Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Dalam sebuah organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tak terorganisasi dengan baik. Hal ini menimbulkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik mampu disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. Bertele-tele
Seringkali pesan pembuka permulaan suatu surat terlalu panjang sampai meraih beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan permulaan terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan waktu yang cukup usang untuk mengetahui maksud pesan-pesan yang disampaikan
2. Memasukkan Bahan-materi yang Tidak Relevan
Faktor berikutnya yakni adanya berita yang tidak berhubungan , dan tidak penting, dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak berkaitan, di samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak terperinci dan sukar dimengerti. Oleh alasannya adalah itu, sebaiknya cuma informasi yang berkaitan dan penting saja yang disampaikan terhadap audiens.
3. Menyajikan Ide-wangsit Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya yaitu adanya ilham-inspirasi yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan pada audiens. Hal ini menimbulkan ketidak lancaran komunikasi, sebab audiens akan sukar memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak berhubungan , pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih mayoritas, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asyik membicarakan hal-hal yang cuma bersifat komplemen atau penunjang saja, poin-poin yang sebaiknya mendapatkan takaran bahasan yang lebih besar menjadi terabaikan.
Keempat dilema tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh sebab itu, hal-hal tersebut perlu menemukan perhatian yang seksama bagi para komunikator.
PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Dengan mengatur pandangan baru-ilham secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, wangsit yang disampaikan akan mampu membuat puas keperluan-keperluan info, motivasi maupun simpel bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik ialah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk mampu mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diamati, adalah:
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi mesti bekerjasama dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan dihidangkan dengan cara yang logis.
4. Semua info yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan menolong audiens mengetahui pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan membuat lebih mudah pekerjaan komunikator.
a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara terang, menyusun wangsit-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang berhubungan dalam pesan, audiens dengan mudah akan mengerti maksud/ tujuan pesan.
b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang bagus di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang pelanggan yang mengadukan masalah pembelian sebuah produk kepada manajer toko, namun mendapatkan jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat balasan yang diberikan telah disusun logis sehingga dapat dimengerti maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh konsumen alasannya gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to thepoint).
c. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik yakni penyampaian isu atau inspirasi-ilham yang berkaitan saja. Dengan hanya menyampaikan info yang berkaitan, waktu audiens akan mampu diminimalisir. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang di sampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang bagus dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini ialah aspek yang sungguh penting dalam dunia bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan berlangsung dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengenali apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa yakin diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa yakin diri komunikator, kian cepat dan efisien dia menuntaskan pekerjaan.
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang bagus dibutuhkan dua proses tahapan, ialah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-inspirasi; lalu Anda memutuskan urutan pandangan baru-ilham dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yang mesti dikatakan adalah problem mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki sebuah gaya yang menawan, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin penting tahap pertarna ini.
Apabila Anda menyusun pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sungguh diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini alasannya dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bab yang yang lain. Di samping itu, outline juga akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan inspirasi-pandangan baru dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui penyusunan rencana yang baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara inspirasi-ide, sehingga audiens akan mengerti dan memahami contoh pernikiran Anda.
Susunan sebuah outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga kalangan:
a. Mulailah dengan Ide Pokok
Ide pokok akan menolong Anda dalam memutuskan tujuan dan seni manajemen biasa dari sebuah pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yakni: (1) apa yang Anda kehendaki terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yang fundamental mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok ialah titik awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah memutuskan wangsit pokok pesan yang akan disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin penunjang yang penting sebagai penunjang pandangan baru-inspirasi pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline ialah menunjukkan illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang mampu disuguhkan, maka outline yang Anda buat akan menjadi kian baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ilham-ilham Anda, Anda siap untuk menetapkan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat memilih urutannya, ada dua pendekatan penting, adalah:
a. Pendekatan Langsung
Pendekatan eksklusif (direct approach) sering disebut juga dengan ungkapan pendekatan deduktif (deductive approach), di mana ide pokok timbul paling awal, lalu dibarengi bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini jika reaksi audiens condong nyata atau menyenangkan.
b. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan tak pribadi (indirect approach) sering disebut juga dengan ungkapan pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti timbul apalagi dulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audiens condong negatif atau tidak mengasyikkan.
Kedua pendekatan dasar tersebut mampu diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal atau panjang (laporan, ajuan, dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua alternatif tersebut, Anda mesti menganalisis bagaimana reaksi audiens kepada maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.
Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih sebuah pendekatan biasa , maka Anda mampu menentukan rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut :
a. Direct Request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling lazim dipakai adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) mampu berupa surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap sebuah produk gres dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda mampu menciptakan surat undangan eksklusif. Permintaan pribadi menggunakan pendekatan langsung, karena pribadi pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Jika Anda memperlihatkan berita berkala selaku bab dari bisnis tetap Anda, para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, mendapatkan suatu permintaan, atau ucapan selamat dari sobat sejawat, para audiens akan bahagia mendengarnya. Makara, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan memakai pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan Bad News
Jika Anda menginformasikan penolakan suatu. lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak bahagia mendengarnya. Oleh alasannya adalah itu, pendekatan yang dapat dipraktekkan adalah pendekatan tak pribadi. Jika Anda mempunyai isu yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian. pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens betul-betul sungguh tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) mampu digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak pribadi. Untuk melakukan penagihan pemberian dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka fikiran audiens Anda dengan melaksanakan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat memakai salah satu dari keempat dasar planning organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang, mirip pengerjaan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks untuk menanggulangi kian banyaknya informasi. Pola-teladan tersebut mampu dibedakan ke dalam dua klasifikasi, adalah informasional dan analitikal.