close

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Dalam Sistem Buku Agenda Adalah….

Penanganan Surat Masuk dengan Buku Agenda dan Kartu Kendali


Kelola Surat Masuk dengan Mudah: Prosedur Jitu Pakai Buku Agenda

Pernah bingung ngatur surat masuk yang datang setiap hari ke kantor atau instansi? Bingung mau dicatat gimana dan harus diapain selanjutnya? Nah, sistem buku agenda bisa jadi solusinya! Ini dia cara jitu mengurus surat masuk pakai buku agenda, dijamin simpel dan efektif.

Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda  PDF

  • Emangnya, apa sih prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem buku agenda?
  • Gampangnya, sistem buku agenda ini ya kayak buku catatan khusus buat ngurus surat masuk. Ada beberapa langkah yang harus diikuti biar pencatatannya rapi dan memudahkan pencarian nanti.

  • Pertama, ada penerimaan surat. Biasanya, bagian penerima tamu atau resepsionis yang bakal nerima surat ini.
  • Kedua, jangan langsung ditaro aja, surat gotta be disortir. Maksudnya, gotta dikelompokkan berdasarkan tujuannya. Misalnya, dipisah antara surat buat bagian keuangan, bagian personalia, atau pimpinan.
  • Setelah disortir, baru deh dicatat ke dalam buku agenda. Biasanya, informasi yang dicatat meliputi:
  • Nomor urut

  • Tanggal diterima
  • Asal surat (dari siapa)
  • Perihal surat (inti singkat dari surat tersebut)
  • kepada siapa surat tersebut ditujukan
  • Tanda tangan penerima

  • Nah, setelah dicatat, suratnya harus diarahkan ke bagian yang bersangkutan. Misalnya, kalau suratnya buat bagian keuangan, ya kudu diserahkan ke bagian keuangan.
  • Terakhir, jangan lupa simpan surat aslinya dengan rapi. Nanti kalau dibutuhkan, gampang dicari. Sistem penyimpanan arsipnya bisa pakai berbagai macam cara, tergantung kesepakatan di kantor kamu. Ada yang pakai sistem abjad (berdasarkan huruf awal nama pengirim), sistem subjek (berdasarkan tema surat), dan lain sebagainya.
  • Dengan prosedur ini, dijamin deh surat masuk terorganisir dengan baik. Nggak bakal bingung lagi kalau tiba-tiba atasan nyari surat penting tertentu. Yang penting, jangan lupa isi buku agenda dengan lengkap dan rapi ya!
  • Kesimpulannya, sistem buku agenda ini memang cara sederhana tapi efektif untuk mengelola surat masuk. Meskipun sekarang udah banyak aplikasi digital buat ngurus surat, tapi buku agenda tetep relevan dan bisa jadi solusi, terutama buat yang belum familiar dengan teknologi atau punya keterbatasan sumber daya. So, selamat mencoba dan semoga surat masuk di kantor kamu makin rapi dan terkendali!
  • https://wargamasyarakat.org/