PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
- Dalam proses organisasi sering kali terjadi masalah-kasus mirip tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu solusi (Deadline), suatu anggaran yang berlebihan, dan acara-acara lain yang menyimpang dari rencana sehingga diperlukan proses pengawasan manajerial.
- Ada aneka macam macam sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appaising, ataupun correcting.
- Pengawasan dibutuhkan oleh setiap organisasi sebab aspek-aspek perubahan lingkungan organisasi yang terus-menerus, kenaikan komplesitas organisasi, adanya kesalahan-kesalahan, serta adanya kebutuhan manajer untuk menyuruh wewenang.
1.2 Tujuan
- Mendeskripsikan pengertian pengawasan
- Mendeskripsikan perihal tipe-tipe pengawasan
- Mengetahui dan mendeskripsikan tahap-tahap pengawasan
- Memahami perencanaan pengawasan dan sistem pengawasan
- Mendefinisikan pengendalian organisasional
- Menjelsakan perbedaan-perbedaan dalam fokus pengendalian, tergolong pengendalian umpan maju, berkesinanmbungan dan umpan balik
- Menjelaskan empat langkah dalam proses pengendalian
- Menjelaskan rancangan Manajemen Mutu total
2. Konsep Pengawasan
2.1 Pengertian Pengawasan
- Pengawasan dapat diartikan selaku proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.
- Langkah permulaan proses pengawasan yakni langkah perencanaan, penetapan tujuan, tolok ukur atau target pelaksanaan suatu acara.
- Fungsi pengawasan berafiliasi bersahabat dengan dengan fungsi manajerial lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengawasan.
- Unsur-Unsur Pengawasan dikemukakan Robert J. Mockler dalam definisinya wacana pengawasan managemen adalah suatu perjuangan sistematik untuk memutuskan kriteria pelaksanaan dengan tujuan-tujuan penyusunan rencana, merancang metode isu umpan balik, mebandingkan acara konkret dengan persyaratan yang sudah ditetapkan sebelumnya, memilih dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan dipergunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
2.2 Tipe-Tipe Pengawasan
Tipe-tipe pengawasan dibagi menjadi tiga ialah pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.
Pengawasan Pendahuluan(feedward control)merupakan bentuk pengawasan yang dirancang untuk mengatasi dilema-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan-tujuan dan memungkinkan koreksi dibentuk sebelum suatu tahap aktivitas tertentu diselesaikan. Pengawasan ini efektif bila manajer mapu mendapatkan informasi akurat dan tepat waktu ihwal pergantian-perubahan dalam lingkungan atau wacana kemajuan terhadap tujuan-tujuan yang dikehendaki mengenang pengawasan ini bersifat lebih aktif dan berangasan dalam mendeteksi dilema-problem dan mengambil tindakan yang diharapkan bahkan sebelum masalah terjadi.
Pengawasan Concurrent sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, “screening control” atau “berhenti-terus” dan dilakukan serentak dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Dalam pengawasan ini, aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui terlebih dahulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-acara mampu dilanjutkan atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanan sebuah aktivitas.
Pengawasan umpan balik (feedback control) atau disebut past – action control merupakan bentuk pengawasan yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang sudah terselesaikan. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilaksanakan sesudah aktivitas terjadi.
Bentuk pengawasan pertama dan kedua cukup menawarkan kesempatan bagi manajemen untuk membuat langkah-langkah koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Namun kekurangan kedua tipe pengawasan tersebut yakni biaya yang mahal, tidak memungkinkannya aktivitas diawasi secara terus menerus, serta pengawasan yang berlebiahan cuma akan menurunkan produktivitas sehingga manajemen harus menerapkan sistem yang cocok bagi situasi tertentu.
