakan, sesuai kebijakan tiap-tiap perusahaan.

Berikut ini ialah beberapa peran-peran manajemen beserta tanggungjawab dan klarifikasi lengkapnya yang sering dikerjakan di perusahaan-perusahaan di Indonesia.

  Macam-Macam Kebijakan Impor

Membuat Agenda Kantor

Admin perkantoran mempunyai tugas untuk membuat agenda kantor, yang ialah salah satu peran administrasi yang paling penting. Staff administrasi juga merangkap jabatan sekretaris untuk membuat acara perkantoran, termasuk menjadwal meeting dengan pihak luar, merencanakan konferensi dengan klien, dan lain sebagainya.

Menerima Panggilan Telepon

Salah satu peran manajemen yakni mendapatkan panggilan telepon dari pihak lain, untuk kemudian diteruskan pada resepsionis atau bab front office. Hal ini memang terlihat sepele, namun dibutuhkan skill komunikasi yang bagus semoga pesan dapat tersampaikan.

Mengelola Dokumen Perusahaan

Tugas administrasi juga mencakup pengelolaan dokumen. Dokumen yang dimaksud yaitu dokumen-dokumen penting perusahaan, baik laporan keuangan, catatan harian, notulensi rapat, dan lain-lain. Dalam melaksanakan peran ini, seorang pegawai administrasi mesti mempunyai skill perkantoran secara umum.

Melakukan Entri Data

Tugas administrasi berikutnya yakni melaksanakan entri data perusahaan. Melakukan input dan entry data ini menjadi salah satu peran pokok administrasi. Data yang diinput yakni data-data penting perusahaan. Terkadang dalam beberapa perusahaan, dalam melakukan peran ini, administrasi dibantu divisi lain seperti divisi pergudangan atau inventaris.

Melakukan Pengarsipan Data

Selain melaksanakan input data, tugas admin juga melakukan pengarsipan data supaya tersimpan secara rapi dan terstruktur. Arsip data mampu dibedakan menjadi arsip data fisik atau elektronik. Arsip data fisik mencakup laporan, bukti transaksi, surat jalan, dan sebagainya. Sedangkan arsip digital atau elektronika disimpan dalam bentuk file di komputer atau laptop.

Melakukan Perekapan Data

Selain penginputan data dan pengarsipan data, admin juga bertugas melaksanakan perekapan data. Data-data yang sudah ada direkap kembali menjadi lebih ringkas dan tersimpan secara sistematis, sehingga menjadi lebih mudah untuk dicek ulang di lalu hari.

  7+ Acuan Pasar Kompetisi Sempurna Di Indonesia Dan Penjelasannya

Mengarsip Surat Masuk dan Keluar

Seorang pegawai administrasi juga bertugas melakukan arsip pada surat masuk dan keluar. Admin bertugas memisah-misahkan surat, paket, kiriman, reservasi, sampai email yang masuk pada perusahaan, dan kalau penting, maka lalu diteruskan pada pihak-pihak terkait yang dituju.

Mengelola Buku Harian

Tugas admin selanjutnya adalah melakukan pengelolaan buku harian. Artinya seorang pegawai manajemen mencatat acara harian di suatu kantor atau instansi yang lalu direkap, disusun, dan dicatat dengan baik dalam suatu buku harian.

Memesan Persediaan Kantor

Selain peran-tugas dasar lain, pegawai manajemen juga memiliki tugas untuk menawarkan layanan kantor, yakni persediaan alat tulis kantor. Pegawai manajemen melakukan reservasi alat-alat tulis kantor sehingga senantiasa tercukupi kebutuhannya tiap saat.

Menyiapkan Akomodasi Kunjungan Kerja

Tugas administrasi yang lain yakni merencanakan tiket dan fasilitas jikalau perusahaan akan melakukan kunjungan kerja atau kunjungan luar kantor. Pegawai manajemen memesan tiket perjalanan serta penginapan serta fasilitas lain yang diperlukan oleh perusahaan.

Melayani Klien

Dalam beberapa perusahaan, seorang pegawai administrasi juga bertugas untuk menyapa dan melayani klien, meski pada beberapa perusahaan memiliki posisi tersendiri untuk orang yang melayani klien. Tugas ini juga tergolong penting, sehingga diharapkan skill komunikasi yang bagus.

Nah itulah acuan beberapa peran administrasi beserta kewenangan dan tanggungjawabnya. Tentunya tugas manajemen tidak mampu dipandang remeh karena mempunyai peran penting dalam kemajuan suatu perusahaan, serta dibutukan skill-skill tertentu untuk menjalankannya.