2.3 Tahap – Tahap Pengawasan
Secara biasa tahapan pengawasan berisikan lima tahap adalah penetapan standar, penentuan pengukuran pelaksanan aktivitas, pengukuran pelaksanaan aktivitas, pembandingan pelaksanaan dengan standar dan evaluasi penyimpangan, serta pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Hubungan antar kelima tahap tesebut mampu dilihat mirip gambar di bawah ini :
Penetapan persyaratan mengandung arti pengukuran yang dapat dijadikan selaku kriteria dalam penilaian hasil-hasil. Beberapa hal yang dapat dijadikan selaku patokan adalah tujuan, target, kuota dan target pelaksanaan, terget penjualan, budget, bagian pasar (market share), margin laba, keamanan kerja, dan target bikinan. Ada tiga bentuk persyaratan yang biasa yaitu:
- Standar fisik mencakup mutu barang atau jasa, jumlah langganan, atau mutu produk
- Standar moneter meliputi ongkos tenaga kerja, biaya pemasaran, keuntungan kotor, pendapatan pemasaran, dan sejenisnya
- Standar-standar waktu mencakup kecepatan produksi aau batas waktu sebuah pekerjaan harus dituntaskan
Dalam pengukuran persyaratan diperlukan tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan. Dalam tahapan ini hal-hal yang biasa dijadikan pertanyaan yaitu dengan menggunakan 5W+1H, adalah (Who) siapa yang akan terlibat, (What)Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan dan (How Often) seberapa sering pelaksanaan semestinya dilaksanakan (jam,harian,mingguan, atau bulanan).
Pengukuran pelaksanaan acara dikerjakan secara berulang-ulang dan terus-menerus. Berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan ialah observasi (observasi) , laporan mulut maupun goresan pena, tata cara otomatis, inspeksi (pengujian tes), atau dengan pengambilan sampel. Perusahaan banyak yang memakai pemeriksaan internal (internal auditor) selaku pelaksana pengukuran.
Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan evaluasi penyimpangan dilakukan dengan membandingkan pelaksanaan aktual dan pelaksanaan yang direncanakan atau patokan yang sudah ditetapkan. Tahapan ini paling mudah dikerjakan, namun bisa saja terjadi penyimpangan pada saat penginterpretsian. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk mengetahui persyaratan yang tidak mampu diraih.
Pengambilan tindakan koreksi diharapkan kalau dari hasil evaluasi harus dikerjakan tindakan koreksi. Tindakan koreksi mampu dalam bentuk perubahan tolok ukur, perbaikan pengukuran pelaksanaan, atau merubah cara dalam menginterpretasikan dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan.
2.4 Perancangan Pengawasan
Prosedur penetapan metode pengawasan yang ditetapkan William H. Newman ialah merumuskan hasil yang dikehendaki, memutuskan petunjuk predictors (pengukuran masukan, hasil-hasil pada tahap awal, tanda-tanda-gejala, perubahan dalam keadaan yang diasumsikan), memutuskan patokan penanda dan hasil, memutuskan jaringan isu dan umpan balik, serta menilai info dan mengambil langkah-langkah koreksi.
Sebelum tindakan koreksi dijalankan, informasi ihwal penyimpangan dari kriteria mesti dievaluasi apalagi dulu, kemudian diimplementasikan.
3. Alat Bantu Pengawasan Manajerial
3.1 Management by Exception (MBE)
MBE atau prinsip pengecualian ialah metode pengawasan yang memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilakan karyawan atau tingkat management rendah untuk mengatasi variasi-variasi berkala . Hal ini mampu diterapkan oleh manajer-manajer pemasaran produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengawasan kualitas, dan bidang-bidang fungsional yang lain. Manajer lini pun dapat menggunakan prinsip ini dalam pengawasan harian mereka.
Pengawasan dengan sistem ini mempunyai kelebiha yaitu bersifat murah, tetapi penyimpangan cuma bisa diketahui sehabis aktivitas terealisasi. Metode pengawasan dengan cara ini cuma bisa dipergunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.
3.2 Management Information System (MIS)
Sistem isu manajemen atau management information system memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi managemen perencanaan dan pengawasan dengan efektif.
Definisi MIS yaitu suatu tata cara formal pengadaan dan penyediaan bagi managemen, gosip yang dibutuhkan dengan akurat dan tepat waktu untuk menolong proses pengerjaan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi penyusunan rencana, pengawasan, dan operasional organisasi dikerjakan secara efektif.
Tahapan MIS adalah survey pendahuluan dan perumusan persoalan, desain konseptual, rancangan terang, dan taha implementasi. MIS dapat berjalan efektif jika mengikuti lima anutan adalah mengikut sertakan pemakai (komponen) ke dalam tim perancang, mempertimbangkan secara hati-hati biaya tata cara, memperlakukan isu yang relevan dan terseleksi lebih ketimbang pertimbangan kuantitas belaka, pengujian pendahuluan sebelum diterapkan, menawarkan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencakupi bagi operator dan pemakai sistem.
4. Karakteristik Pengawasan Efektif
Karakteristik pengawasan yang efektif mampu diperinci selaku berikut :
- Akurat yakni gosip ihwal pelaksanaan harus akurat
- Tepat waktu, yaitu informasi mesti dikumpulkan, disampaikan, dan dievaluasi segera jikalau aktivitas perbaikan mesti dilakukan segera
- Obyektif dan menyeluruh, yaitu gosip mesti gampang diketahui dan bersifat obyektif serta lengkap
- Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
- Realistis secara ekonomis dimana ongkos sitem pengawasan harus lebih rendah
- Realistis secara organisasional dimana tata cara pengawasan harus cocok atau harmonis dengan realita organisasi
- Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
- Fleksibel yaitu pengawasan harus mempunyai kelonggaran untuk meberikan jawaban atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan
- Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
- Diterima para anggota organisasi
5. Metode Pengawasan
5.1 Pengawasan Non Kuantitatif
- metode pengawasan non kuantitatif adalah sistem pengawasan yang dipakai manager dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
- Teknik yang sering dipakai yakni :
- Pengamatan (control by observation)
- Inspeksi teratur dan pribadi
- Pelaporan verbal dan tertulis (control by report)
- Evaluasi dan pelaksanaan
- Diskusi antara manajer dan dan bawahan ihwal pelaksanaan suatu aktivitas
5.2 Pengawasan Kuantitatif
- Sebagian besar teknik pengawasan kuantitatif cenderung memakai data-data khusus dan tata cara kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan mutu keluaran
- Metode-metode kuantitatif terdiri dari :
1. Anggaran (anggaran) mirip
- anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran pemasaran, anggaran kas, dan lain-lain
- Anggaran khusus seperti rencana programming budgeting system (PPBS), zero-base budgeting (ZBB), dan human resource accounting (HRA)
2. Audit mirip internal audit, ekstenal audit, dan management audit.
6. Pengendalian
6.1 Pengertian Pengendalian Organisasional
- Pengendalian organisasional yaitu proses pengaturan yang sistematis dari aktifitas-aktifitas organisasional untuk menimbulkan mereka konsisten dengan cita-cita-impian yang dibentuk dalam planning,target,dan patokan kinerja.
- Kaprikornus, para manajer harus memutuskan tolok ukur, ukuran, dan metrik mana yang diharapkan untuk memonitor dan mengendalikan organisasi dengan efektif serta menetukan metode-sistem untuk memilih persyaratan tersebut.
7. Fokus Pengendalian Organisasional
Pengendalian dapat berfokus pada kejadian sebelum, selama, atau sesudah proses. Secara biasa , jenis pengendalian ad tiga, ialah pengendalian umpan maju, berkesinambungan, dan umopan balik.
7.1 Pengendalian Umpan Maju
- Pengendalian umpan maju adalah pengendalian yang berusaha untuk emngidentifikasikan dan menangkal penyimpangan-penyimpangan sebelum mereka muncul.
- Pengendalian umpan maju juga disebut pengendalian preliminer atau preventif, dimana pengendalian berfokus pada sumberdaya insan, materi, dan keuangan yang masuk ke organisasi. Tujuan pengendalian ini yakni umtuk memutuskan bahwa mutu masukan culup tinggi untuk menangkal masalah-problem saat organisasi melakukan peran-tugasnya.
- Pengendalian umpan maju sangat terang dipraktekkan dalam seleksi dan perekrutan karyawan baru.
7.2 Pengendalian Yang Berkesinambungan
- Pengendalian berkesianambungan ialah penegdalian yang mengawasi kativits-kegiatan karyawan yang dikerjakan terus-menerus untuk memastikan mereka konsisten dengan persyaratan-patokan kinerja.
- Pengendalian berkesinambungan melibatkan cara-cara yang digunaka organisasi-organisasi untuk mensugesti para karyawan. Pengendalian juga meliputi penegndalian diri, lewat mana individu-individu menyelenggarakan pengendalian-pengendalian yang berkesinambungan atas perilaku mereka sendiri dikarenakan nilai dan sikap eksklusif.
7.3 Pengendalian Umpan Balik
- Pengendalian uman balik (feedback control) berkonsentrasi pada hasil-hasil organisasi khususnya produk selesai atau layanan
- Pngendalian umpan balik berkonsentrasi apad ukuran keuangan. Penganggaran belanja ialah bentuk pengendalian umpan balik alasannya apara manajer teah mengawasi apakah mereka telah beroperasi dalam sasaran-sasaran anggaran belanja mereka dan melakukan adaptasi yang diharapkan.
8. Model Pengendalian Umpan Balik
Sistem-tata cara pengendalian yang didesain dengan baik melibatkan penggunaan umpan balik untuk menetukan apakah kinerja yang ada memenuhi persyaratan persyaratan yang diputuskan.
8.1 Langkah Pengendalian Umpan Balik
Peran manajer dalam membangun sitem pengendalian terdiri atas emapat langkah utama yakni:
- Membangun kriteria kinerja ada yaitu para manajer mendefinisikan tujuan untuk departemen-departemen organisasional secara spesifik, bentuk-bentuk operasional yang mencakup patokan kinerja yang digunakan untuk membandingkan kegiatan-aktivitas organisasional.
- Mengukur kinerja faktual ialah menyiapkan laporan ukuran kinerja kuantitatif formal yang ditinjau oleh para manajer saban hari, setiap ahad atau setiap bulan diaman ukuran-ukuran yang dipakai harus berkenaan dengan standar-standar yang ditentukamn pada langkah pertama proses pengendalian
- Membandingkan kinerj dengan persyaratan yakni para manajr menginterpretaikan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan diharapkan menggali lebih dalam dan memperoleh penyebab problem tersebut.
- Mengambil langkah-langkah korektif dimana para manajer memilih pergeseran-perubahan,bila ada yang dibutuhkan. Para manajer mungkin mendorng para karyawan untuk bekerja lebih keras, mendesain ulang proses produksi, atau memecat karyawan.
8.2 Penerapan Penganggaran Belanja
- Pengendalian bujeter ialah salah satu tata cara pengendalian manajerial yang paling umum digunakan nadalah proses penentuan sasaran-target untuk pengeluaran organisasi, pengawasan hasil, dan membandingkannya dengan budget belanja dan pembuatan pergantian yang diharapkan.
- Anggaran belanja diciptakan untuk setiap divisi atau departemen dalam sebuah organisasi, tidak menghiraukan seberapa kecil, selama ia menampilkan proyek, program, atau fungsi yang berlawanan.
9. Manajemen Kualitas Total
- Manajemen kualitas total ialah janji seluruh organisasi untuk emnanamkan kualitas dlam setiap aktivitas lewat kemajuan yang berkesinambungan.
- Filosofi TQM berkonsentrasi pada koordinasi tim yang mengembangkan kepuasan konsumen dan dan menurunkan biaya.
9.1 Teknik-Teknik TQM
- Lingkaran Kualitas adalah kelompok yang terdiri atas 6-12 karyawan sukarela yang bertemu secara rutin untuk mendiskusikan dan memecahkan dilema yang mensugesti kualitas kerja mereka.
- Acuan didefinisikan sebagai proses pengukuran produk, layanan, dan praktik yang berlangsung terus-menerus kepada kompetitir-kompetitor paling tanggung atau perusahaan-perusahaan yang diakui sebagai pemimpin-pemimpin industri.
- Sigma Enam ialah pendekatan pengendalian mutu yang menitikberatkan pengejaran terus-menerus akan kualitas yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah.
- Waktu Siklus Yang Dipersingkat merujuk pada tindakan yang diambil perusahaan untuk menyelesaikan satu proses perusahaan, seperti mengajar suatu kelas, menerbitkan buku pelajaran, dan lain sebagainya.
- Perbaikan berkesinambungan merupakan implementasi perbaikan dan peningkatan kecil dalam jumlah besar di seluruh bidang dalam organisasi yang terjadi secara terus-menerus.
9.2 Faktor-Faktor Keberhasilan TQM
Meskipun menjanjikan, administrasi mutu mutu total tidak selalu sukses. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan TQM yaitu:
a. Positif
- Tugas-tugas menuntut keterampilan tinggi para karyawan
- TQM melakukan pekerjaan dan memotivasi karyawan
- Keterampilan memecahkan dilema diperbaiki untuk semua kryawan
- Partisipasi dan koordinasi tim digunakan untuk menanggulangi duduk perkara-dilema signifikan
- Perbaikan berkelanjutan ialah sebuah cara hidup
b. Negatif
- Harapan administrasi terlalu tinggi dan tidak realistis
- Para manajer tingkat menengah tidak puas sebab kehilangan wewenang
- Para pekerja tidak puas dengan aspek-faktor kehidupan organisasional lainnya
- Para pemimpin serikat kerja tidak diikutkan dalam diskusi-dikusi Quality Control
- Para manajer menunggu inovasi-inovasi yang besar dan dramatis
10. Berbagai Kecenderungan Dalam Pengendalian Keuangan Dan Kualitas
10.1 Standar Kualitas Internasional
Standar kualitas Internasional diketahui dengan ISO 9000 yaitu serangkain standar internasional untuk tata cara manajemen kualitas yang memilih garis pemikiran yang serupa untuk proses-proses guna memutuskan bahwa produk-produk menyanggupi kriteria konsumen.
10.2 Sistem Pengendalian Keuangan Yang Baru
Para manajer menggunakan tata cara mirip nilai tambah ekonomi, nilai tambah pasar, dan penetuan biaya buatan berbasis kegiatan untuk menawarkan pengendalian keuanagn yang efektif.
- Nilai Tambah Ekonomi (EVA) yakni sitem pengendalian yang mengukur kinerja yang dipandang dari laba sesudah pajak dikurangi ongkos modal yang diinvestasikan dalam aktiva-aktiva nyata/kasatmata
- Nilai tambah Pasar (MVA) menyertakan dimensi lain alasannya dia mengukur perkiraan pasar saham perihal nilai kurun kemudian perusahaan dan proyek-proyek investasi odal perusahaan yang sudah diperhitungkan
- Penentuan Biaya Produksi Berbasis Aktivitas (ABC) ialah metode penegndalian yang mengidentifikasikan berbagai kegiatan yang diharapkan untuk menawarkan produk dan mengalokasikan biaya yang sesuai.
REFERENSI;
Hani Handoko, 2003. Manajemen Edisi ke 2. BPFE Yogyakarta.
PROPAGASI
A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)
B. Pertanyaan (Evaluasi berdikari)
- Sebutkan contoh-contoh pengendalian umpan balik yang mungkin dipakai disebuah restoran bergaya keluarga? Atau di rumah sakit besar
- Apakah perbedaan antara penganggaran dan evaluasi keuangan?
- Jenis evaluasi apa yang mampu menolong manajer dalam mendiagnosa keadaan keuangan perusahaan?
C. QUIZ -mutiple choice (Evaluasi)
D. PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada dunia faktual)